Проблемы управленческого учета в компаниях: как с ними справляться

Каждый собственник малого или среднего бизнеса слышал, что управленческий учет — вещь необходимая. На дворе 2025 год, внешняя среда неспокойна, и финансовый контроль как никогда важен. Однако на практике во многих компаниях управленческий учет либо «для галочки», либо не приносит реальной пользы. В нужный момент отчетов нет, цифры не сходятся, деньги утекают. Дело в том, что управленческий учет — это не просто таблица или модная программа, а целая система с целями, структурой, ответственными, регламентом и регулярностью. Без этих составляющих получается лишь иллюзия учета. 

Основные проблемы и ошибки управленческого учета

Чтобы финансы работали на бизнес, а не против него, важно понимать, почему управленческий учет часто не приносит результата. Ниже перечислены самые распространенные проблемы (они же ошибки), с которыми сталкиваются компании при попытках вести управленческий учет:

• Делегирование управленческого учета бухгалтеру. Одна из самых частых ситуаций: «раз бухгалтер считает цифры, пусть и управленку посчитает». Проблема в том, что бухгалтерский учет по закону ведется по принципу «есть документ — отражаю операцию», а управленческий требует анализа по факту экономического события. В итоге получаются управленческие отчеты, слепленные из данных налогового учета, без учета реальной картины бизнеса. Формально требования законодательства (например, Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») к финансовой отчетности выполняются, но внутренней пользы такие отчеты почти не дают.
• Отсутствие единой модели и разрозненные данные. Управленческий учет нередко ведется «кто во что горазд». Если у собственника, финансового директора и главбуха разные ответы на простой вопрос «сколько мы заработали за прошлый месяц», — это не три разных мнения, а сигнал, что нет единой системы. Часто так бывает, когда у компании несколько несвязанных систем: производство считает в одной программе, продажи — в CRM, бухгалтерия — в 1С, а финансовые остатки сводятся вручную в Excel. Каждый участник учитывает доходы и расходы по-своему, отчеты формируются по разным принципам. В итоге руководитель получает от каждого подразделения разрозненные цифры, которыми невозможно эффективно управлять.
• Нерегулярность и отсутствие дисциплины. Даже идеальная модель учета провалится, если данные вносятся нерегулярно — например, раз в месяц «когда будет время». Многие МСП ведут управленческий учет время от времени, без строгих сроков и процедур. В результате информация устаревает, решения принимаются «вслепую». Управленческий учет должен быть непрерывным процессом, с нужной периодичностью (хоть ежедневно или еженедельно — в зависимости от масштабов бизнеса).
• Нет контроля качества данных. Собирать цифры мало — их нужно еще проверять и сверять. Распространенная ошибка — никто не отвечает за качество управленческих данных. Если в компании не определены люди, которые проверяют управленческие отчеты и несут ответственность за ошибки, учет превращается просто в хронологическую хронику событий. Без внутреннего аудита или хотя бы взаимного контроля доверять таким отчетам нельзя (кстати, именно поэтому внешний аудит полезен даже при наличии внутренней отчетности).
• Учет ради учета (данные не используются). Порой в компаниях делают отчеты «для галочки», но руководство на них почти не смотрит. Если собранные данные не используются для управления — не обсуждаются на планерках, не влияют на корректировку планов, не ложатся в основу стратегических решений, то такой учет превращается в бесполезный шум. Время и ресурсы тратятся, а отдачи нет, поэтому энтузиазм к управленческому учету быстро угасает.
• Бюджетирование оторвано от реальности. Классическая ситуация: в начале года утвердили бюджет... и благополучно про него забыли. Расходы и продажи идут своим чередом, рыночные условия меняются, но плановые цифры лежат в папке до конца периода. В лучшем случае вспомнят и сверят фактическое исполнение в конце квартала или года. Но тогда это уже будет просто формальность — деньги упущены, проблемы возникли, выводы делать поздно. Такой «бюджет на полке» не выполняет своей управленческой функции контроля и гибкого планирования.
• Ставка на ИТ-решения без учета методологии. Другая ошибка — начать автоматизацию бизнес-процессов, не продумав принципы учета. Например, компания внедряет дорогую ERP-систему для управления продажами и складом, но не привлекает финансового специалиста на этапе постановки задачи. В итоге программные настройки не учитывают базовые принципы бухучета: скажем, расход списывается в момент подтверждения заказа, хотя по факту деньги еще не ушли со счета. Нарушается принцип двойной записи, итоговые цифры искажаются. Большая ИТ-система, в которую вложили миллионы, оказывается неспособна выдавать корректную финансовую отчетность. Без участия финансиста автоматизация «вслепую» может привести к тому, что мощный софт придется переделывать или вовсе менять — дорого и долго.
• Попытка вести учет вручную при больших объемах. Обратная ситуация — бизнес вырос, а управленческий учет по-прежнему ведется на коленке, в громоздких таблицах. Сначала Excel кажется простым решением, но чем больше операций, тем тяжелее их сводить. Например, машиностроительная компания с выручкой 400 млн ₽ пыталась учитывать финансы в Excel-таблице на 4000 строк. Финансист героически вбивал данные, но постоянно поддерживать такую «супертаблицу» практически нереально. Плоская структура таблиц не позволяет видеть аналитику по продуктам, направлениям, контрагентам. Никакой Excel не заменит полноценную учетную систему хотя бы потому, что в таблице нет двойной записи и мульти-разрезов анализа. Проще говоря, электронные таблицы хороши на старте или для небольшого бизнеса, но рано или поздно придется инвестировать в надежную учетную систему, иначе тонны ручных данных погребут под собой смысл учета.
• Нет внутренних регламентов учета. Даже выбрав подходящий инструмент и настроив систему, можно все свести на нет отсутствием внутреннего регламента. Управленческий учет — это тоже бизнес-процесс, которому нужны правила. Например, строительная компания из одного кейса внедрила современное решение и технически все настроила правильно, но не утвердила регламенты документооборота, процедур закрытия месяца, проверки данных. Сотрудники на участках продолжали работать как попало, данные подавали с опозданием. В результате управленческий учет «не взлетел», хотя инструмент был хорошим. Вывод прост: какой бы умной ни была система, без настроенных правил и ответственности она не принесет пользы.

