Как планировать работу персонала склада при работе с WMS

Эксперт по внедрению WMS систем Александр Павлов поделился практическими советами по автоматизации процессов управления персоналом в складской логистике.

Планирование работы персонала склада представляет собой непрерывный комплексный процесс, направленный на эффективное управление человеческими ресурсами для обеспечения бесперебойной работы и зависит от ряда важных факторов. Необходимо учитывать объем и требования к условиям хранения товаров, используемые технологии и оборудование, влияние сезонных колебаний спроса на загрузку персонала, принятые в компании методы обучения и оценки компетенций, уровень автоматизации операционной деятельности, тип работы склада (распределительный центр, фулфилмент, 3PL, пункт выдачи и т.п.). Затраты, которые несет компания по вине персонала, чаще всего касаются повторного выполнения операций для исправления допущенных ошибок, порчи оборудования и техники в процессе использования, простоев склада из-за нехватки работников, краж и хищений ТМЦ.

В современных реалиях для непрерывного повышения производительности и снижения текучести кадров владельцы бизнеса в сфере складской логистики все чаще используют Warehouse Management System, которая позволяет взять под контроль такие важные процессы, как:

управление персоналом: автоматизированная система может анализировать объемы работ по этапам складской деятельности, прогнозировать потребность в персонале, планировать и контролировать задачи, формировать оптимальные графики работы (например, по сменам или бригадам), осуществлять оптимальную расстановку временных работников, исключать переработки и простои склада.

управление временем и вовлеченностью: WMS в режиме реального времени дает возможность отслеживать время присутствия сотрудников на рабочем месте, фиксирует все выполняемые операции, ведет журналы выполнения заданий и формирует статистику ошибок, контролирует перерывы в работе, блокирует операции, которые не соответствуют установленному плану. Это способствует повышению производственной дисциплины и обеспечивает прозрачную систему прослеживаемости по оплате труда, помогает своевременно выявлять слабые места в процессах и оперативно реагировать на ошибки, возникающие в виду влияния человеческого фактора.

обучение и оценка: программное обеспечение может предоставлять персоналу склада доступ к внутренним регламентам, стандартам и учебным материалам, помогает повышать квалификацию и соответствовать требованиям рабочего места, стандартизирует работу понятными и удобными SOP, а также оценивает соответствие требуемым навыкам и компетенциям по установленным ключевым показателям результативности KPI.

обеспечение безопасности: WMS может отслеживать соблюдение правил безопасности и требований к охране труда в плане осуществления контроля за такими важными параметрами как температура, влажность, освещенность и контролировать безопасность данных в части доступа, отслеживать запасы, сигнализировать о недостачах и пересортицах, предупреждать о потенциальных опасностях, регистрировать инциденты для принятия своевременных управленческих решений на основе мониторинга и аналитики данных.

Возникающие издержки и финансовые потери в складской логистике как правило  обусловлены отсутствием четкой системы управления за работой персонала и не способностью эффективно управлять такими важными этапами операционной деятельности как «прием», «хранение», «инвентаризации», «сборка и комплектация», «отгрузка», «возвраты заказов». В этой статье рассмотрим, как автоматизированная система управления складом помогает планировать задачи работникам склада и контролировать процесс выполнения, исключать ошибки и повышать показатели производительности.

Этапы планирования работы персонала склада

От грамотной организации рабочего процесса на складе зависит своевременность обработки заказов, минимизация затрат от количества возвратов, оптимизация издержек на содержание оборудования и техники, уровень удовлетворенности потребителей. Автоматизация основных операций деятельности позволяет осуществлять менеджмент процессов складской логистики системно, рационально распределяет задачи между персоналом и представляет собой несколько важных этапов:

1 Этап. Определение потребности склада

На начальном этапе необходимо определить долгосрочные цели компании в контексте управления логистическим процессами, например:

• оптимизация запасов или установление оптимального уровня запасов для каждого товара, минимизирование рисков возникновения дефицита и избытка, это возможно сделать с применением таких инструментов как ABC анализ и JIT (точно вовремя), которые встроены в систему.
• повышение эффективности складских операций или снижение затрат на хранение, транспортировку и обработку товаров за счет анализа основных процессов, оптимального зонирования и использования максимальной пропускной способности склада.
• обеспечение высокого уровня обслуживания клиентов или гарантирование своевременной и точной доставки заказов без ошибок персонала, задержек и простоев автотранспорта.
• точное определение потребности в сотрудниках или оптимальная расстановка штатного расписания с учетом влияния на загруженность склада во время сезонного роста потребительского спроса, объема операций и количества заказов, поступающих на склад, а также количества единиц товара, требующих обработки. Важным фактором является тип склада, характер хранимых товаров (быстро оборачивающиеся, хрупкие, опасные), особенности складского оборудования и используемые технологии для автоматизации.

