Записки закупщика микроэлектроники: как «удобные» закупки ломали карьеры

Моя профессиональная карьера строилась на закупочной системе крупного предприятии микроэлектроники. Это был период, когда рынок уже был дефицитным, а нормы регулирования — жесткими. Я пережила не один кризис поставок, когда поняла одну простую вещь: в нашей отрасли закупщик живет в зоне постоянного риска, даже если он действует из лучших побуждений.

Хочу поделиться с Вами реальными ситуациями «из жизни закупщика».

Кейс 1. «Мы просто описали реальные параметры»

Закупка технологического оборудования.

Техническое задание готовила служба главного технолога предприятия. Как выяснилось позднее, в подготовке активно принимал участие потенциальный поставщик. В результате этих действий компания получила — жалобу, дело в Федеральной антимонопольной службе.

Вердикт звучал как приговор для закупщика:
1) избыточные требования;
2) ограничение конкуренции.

Совершение данных действий привело к:

• отмене закупки и как следствие несвоевременному выполнению государственного оборонного заказа;
• дисциплинарному взысканию.

С закупщиком, допустившим такое техническое задание к закупочному процессу, пришлось распрощаться.

Кейс 2. «Без них производство встанет»

Закупка у единственного поставщика — объективно другого не было.

Фразу «это единственный поставщик», «мы всегда покупали только у этого поставщика», «никто другой не сможет поставить» из уст специалистов технических служб, выступающих на стороне инициатора закупки, из уст закупщиков — я слышала очень много раз. Однако, каждый раз я отметала «веру на слово», погружалась в технические составляющие закупаемых товаров, работ, услуг, активно искала альтернативных потенциальных поставщиков, прибегала к процессу квалификационного отбора, разбиралась в разнице предлагаемых товаров, работ, услуг, выезжала совместно с техническими специалистами на производства, к контрагентам потенциальных поставщиков, чтобы наглядно увидеть предлагаемые товары, работы и услуги.

Но, если оставить только «веру на слово», то это ведет к тому, что:

1)    обоснование взяли из прошлогоднего файла;

2)    рынок не анализировали;

3)    альтернативы не проверяли.

Для единственного поставщика — проверка длилась 6 месяцев. И как результат:

• признание закупки нарушающей требования;
• штраф;
• запрет на участие в ряде процедур.

Кейс 3. Аванс 100% — «иначе не поставят»

Поставщик отказался работать без полной предоплаты.

Закупщик в сложившейся ситуации не учел реальные риски, «понадеялся» на добросовестность и финансовую устойчивость контрагента, принял его условия. В итоге к предельной дате поставки мы имеем:

1)    срыв сроков;

2)    поставщик «пропал»;

3)    деньги вернуть невозможно.

Вердикт для закупщика:

• служебная проверка;
• квалификация как халатность;
• карьерный конец.

Кейс 4. Телефонный звонок

Ничего криминального.

Неопытный закупщик принял решение «просто» ответить на телефонный звонок потенциального участника закупки, «просто» обсудить сроки и параметры закупки. Без официальной переписки, без протоколов.

В проверке это выглядело как: «неформальное согласование условий закупки».

За все время профессиональной карьеры и построения прозрачных закупочных процессов я поняла следующее:

1.     Закупщик не может быть «гибким», он может быть только правым.

2.     Любая уступка поставщику должна быть:

• обоснована;
• задокументирована;
• юридически защищена.

3. В микроэлектронике нет мелких закупок, каждая может стать большой проблемой.

4. Поставщик — не враг, но и не союзник.

Союзник закупщика — только процедура и документы

В микроэлектронике сегодня выигрывают не те, кто «договорился», а те, кто выстроил систему, где закупщик это не просто «оператор» документов, а технический, юридический, экономический, финансовый эксперт, специалист по логистике и внешнеэкономической деятельности.

Систему, где:

1.   поставщику понятно, почему требования жесткие;

2.   закупщику не стыдно смотреть в глаза проверяющим;

3.   предприятие не зависит от одного человека или одного контрагента;

4.   коммуникации между подразделениями работают отлаженно, а каждый сотрудник четко понимает зоны своей ответственности.

Все остальное — временно. А уголовные статьи, к сожалению, — надолго.