Как партнер 1С:Фреш автоматизировал учет договоров в 1С:УНФ

Цель — упорядочить работу с договорами, автоматизировать согласование и облегчить работу менеджеров отдела продаж и закупок.

Этапы работы нашей команды

1. Сбор и анализ требований клиента:
   • Мы начали с комплексного анализа существующих процессов клиента: как сотрудники создают, согласовывают и хранят договоры и спецификации.
   • Провели интервью с менеджерами отдела продаж, закупок и юристами, чтобы выявить реальные трудности и узкие места в процессе работы.
   • Зафиксировали все проблемные сценарии: зависания системы, потеря сканов подписанных документов, отсутствие возможности согласования без юриста, трудности с одновременной работой нескольких сотрудников.
   • Наша команда составила полную карту бизнес-процессов, отметив все точки, где возможно внедрение автоматизации и сокращение ручной работы.
2. Проектирование решения и планирование:
   • Мы разработали детальный план внедрения расширения, включая архитектуру функциональных блоков: загрузка документов, прикрепление сканов, контроль версий, история изменений, согласование ответственными лицами.
   • Создали макеты интерфейса и сценарии использования расширения для разных ролей сотрудников.
   • Совместно с клиентом согласовали функциональные требования, порядок работы с документами и правила согласования, чтобы решения соответствовали бизнес-процессам.
3. Разработка расширения:
   • Написали программный код, используя возможности 1С. Данный код прошел аудит в 1С:Фреш.
   • Реализовали пошаговый алгоритм работы с документами: загрузка, прикрепление сканов, контроль версий, уведомления ответственных лиц, согласование договоров.
   • Провели внутреннее тестирование модуля: проверяли корректность работы функций и стабильность системы при работе с большим количеством документов и одновременной активностью пользователей.
4. Пилотное внедрение и обучение:
   • Установили расширение на тестовую базу клиента, перенесли актуальные договоры и сканы.
   • Провели пошаговое тестирование с реальными сотрудниками, фиксируя их взаимодействие с интерфейсом, выявляя неудобства и ошибки.
   • Учли пожелания пользователей и настроили финальную версию расширения.
   • Провели обучение сотрудников отдела продаж и закупок: показали процесс загрузки документов, согласования, работы с историей изменений и уведомлениями, предоставили инструкции и рекомендации для самостоятельной работы.
5. Сопровождение и оптимизация:
   • В рамках комплексного обслуживания продолжаем мониторинг работы расширения в 1С:Фреш.
   • Анализируем использование расширения, отслеживаем ошибки, оперативно устраняем сбои и добавляем новые функции по обратной связи сотрудников.
   • Периодически оптимизируем процессы согласования и хранения документов, чтобы автоматизация оставалась эффективной и соответствовала меняющимся потребностям бизнеса.