На основе стратегических целей потребность в персонале для различных складских операций рассчитывается по основным этапам операционной деятельности, например:

• «приемка и размещение товаров»: приемщики товаров, кладовщики, операторы погрузчиков, инспекторы контроля качества;
• «управление запасами»: менеджеры по запасам, аналитики данных, специалисты по контролю качества;
• «хранение и учет»: контролеры запасов, специалисты по инвентаризации, операторы штабелеров;
• «ТО и ремонт»: механики, электрики, уборщики;
• «административная деятельность»: административный персонал, сотрудники службы безопасности;
• «отгрузка и упаковка»: сборщики заказов, упаковщики, фасовщики, комплектовщики, операторы погрузчиков, курьеры.

Существует несколько подходов к определению потребности склада в персонале. Например, анализ рабочих мест предполагает детальное изучение каждой должности на складе, определение необходимых навыков и квалификации, а также объема работы. Также используются таблицы и коэффициенты, позволяющие рассчитать количество необходимых сотрудников в зависимости от площади склада, количества обрабатываемых грузов и других факторов.

2 Этап. Обучение и развитие персонала

Сотрудники склада должны быть не просто обучены стандартам складской безопасности, правилам хранения и учета товаров, использованию складского оборудования (погрузчиков, сканеров), работе с WMS, но и периодически проходить оценку навыков и компетенций. Регулярная проверка или аттестация позволяет выявлять сильные стороны отдельных сотрудников для поощрения и области для улучшения компании в целом. Для повышения производительности труда необходима система мотивации, которая основана на прозрачных показателях, чтобы сотрудники понимали как формируется оплата за выполненную работу, также важно постоянно обновлять SOP для выполнения складских операций, оценивать рациональное размещение зон приемки, хранения, комплектации и отгрузки. Мероприятия для выстраивания оптимальных маршрутов с целью минимизации времени перемещения сотрудников должны внедряться комплексно.

Современные технологии, такие как WMS-системы, RFID-метки и автоматизированные системы хранения, играют важную роль в оптимизации работы склада. Их внедрение позволяет автоматизировать рутинные операции, повысить точность учета товаров, улучшить контроль за движением грузов, снизить затраты на оплату труда и компании необходимо вести графики обучения и оценки персонала по работе с этими системами.

3 Этап. Мониторинг и анализ

Постоянный мониторинг ключевых показателей эффективности (KPI) склада, таких как: «скорость обработки заказов», «точность выполнения заказов», «уровень потерь от повреждения товаров» позволяет выявить узкие места и внести коррективы в планирование работы персонала. На основе аналитики данных должны разрабатываться планы оперативных действий на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (поломка оборудования, сезонные нагрузки, изменения в законодательстве, форс-мажоры, стихийные бедствия и т.п.) и вовлечения в рабочие процессы временных сотрудников. Также необходимо периодически осуществлять мониторинг конкурентов и внешней среды (например, за счет применения SWOT анализа), отслеживать новинки в рыночных трендах для повышения эффективности используемого ассортимента.

WMS и планирование работы персонала

Warehouse Management System играет ключевую роль в оптимизации складских операций и повышении эффективности работы персонала, если говорить в целом, то алгоритм представляет собой следующие последовательные операции:

1. Руководитель или ответственный сотрудник склада формирует задание в WMS системе.
2. Система на основе задания распределяет последовательные задачи по сотрудникам (параллельное выполнение нескольких задач или нарушение порядка действий невозможно, происходит блокировка).
3. Осуществляется контроль выполнения поставленных задач и отражение данных в режиме реального времени в системе для возможности оценки со стороны руководителя.
4. Происходит генерация отчетов по производительности и эффективности каждого сотрудника на основе мониторинга (например, за период: смена/месяц/квартал/год).