Как видно, причин, по которым управленческий учет «не работает», множество — от человеческого фактора и организационных просчетов до неправильно выбранных решений. Но все эти проблемы решаемы. Рассмотрим, как именно можно поставить работающий управленческий учет в компании.

Как наладить эффективный управленческий учет: пошаговое решение

Для малого и среднего бизнеса нет универсальной пилюли или магической программы, которая одним нажатием приведет финансы в порядок. Внедрение управленческого учета — это проект, требующий системного подхода. Ниже представлены ключевые шаги, которые помогут избежать описанных ошибок и сделать управленку настоящим инструментом управления (а не очередной обязанностью для отчета):

1. Определите цели учета. Начинать нужно с понимания, зачем вам управленческий учет и какую информацию вы хотите из него получать. Это может быть прибыльность по продуктам и услугам, подробный анализ расходов, движение денежных средств по проектам, рентабельность разных направлений и т. д. Часто учет «не взлетает» именно потому, что никто из руководства не сформулировал четко, какие метрики нужны для принятия решений. Сформулируйте 2 — 3 главных вопроса, ответ на которые вы ждете от управленческого учета — это задаст фокус всей системе.
2. Назначьте ответственных. Управленческий учет — это командная игра, но нужен и владелец процесса. Назначьте конкретного сотрудника (финансового менеджера, аналитика или CFO), который будет отвечать за ведение управленческого учета. Его задача — не просто собрать данные, а понимать их, анализировать и объяснять вам, как владельцу. В небольших фирмах собственник бизнеса часто сам выполняет эту роль, особенно на этапе внедрения. Главное, чтобы был человек, для которого управленческие финансы являются приоритетной зоной ответственности.
3. Разработайте методологию и удобный формат. Нужно решить, как именно вы будете учитывать доходы, расходы, инвестиции, и на какой платформе. Здесь важно выбрать понятную и стабильную систему, а не гнаться за внешним лоском. У кого-то управленческий учет ведется прямо в 1С (параллельно бухучету), кто-то начинает с Excel, кто-то использует специализированные сервисы. Не столь важно, где вы считаете, важно, чтобы всем было ясно как считать и данные были сопоставимы из месяца в месяц. Продумайте свой мини-«план счетов» — статьи доходов и расходов, центры финансовой ответственности, аналитику по направлениям. Методология должна отражать специфику бизнеса, но быть единой для всей компании. При выборе инструмента учитывайте масштаб: для старта достаточно и облачного сервиса или таблицы, но по мере роста объемов ручной учет становится узким местом. На определенном этапе целесообразно внедрить полноценную учетную систему, чтобы не потерять детализацию и связь между операциями. В любом случае простота, прозрачность и повторяемость процессов важнее, чем дорогой софт ради моды.
4. Установите регламенты и график учета. Превратите сбор и обработку данных в рутинный, регулярный процесс. Четко определите, кто, что и когда делает: кто ежедневно вводит первичные данные (счета, продажи, оплаты), когда происходит закрытие месяца, когда готовятся ключевые отчеты, кто их проверяет. Без этого управленческий учет легко скатится в хаотичный ручной труд, зависящий от настроения исполнителей. Для малого бизнеса подойдет простой регламент на пару страниц, но он должен быть. Определите даты, ответственных и контрольные точки. Например: «Каждый день до 10:00 вносим все поступления и платежи в систему, каждый понедельник до полудня — обновление отчета о движении денег за прошлую неделю, 5-го числа каждого месяца — закрываем учет за прошлый месяц и формируем управленческий баланс и P&L». Придерживаясь графика, вы получите предсказуемый поток информации, на основе которого можно действовать.
