Электронная подпись: где и зачем ее применяют

Прежде чем расскажем, в каких ситуациях мы используем электронную подпись, разберем, что она из себя представляет и на какие виды подразделяется.

Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог рукописной подписи, позволяющий подписывать документы в электронном виде. 

Согласно Федеральному закону №63 ‭«Об электронной подписи», существуют следующие виды электронной подписи: 

• Простая электронная подпись (ПЭП) – вид электронной подписи, который чаще всего используется для авторизации на сайте через логин и пароль или для подтверждения операций в онлайн-банкинге по коду из СМС. 
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) – это удобный и надежный инструмент для подписания документов онлайн. УНЭП создается с помощью криптографии, которая обеспечивает защиту документа от взлома. Выпустить УНЭП можно как онлайн, так и офлайн.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – это такой же защищенный криптографией вид электронной подписи, как и УНЭП, но регуляторы предъявляют к нему более строгие требования, так как она в основном используется для подписания документов, которые необходимо передавать в госорганы. Процедура получения этого вида подписи более сложная, ее можно выпустить только после очной идентификации личности и хранить только на определенных видах электронных носителей, разрешенных ФСБ.

Где применяется электронная подпись

В повседневной жизни мы сталкиваемся с электронной подписью гораздо чаще, чем кажется. Когда вы входите в интернет-банк, оформляете онлайн-заказ или заключаете договор на оказание услуг, вы работаете с различными видами электронной подписи. Самая простая и незаметная ее форма — это ПЭП, которая представляет из себя галочку «Согласен / Принимаю условия», логин и пароль или код подтверждения из сообщения. За день мы можем использовать ее множество раз:

• оплачивать покупки в интернете;
• входить в личный кабинет;
• подтверждать банковские операции;
• бронировать билеты онлайн;
• записываться к врачу;
• подтверждать email-рассылку и многое другое.

Примеры использования ПЭП

• Согласие на рекламную рассылку

Мария решила принять участие в онлайн-конференции. При регистрации на мероприятие она поставила галочку и оставила свое согласие на получение рекламных рассылок от компании. Это и есть ее простая электронная подпись или волеизъявление о том, что она хочет получать письма от компании. 

• Авторизация через СМС-код

Михаил решил обновить свой гардероб. Поскольку времени на походы по магазинам у него не было, он решил заказать костюм онлайн. Михаил зарегистрировался в интернет-магазине и создал личный кабинет. Для входа система потребовала у него авторизацию по номеру телефона с помощью кода из СМС. Теперь каждый раз, когда Михаил захочет зайти в свой аккаунт, система будет отправлять ему код подтверждения, который является ПЭП. 

ПЭП встречается постоянно, и мы уже не замечаем ее, например, оставляя согласия на различных сайтах, которые могут содержать наши персональные данные. Представляете, какие последствия могли бы быть, если бы это произошло с рукописной подписью. Более того, ПЭП легко взломать или подделать, потому что она не защищена криптографией — надежным математическим методом шифрования данных. Оптимальная сфера ее применения — подтверждение базовых действий пользователя. А усиленную электронную подпись можно выпустить только намеренно, она нужна для подписания документов и создается с помощью криптографии.

Если ПЭП — наиболее уязвимый вид ЭП, то УКЭП — надежный, но строго регламентированный. УКЭП надежно защищена криптографией и необходима, когда подписываемые документы нужно передавать в госорганы, например, при регистрации недвижимости в Росреестре. Для выпуска УКЭП необходимо пройти очную идентификацию личности представителем удостоверяющего центра, аккредитованного Минцифры. УКЭП позволяет:

• проводить сделки с недвижимостью;
• регистрировать бизнес;
• подавать исковые заявления в суды;
• подавать налоговую отчетность;
• участвовать в электронных торгах;
• нотариально заверять документы и многое другое. 

Пример использования УКЭП

• Сделка с недвижимостью

Дмитрий, живущий в Ростове, решил приобрести квартиру в Москве. Чтобы лишний раз не встречаться с менеджерами, он решил подписать все документы онлайн. Для электронной регистрации сделки с недвижимостью необходима УКЭП. Дмитрий встретился с представителем удостоверяющего центра, аккредитованного Минцифры для прохождения очной идентификации личности, выпустил себе УКЭП и подписал договор долевого участия. 

УКЭП требует очной идентификации личности и строгого соблюдения регламентов, что не всегда удобно для бизнеса. Для работы с клиентами, сотрудниками и партнерами лучше использовать УНЭП — она подходит для подписания большинства документов, кроме тех, что направляются в госорганы.