Давайте рассмотрим на примере внедрения WMS какие показатели работа персонала и склада может отслеживать и рассчитывать система:

• планирование и распределение заданий

Система анализирует уровень текущих запасов, заказов клиентов и доступность персонала и ресурсов, чтобы планировать и распределять задачи. Например, WMS может назначить конкретным сотрудникам сборку определенного заказа, учитывая их квалификацию и текущую загрузку. Такой подход минимизирует простои, дублирование операций и ошибки, каждый сотрудник получает четкие инструкции о том, что, где и когда необходимо выполнить (например, в какую смену он выходит, какие задачи выполняет во время проведения инвентаризаций, с какой бригадой работает).

• оптимизация маршрутов

Система в автоматическом режиме определяет оптимальные маршруты для перемещения грузов и персонала по складу и может учитывать факторы, такие как тип товара, вес, габариты, а также ограничения по проходам и доступности оборудования, эффективно управляет штабеллерами, конвейерами и сканерами. WMS отслеживает статус каждого устройства, планирует его использование и выявляет потенциальные проблемы (неисправности, необходимость осуществления ТО и ремонта, утилизации, консервации или калибровки). Это сокращает время выполнения заказов, снижает риск повреждения товаров и повышает безопасность работы.

• контроль рабочего времени

Система управления складом отслеживает время, затраченное на выполнение каждой операции, что позволяет выявить узкие места в процессе и оптимизировать распределение ресурсов. Она предоставляет информацию о статусе каждого заказа в режиме реального времени, что позволяет руководителям и ответственным сотрудникам контролировать работу склада и оперативно реагировать на изменения. WMS предлагает инструменты для мониторинга работы персонала, анализа производительности и отслеживания времени выполнения задач, количества обработанных заказов, уровня ошибок и других показателей. Также она может использоваться для обучения новых сотрудников и повышения квалификации уже работающих, интегрируется с другими системами учета. В итоге у всех есть доступ к «базе знаний компании», инструкциям, руководствам и видеоматериалам, а также возможность проходить тестирование знаний в онлайн-режиме.

Таким образом, WMS решает целый ряд важных задач в части планирования работы персонала склада и управляет производительностью, собирая аналитику данных и рассчитывая важные показатели, касающиеся:

производительности, данные показатели система рассчитывает на основе данных по объему обработанных заказов за период, количеству обработанных единиц за период (смена, час), времени выполнения заказа (от получения до отгрузки), времени обработки приемки товара. Этот показатель измеряет время, необходимое для обработки заказа от момента его получения до отгрузки, включает в себя время на сборку, упаковку и маркировку товара.

точности выполнения операций, этот показатель показывает процент проведенных инвентаризаций и заказов, выполненных без ошибок, измеряет способность сотрудников правильно идентифицировать и собирать товары. Система может рассчитать «процент количества точных отгрузок», «процент количества ошибок по сопроводительным документам», «процент количества товаров верно размещенных на складе» и т.п.

эффективности выполнения операций, система рассчитывает в автоматическом режиме скорость комплектации (количество единиц, собранных в единицу времени по каждому сотруднику), скорость приемки (количество единиц, принятых в единицу времени каждым сотрудником)  и оптимально планирует работу персонала на основе аналитических данных.

времени простоя оборудования, WMS отслеживает время, в течение которого оборудование (например, конвейеры, сканеры) простаивают для расчета показателей эффективности работы склада и потерь за период.

использования складской площади, система анализирует эффективность использования складских площадей, отслеживая занятость стеллажей и зон хранения и может отслеживать маршруты, по которым перемещаются сотрудники, и выявлять возможности для оптимизации, минимизируя время.

показателей безопасности и количества несчастных случаев, WMS может регистрировать и анализировать случаи травматизма на складе, помогая выявлять потенциальные опасности и принимать меры по улучшению условий труда, соблюдение правил техники безопасности, ограничивать доступ и следить за выполнением ограничений.

Помимо этого  программное обеспечение может устанавливать индивидуальные и командные KPI, КТУ для сотрудников и отслеживать их выполнение формировать все необходимые отчеты для оценки работы персонала.

В заключении отмечу, что для достижения максимальной эффективности работы склада необходимо сочетание технологических решений с грамотным управлением и постоянным совершенствованием процессов. WMS играет ключевую роль в планировании работы персонала, позволяя оптимизировать процессы, повысить качество обслуживания, внедрять лучшие практики по выстраиванию корпоративной культуры и следить за производственной дисциплиной. При системном подходе к планированию работы персонала можно создать рентабельный складской комплекс, способный удовлетворить растущие требования бизнеса и привлекать все больше квалифицированных работников ввиду создания позитивного бренда работодателя.