Как и зачем компаниям наводить порядок во внутренних справочниках

Что такое НСИ

Нормативно-справочная информация (НСИ) — это те самые данные, которые связывают системы и людей внутри компании. Без них ничего не получится: ни отправить заказ, ни посчитать отчетность.

Примеры НСИ повсюду: адреса филиалов компании с адресами и контактами, каталог товаров и услуг, классификаторы, внутренние стандарты и реестры, структура подразделений. Но вот проблема: за этими данными надо следить, а бизнес занят более горящими задачами.

Чем грозит хаос в справочниках

Без порядка в НСИ бизнес ждет не только головная боль, но и прямые финансовые и репутационные потери. Вот реальные примеры.

Банковская «игра в испорченный телефон»

Каждое подразделение одного банка использовало собственный справочник филиалов:

•  эксплуатация считала филиал объектом недвижимости,
• бухгалтерия видела в нем только строки баланса,
• HR воспринимал как локацию для сотрудников.

Когда понадобилось провести реструктуризацию, никто не смог быстро ответить, где находятся филиалы, кто за них отвечает и какие данные актуальны. Итог: задержки в принятии решений и дополнительные расходы.

Страховая аналитика, которая подвела

CRM страховой компании полагалась на устаревший справочник клиентов и некорректные данные по типам страхования. В результате маркетинговый отдел не смог точно сегментировать аудиторию, а продажи предложили клиентам неподходящие продукты. Потеряны месяцы работы и доверие клиентов.

Как упорядочить внутренние справочники

Победить путаницу реально, если системно подойти к вопросу. Что для этого нужно:

Шаг 1. Найти внутри команду, которая будет драйвить изменения — обычно это самое сложное.

Шаг 2. Выбрать качественную систему управления справочниками (Reference Data Management, RDM).

Шаг 3. Продумать, как выстроить процесс работы с НСИ и какие интеграции со внутренними системами будут нужны. 

А еще важно выбрать подход к хранению справочников. Есть два варианта.

Централизованное хранение. Метод подходит компаниям, которые хотят стандартизировать работу с данными.

• единый справочник с эталонными значениями,
• автоматизация обновлений,
• разграничение доступа,
• интеграция с другими системами,
• регулярная проверка актуальности.

Плюс: единый источник правды для всех.
Минус: требуется перестройка процессов.

Распределенное хранение. Подходит для компаний с гибкими структурами, где данные сильно различаются. 

• создание эталонных справочников,
• настройка процессов работы с ними,
• маппинг данных между эталонными и исходными справочниками.

Плюс: минимальные изменения в привычной работе.
Минус: придется внимательнее следить за стандартизацией.

Что выбрать?

• Если ваш бизнес стремится к единым стандартам, выбирайте централизованное хранение.
• Если у вас сложная структура с самостоятельными подразделениями, распределенное хранение станет оптимальным выбором.

Какие решения помогут

Как правило, в крупной компании с большим количеством данных невозможно упорядочить работу со справочниками точечно, нужен комплексный подход. На рынке есть специальные системы класса Reference Data Management (RDM) для управления справочными данными, в том числе разработанные отечественными компаниями.