Приведем примеры документов, которые можно подписать УНЭП:

• договоры оказания услуг;
• согласие на обработку персональных данных;
• административные документы;
• кадровые документы;
• акты и многое другое.

Примеры использования УНЭП: взгляд пользователя

• Договор об оказании клининговых услуг

Антон решил воспользоваться услугами клининговой компании через популярный сервис. Изучив профили и отзывы, он выбрал подходящую кандидатуру. Затем Антон согласовал все условия: стоимость, время начала работы и перечень необходимых услуг. Когда пришло время закрепить все договоренности, он сделал это с помощью сервиса электронной подписи. Антон перешел по ссылке, ознакомился с документом и нажал кнопку «Подписать» — в один клик.

• Договор об оказании услуг дизайна

Алиса запланировала обновление интерьера своей квартиры. Ее главным критерием при выборе дизайн-студии было удобство и скорость оформления официального договора. Алиса остановилась на компании, предлагающей подписание через мобильное приложение с использованием УНЭП. Именно мобильная ЭП наиболее удобна Алисе, так как у нее регулярно возникают новые доработки, которые вынуждают подписывать дополнительные соглашения и хранить все файлы в единой системе на телефоне. С мобильной ЭП есть возможность подписывать документы удаленно, мгновенно согласовывать все изменения и утверждать многочисленные правки. Все быстро, удобно и без бумаги. 

Примеры использования УНЭП: взгляд бизнеса

Все эти кейсы с применением УНЭП не были бы возможны, если бы клининг и дизайн-студия не внедрили электронный документооборот. Благодаря ему, компании могут автоматизировать рутинные процессы работы с документами, исключить необходимость личных встреч для подписания документов, ускорить согласование и подписание договоров, повысить эффективность взаимодействия с клиентами и сократить затраты на бумажную волокиту. Теперь посмотрим, как бизнес приходит к решению о внедрении сервисов электронной подписи и какой эффект получает. 

• Клининг

Компания, предоставляющая услуги клининга, столкнулась с серьезными трудностями в документообороте: ежедневные заказы, множество исполнителей, необходимость оформления договоров с клиентами и актов выполненных работ создавали огромную нагрузку на бухгалтерию и администрацию. Сотрудники тратили большую часть времени на работу с бумагами, а задержки с оформлением документов приводили к недовольству клиентов.

После внедрения сервиса УНЭП все документы подписываются в электронном виде: бизнес вводит ФИО, номер телефона подписанта и отправляет документ, а заказчик переходит по ссылке из СМС и нажимает «Подписать». 

Благодаря переходу на сервис электронного подписания документов компания смогла оптимизировать бизнес-процессы, повысилась прозрачность работы: теперь можно мгновенно отследить статус любого подписания и получить все необходимые документы в электронном виде. Также повысилось качество обслуживания клиентов, что привело к повышению лояльности, увеличению повторных заказов и расширению клиентской базы.

• Дизайн-студия

Премиальная дизайн-студия работала с сотнями клиентов, и бумажный документооборот создавал серьезные проблемы: постоянные задержки с доставкой документов курьером, потерянные договоры и акты, ошибки при заполнении документов вручную, большие затраты на печать, бумагу и ее хранение.

Так как студия имеет большой пул постоянных клиентов, с которыми регулярно подписываются договоры, дополнительные соглашения и акты, она решила перейти на сервис УНЭП в мобильном приложении. 

Благодаря переходу на электронный документооборот, скорость подписания увеличилась, проблем с потерей документов и ошибок в них больше нет, а уровень удовлетворенности заказчиков вырос. Клиенты получили возможность быстро и удобно оформлять заказы без лишних хлопот и задержек.

Заключение

Важно понимать, что усиленная электронная подпись — это не просто полезная технология, а надежный инструмент защиты наших прав и интересов, который является аналогом нашей собственноручной подписи. Она гарантирует, что:

• документ подписан именно вами;
• содержание документа не может быть изменено после подписания в одностороннем порядке;
• все действия оставляют цифровые следы и могут быть проверены.

Некоторые пользователи не доверяют новым технологиям, но стоит один раз разобраться — и тревога уходит, уступая место удобству и комфорту. 

В будущем роль электронной подписи будет только расти, а ее использование станет все популярнее. Технологии продолжат развиваться, делая процесс подписания документов удобнее и надежнее.