5. Свяжите учет с управленческими решениями. Сделайте так, чтобы цифры не оседали мертвым грузом в отчетах, а влияли на действия. Привычка использовать данные — ключевой фактор успеха. Внедрите практику обсуждения финансовых результатов на регулярных совещаниях: еженедельных планерках, ежемесячных стратегических сессиях. Ставьте перед командой вопросы на основе отчетности: почему просела маржа по одному продукту, что делать с ростом дебиторской задолженности, как распределить внезапный сверхплановый доход. Если компания не научится принимать решения, опираясь на цифры, даже самый красивый дашборд не принесет пользы. Зато когда эта связь налажена, сотрудники сами начнут ценить своевременные данные — ведь они помогают им в работе и достижении KPI.
6. Внедряйте систему поэтапно. Не пытайтесь сразу охватить все и вся. Оптимальный путь — шаг за шагом. Сначала разработайте финансовую модель бизнеса: определите ключевые показатели, формулы расчета прибыли, структуру себестоимости, основные статьи доходов/расходов. Убедитесь, что модель прозрачна и понятна команде (при необходимости обучите сотрудников основам, почему именно так считаем). Затем переходите к бюджетированию: составьте бюджет на год с разбивкой по месяцам, но главное — сделайте его «живым». Включите механизмы регулярного пересмотра и корректировки плана, установите контрольные точки (например, план-факт анализ расходов каждый месяц). После освоения базового план-факт учета можно заняться автоматизацией — объединить разрозненные данные в единой системе, настроить интеграции (с банковскими выписками, CRM, складами), чтобы минимизировать ручной труд по сбору данных. Если у вас группа компаний или несколько направлений, обязательно реализуйте консолидированный план движения денежных средств — это поможет видеть общую картину ликвидности и избежать кассовых разрывов внутри холдинга. В ходе внедрения автоматизации параллельно уделяйте внимание обучению персонала: все, кто вносят данные (кладовщики, бухгалтеры, менеджеры проектов), должны понимать, как их действия влияют на финальные отчеты. Введите практику контроля качества: проверяйте выборочно правильность заполнения статей, расчет себестоимости, разнесения затрат. На первых порах придется регулярно обратной связью корректировать работу команды — где-то похвалить за идеально сведенный отчет, где-то указать на ошибку и доучить, как надо. Цель — добиться, чтобы каждый участок формировал данные правильно и единообразно. И только после выстраивания этих «фундаментов» приходит время для финального шага.
7. Формируйте понятную отчетность для собственника. В результате всех предыдущих шагов у вас должны появиться отлаженные управленческие отчеты. Как правило, для собственников малого/среднего бизнеса достаточно нескольких ключевых форм: оперативный отчет о прибылях и убытках (P&L), отчет о движении денежных средств (ДДС) и краткий управленческий баланс (карта активов и обязательств бизнеса). Делайте отчеты короткими и по делу — никаких лишних украшательств. Например, один раз в месяц вы получаете на 1 — 2  страницах: выручку, себестоимость и прибыль по основным направлениям; денежный поток (сколько денег пришло, ушло и остаток); состояние расчетов (долги перед поставщиками, дебиторка клиентов) и основные показатели ликвидности. Этого зачастую достаточно, чтобы держать руку на пульсе. Избегайте превращать управленческую отчетность в громоздкие презентации на 120 слайдов — в малом бизнесе на них все равно нет времени. Главное, чтобы отчеты выходили регулярно (например, каждый месяц в определенный день) и сразу ложились на стол руководителю. Тогда управленческий учет станет не набором цифр, а основой для действий.

Следуя этим шагам, многие компании перестраивают свой учет с формального на действительно полезный. Важно подчеркнуть: в России никакой закон напрямую не обязывает вести управленческий учет — это добровольная инициатива компании. Но в современных условиях такая инициатива фактически становится необходимостью для выживания. Когда система выстроена правильно, она начинает работать на вас: вы видите проблемы заранее, контролируете деньги и понимаете, куда движется бизнес. Ниже мы рассмотрим несколько показательных примеров, как управленческий учет (или его отсутствие) повлиял на реальные компании.