SmartКЭДО автоматизировал транспортный документооборот для фармкомпании

Как и многие другие, компания предоставляет своим сотрудникам корпоративные автомобили — для фармпредставителей, технического персонала и т.д. А когда у компании сотни сотрудников на корпоративных автомобилях — это уже не просто эксплуатация машин, это еще и постоянный поток документов. Учет топлива и ГСМ, уведомления о нарушении водителями правил дорожного движения (ПДД), объяснительные, служебные записки и целый ряд других важных документов…

Документы координаторам приходят отовсюду: из логистики, из кадров, от подрядчиков и от самих сотрудников. В различных форматах — в электронных PDF, Excel, Word, а некоторые — в бумажном виде. Все это нужно собрать, проанализировать и систематизировать. А на части документов еще нужны подписи сотрудников-водителей.

И все это нужно сделать вовремя, даже если сотрудник-водитель где-то на выезде и/или без доступа к компьютеру.

В итоге транспортный отдел, бухгалтерия и другие службы работали в непростых условиях: много ручной рутинной работы, высокие риски пропустить срок или ошибиться в процессе.

И компания задумалась о едином, гибком и юридически корректном цифровом решении, которое бы упорядочило бы этот документооборот, снизило административную нагрузку на сотрудников транспортного отдела, бухгалтерии и смежных заинтересованных служб, а также исключило бы риски нарушения процедур и сроков обработки документов.

Компания учла успешный опыт цифровизации кадрового документооборота и обратилась к нам с запросом о переводе в электронный вид и этих процессов — и мы расширили возможности SmartКЭДО под транспортные процессы.

Что мы сделали в SmartКЭДО

Интегрировали все источники данных

Мы настроили кастомные интеграции с логистическими и подрядными системами, чтобы документы попадали в SmartКЭДО автоматически:

• учетные листы по топливу стали загружаться из корпоративного хранилища, куда выкладываются регламентным заданием в Excel -формате;
• уведомления о нарушениях водителями правил дорожного движения и штрафах ГИБДД автоматически собираются из разных Excel-реестров.

Создали юридически корректные печатные формы

В систему встроены кастомные шаблоны, полностью соответствующие требованиям Трудового кодекса и формальным ожиданиям надзорных органов. Это избавило компанию от ручной проверки форм и минимизировало риски при проверках.

Полностью автоматизировали маршруты документов

Маршруты подписания и логика создания документов теперь работают без участия сотрудников:

• если водитель согласен с возмещением ущерба — автоматически формируется заявление с уже предзаполненными нужными данными;
• если он не согласен — система сама предлагает шаблон служебной записки, в которую остается только вписать объяснение;
• все действия логируются, а HR и координаторы получает уведомления и необходимый доступ к документам в рамках своей ролевой модели.

Добавили отдельную роль для транспортного координатора

Теперь сотрудник, отвечающий за корпоративный транспорт, работает в отдельном удобном интерфейсе, «заточенном» специально под его потребности:

• видит только транспортные документы (и не имеет доступа к документам других служб);
• отслеживает статус подписания документов каждым сотрудником-водителем;
• рассылает напоминания;
• формирует отчеты;
• при необходимости создает и направляет на подпись новые документы — буквально в два клика.

Этот проект позволил доказать, что даже не вполне кадровые процессы можно автоматизировать при помощи КЭДО, если система и разработчик готовы на подобные эксперименты, — отметил Сергей Сайганов, СЕО SmartКЭДО. — Ведь главная задача КЭДО — упрощать процессы, и эта цель была достигнута.