Что такое отказное письмо и в каких случаях его надо получать

Практически любая продукция, которая продается в России или других странах ЕАЭС, должна быть сертифицирована. Но не вся. Есть товары, которые можно продавать без сертификата или декларации. Среди них: елочные игрушки (если они не подключаются к электросети), бижутерия (за исключением детской), сувениры (например, значки и магниты), блокноты и ежедневники, игрушки для животных и прочие. 

Эти товары достаточно популярны. Их вполне можно продавать без документов соответствия, но отказное письмо при этом лучше все-таки оформить. Перечислим, кому это особенно необходимо.

Селлерам на маркетплейсах

Маркетплейс может запросить у вас сертификационные документы, а вы должны их предоставить. Если на вашу продукцию сертификат или декларация не требуются, проще всего просто предоставить готовое отказное письмо, подтверждающее данный факт. 

При наличии полного пакета документов товар лучше ранжируется в поиске и попадает в подборки. Отказное письмо защищает продавца от возможных претензий платформы относительно документов о соответствии, блокировок и скрытия товара из поиска. 

Компаниям, работающих с крупными заказчиками

Иметь в пакете документов отказное письмо важно для работы с крупными торговыми сетями. Оно упрощает заключение контрактов, повышает доверие торговых сетей и позволяет участвовать в тендерах.

Импортерам при таможенном оформлении

На таможне у вас могут запросить документы о соответствии. Наличие отказного письма ускоряет прохождение границы, снижает риски задержек и упрощает проверку документов.

Производителям новой продукции

Производителям новой продукции отказное письмо помогает правильно позиционировать товар на рынке и обеспечивает юридическую защиту. Кроме того, орган по сертификации подскажет, если на этот продукт на самом деле нужны другие документы, и поможет с них оформлением. 

Что указывается в отказном письме? 

Оформление отказных писем регулируется несколькими ключевыми нормативными актами. Основным документом является Федеральный закон «О техническом регулировании». Также важную роль играют постановления Правительства РФ о перечне продукции, подлежащей обязательной сертификации, и технические регламенты Таможенного союза.

Обычно в отказном письме указываются реквизиты организации-изготовителя или продавца, детальное описание продукции, обоснование отсутствия необходимости в сертификации, ссылки на соответствующие нормативные документы, подписи ответственных лиц и печать организации. К отказному письму могут прилагаться различные документы: техническая документация, чертежи, фотографии товара. 

Отказные письма могут иметь различный период действия. Наиболее распространенным является бессрочный вариант, однако в некоторых случаях документ оформляется на определенный период или действует до момента изменения законодательства. Документ должен храниться в организации на протяжении всего периода его действия.

Как получить отказное письмо? 

Отказное письмо — это документ, который выдается аккредитованным органом по сертификации. Проверить аккредитацию центра можно в Реестре аккредитованных лиц.

Если вы просто перепродаете товар, то попробуйте запросить отказное письмо у производителя. Он представит его, если оно было оформлено. Если же вы производите товар сами или такого документа нет у производителя, обратитесь в аккредитованный орган по сертификации.

Орган по сертификации попросит вас предоставить пакет документов. Единого утвержденного перечня нет, но скорее всего потребуется: 

• Заявление на оформление
• Реквизиты компании
• Техническая документация на товар
• Описание продукции
• Копии регистрационных документов организации

При подготовке отказного письма важен профессиональный подход к составлению документа. Необходимо предоставить корректное обоснование, точно указать характеристики товара и включить ссылки на действующие нормативные акты.

Компания «Стандарт-Москва», как аккредитованный орган по сертификации, призывает помнить, что отказное письмо не является просто отпиской — это документ, к оформлению которого следует подходить ответственно и внимательно. 

Сроки подготовки отказного письма обычно составляют не больше 5 дней. Получить его совсем не сложно, при этом грамотно составленное отказное письмо защищает интересы бизнеса и служит доказательством ответственного подхода компании к ведению предпринимательской деятельности. 

Это важно для успешного развития бизнеса и поддержания репутации на рынке.