Наставничество: преодоление проблем и определение ролей

Рассмотрим нюансы и препятствия, возникающие в процессе наставничества, и проанализируем список действий, которые наставник должен предпринять в первый рабочий день нового сотрудника, чтобы тот успешно интегрировался в команду.

«Мы выбрали наставников, приняли стажеров — все идет хорошо, система работает!»

Однако даже в крупных организациях, где организован четкий порядок наставничества и большинство сотрудников вовлечены в этот процесс, иногда возникают исключения. К примеру, некоторые сотрудники остаются вне внимания института наставничества.

Продолжение 

В оптимальном сценарии института наставничества задействованы следующие ключевые фигуры: руководитель, наставник, стажер и отдел персонала. Бывает и так, что обязанности наставника берет на себя руководитель отдела. Однако наиболее эффективна ситуация, когда есть не только руководитель подразделения, но и отдельно выделенный специалист-наставник. Он ответственный исключительно за профессиональное обучение новичков. Важнейшую роль также играют мотивация самого стажера и вклад, который он готов внести в программу подготовки. Отдел кадров помогает наладить процесс, разрабатывая инструкции, планы индивидуального развития и поддержки эмоционального состояние новых сотрудников, разрешив возможные конфликты и затруднения.

При включении всех четырех ролей и четкого распределения обязанностей между ними удается избежать множества проблем. У каждого участника своя зона ответственности: руководитель формирует внутреннюю структуру отдела и направляет внимание наставника на включение стажера в нужные процессы. Наставник занимается профессиональной подготовкой молодого специалиста. Сам стажер прилагает необходимые усилия, ожидаемые руководством компании. Данный перечень ролей служит своеобразным контрольным списком, позволяющим убедиться, что все элементы системы функционируют должным образом.

«Моя цель — передать стажеру знания, которыми владею лично я»

Некоторые наставники ограниченно воспринимают свое предназначение в рамках общей программы наставничества. Это суженное представление может привести к игнорированию важного этапа — адаптации. Часто новоиспеченный сотрудник остается один на один с задачей самостоятельного освоения корпоративной культуры и социальной интеграции в коллектив. Некоторые люди плохо справляются с таким испытанием, оставаясь зависимыми лишь от полученных технических навыков и моделей поведения.

Какие шаги важны для успешной адаптации стажера? Далее предлагаем вам подробный чек-лист, которым рекомендуется пользоваться наставникам в первый рабочий день своего подопечного.

Подходы, важные для наставника:

• Создание уютной и доброжелательной обстановки;
• Представление себя и рассказ о собственном опыте (почему выбран он наставником);
• Обозначение собственной роли;
• Получение информации о стажере: предыдущий опыт, предпочтения и увлечения;
• Сравнение собственных ожиданий с ожиданиями стажеров от процесса наставничества;
• Описание порядка действий в начальные рабочие дни;
• Знакомство с командой и разъяснение, куда обратиться по различным вопросам;
• Детальное пояснение особенностей внутренней среды компании.

«Так меня обучали — я смог освоить, значит и стажеру удастся»

Каждый из нас прошел определенный путь обучения и полагает, что подобный подход сработает и для будущих учеников. Это явление известно как иллюзия ретроспекции: кажется, будто то, что помогло нам ранее, обязательно пригодится другим людям. Однако образование — это вещь тонкая и индивидуализированная. Нам предстоит переосмыслить собственный подход и преодолеть внутренние ограничения. Это непростая задача, требующая глубокого понимания значимости роли наставника.

Чтобы помочь наставникам правильно определить собственную позицию, необходимо достичь трех целей:

• Показать всю полноту и важность миссии наставника;
• Помочь разобраться, каким образом взрослые усваивают новую информацию и выявить закономерности ее восприятия;
• Предложить структурированный алгоритм усвоения новых знаний.

Первая цель достигается довольно легко благодаря тренингам и инструкциям, детально раскрывающим задачи наставника. Каким же принципам и подходам стоит уделить особое внимание, чтобы поддержать наставников в достижении второй и третьей цели?

Закономерности обработки информации

Основная обязанность наставника состоит в том, чтобы помочь стажеру овладеть потоком информации. Рассмотрим ситуацию, характерную для многих предприятий. В первый рабочий день стажеру выдают большое количество технологических документов, которые необходимо изучить или запомнить. Такая нагрузка может вызвать стресс и растерянность. Задача наставника — предотвратить подобное состояние, помогая ориентироваться в большом объеме сведений.

Сегодня у большинства людей наблюдается снижение объема краткосрочной памяти. Подумайте, насколько тяжело вчерашнему студенту воспринять обширную инструкцию в сотни страниц. Решением станет выделение ключевых моментов, структурирование материала и использование собственного опыта учащегося. Полезно применять подход, переходя от общих принципов к частным деталям. Информация должна подаваться последовательно, группируя отдельные пункты, сначала техника безопасности, а затем отчетность и т.п.

Теперь перейдем к поэтапной схеме приобретения новых знаний. Эффективное усвоение важных сведений требует учета специфики обучения взрослого человека.

Любому взрослому необходимы ясные ответы на следующие важные вопросы:

• Почему это важно для меня?
• Как полученные знания пригодятся в моей работе (или повседневной жизни)?
• Безопасно ли это? Человек испытывает чувство страха перед неизвестностью: «Смогу ли я справиться? Получится ли у меня?».
• Какой итоговый результат ожидает руководство? По каким критериям я смогу оценить уровень готовности?

«Где проводить занятия — неважно, я и по Zoom все объясню»

Необходимо понимать, что гибридный и дистанционный режимы имеют определенные недостатки, способные негативно повлиять на эффективность наставнической деятельности.

 Среди основных препятствий выделяются:

 — Недостаток регулярного живого общения. Непосредственный личный контакт позволяет оперативно получать помощь и советы, тогда как взаимодействие посредством писем или видеозвонков менее эффективно и требует согласования графика.

 — Сложности с социальной интеграцией сотрудников и отсутствием командного духа.

 — Отсутствие наглядных примеров поведения опытных коллег в конкретных ситуациях.

 — Различия в рабочих графиках участников коллектива, обусловленные разными временными зонами.

 — Технические проблемы и ограничение возможностей оборудования.

 — Нехватка удобного рабочего пространства либо полное его отсутствие.

 — Ограниченность методов передачи опыта, включая невозможность наглядно продемонстрировать выполнение тех или иных действий.

 Таким образом, перед нами целая совокупность трудностей, вызванных переходом на дистанционную работу. Регулярные коммуникации и проведение обязательных очных встреч позволяют смягчить влияние этих факторов.

Итоги

Итак, мы рассмотрели целый спектр препятствий, возникающих вследствие изменений в реальности и перехода на дистанционные формы работы. Строго организованные процедуры взаимодействия и проведение обязательных очных встреч позволяют существенно смягчить эти трудности. Несмотря на кажущуюся сложность внедрения института наставничества, положительные изменения становятся заметны буквально вскоре после начала использования предложенных методов и рекомендаций. Желаем успехов!