Зачем участвовать в выставках и конференциях

Меня зовут Дмитрий Мухин, я основатель IT-компании Else Digital. Уже много лет я отвечаю за стратегию роста, продвижение и развитие наших digital-продуктов. И долгое время я был уверен, что участие в конференциях, выставках и форумах просто пустой тратой времени и денег. 

Но в 2024 году решил проверить эту теорию на практике и вместе с командой посетил 7 крупных мероприятий. В этой статье делюсь опытом, расходами и результатами.

Первый шаг — стратегия и планирование

В начале года мы с Crystal PR разработали стратегию развития компании, в которую включили направление участие в конференциях и выставках.

Мы тщательно проанализировали целевую аудиторию каждого события, чтобы понять, стоит ли туда ехать, и сможем ли привлечь потенциальных клиентов. Наши ключевые сферы — кастомные веб-порталы, недвижимость/строительство и медицина.

В результате получился список из 13 мероприятий, разделенных по тематикам:

Диджитал:

• ECOM Expo 24 — крупнейшая выставка ecommerce-технологий;
• РИФ Российский интернет форум — ежегодный форум деятелей Рунета;
• Неделя российского ритейла — ключевое событие для ритейл-индустрии.
• Logistika Expo 2024 — международная выставка логистики, транспорта, складской техники и оборудования;
• CTT Expo 2024 — международная выставка строительной техники и технологий;
• CTO Expo 2024 — международная выставка запчастей, послепродажного обслуживания и сервиса;
• Форум инвестиций в недвижимость;
• Южная строительная неделя.

Строительство:

• Проволока Россия 2024 — международная выставка оборудования для производства проволоки;
• Металлургия Россия 2024 — выставка металлургических технологий;
• Электро-Экспо — крупнейшая международная выставка электротехники и электрооборудования для энергетики и строительства;
• Logistika Expo 2024 — международная выставка логистики, транспорта, складской техники и оборудования;
• CTT Expo 2024 — международная выставка строительной техники и технологий;
• CTO Expo 2024 — международная выставка запчастей, послепродажного обслуживания и сервиса;
• Форум инвестиций в недвижимость;
• Южная строительная неделя.

Медицина:

• Форум «Правильная медицина» — для специалистов медицинской отрасли.
• Выставка «Стоматекс» — объединяет стоматологов и производителей.

Второй шаг — выбор приоритетных мероприятий

Мы ориентировались на профиль компании и успешные кейсы в строительстве, медицине и недвижимости. Дополнительно учитывали: масштаб события, репутацию организаторов, локацию, стоимость участия в выставках, логистику и интерактивные элементы.

В итоге мы сузили список до следующих мероприятий:

• Форум «Правильная медицина» — 1–2 марта
• Южная строительная неделя — 14–16 марта
• РИФ Российский интернет форум — 27–29 мая
• Выставка «Стоматекс» — 27–29 марта
• Российские дни дизайна — 27–29 марта
• ECOM Expo 24 — 5–6 июня

Третий шаг — подготовка и работа со стендом на выставке

Маркетинг на выставках не ограничивается просто присутствием. Мы готовили видеоролики, презентации и кейсы, раздатку, визитки и брендированные значки. Иногда устраивали активности, чтобы привлечь внимание аудитории.

Чтобы усилить эффект от участия в конференциях, мы периодически добавляли интерактивы и небольшие активности. Но главное — гибко адаптироваться под формат каждого события. Вот несколько примеров.

Форум «Правильная медицина»: первый выход в свет

Для нас это был стартовый опыт участия в форумах, поэтому сделали ставку на личные знакомства. Мы подходили к участникам, общались, брали контакты — без навязчивых продаж. Наша задача была попасть в поле зрения потенциального клиента, чтобы позже он вспомнил, кто мы такие.

Идеальный вариант — выступление. Но если тематика сложная, достаточно активно участвовать в дискуссиях и формировать экспертность.

«Южная строительная неделя»: как привлекали внимание к стенду

Здесь мы подключили креатив. Внутри команды устроили настоящий брейншторм и придумали интерактив: гелиевый шар с надписью «Здесь делают (зачеркнуто «коктейли») веб-сайты», который парил над нашим стендом.

Плюс подготовили брендированные Power Bank и проводили раздачу коктейлей, но получить их можно было только после сообщения нашему TG-боту. Это позволило сразу собирать базу контактов для будущей рассылки. Такой формат отлично закрывает вопрос «как привлекать клиентов на выставке» и усиливает маркетинг на выставках.

«Стоматекс» и Российские дни дизайна

Здесь применили ту же стратегию, что и на первом форуме: активное общение, знакомство, сбор контактов и последующая персональная работа с лидами. Для понимания, зачем участвовать в выставках, такие встречи дают именно «теплые» контакты, а не случайный трафик.

РИФ Российский интернет форум: чистый нетворкинг

На РИФ Российский интернет форум приходят в основном спикеры и представители крупных компаний, а после их выступлений всегда выстраиваются очереди. Формат идеально подходит под нетворкинг на конференциях: мы обменивались контактами, обсуждали возможные партнерства. Это оказалось максимально продуктивным.

ECOM Expo 24: упор на стенд и продукт

ECOM — одна из ключевых IT-конференций 2024, поэтому тут мы подошли к делу серьезно.

Мы подготовили запоминающийся стенд — тут уже полноценная работа со стендом на выставке. 

Стратегия была простой: идем не с абстрактной «разработкой», а с конкретным продуктом для e-commerce — B2B-порталом, маркетплейсом или модулем для интернет-магазинов. Такой подход отлично отвечает на вопрос, как выбрать конференцию для бизнеса: идти туда, где ваша продуктовая ниша максимально релевантна.

Проблемы и сюрпризы 

Любое участие в выставках приносит не только лиды, но и неожиданные проблемы. Например:— за три недели до открытия организаторы поменяли расположение стендов;— в другом случае нам запретили активность по технике безопасности, хотя инвентарь уже был готов.

Поэтому, когда думаете, стоит ли участвовать в выставках, заложите время и силы на форс-мажоры. Любой ивент — это живой организм, к которому нужно быстро адаптироваться.

Бонусный ивент

Между запланированными событиями мы еще успели слетать на «Тэглайн» в Москву и получили награду за попадание в ТОП-100 российских компаний по веб- и мобильной разработке.

Это лишний раз показывает, что участвовать сразу в нескольких мероприятиях — отличная стратегия для тех, кто хочет прокачать бренд и увеличить охват.

Четвертый шаг — нетворкинг на конференциях и обработка лидов

После мероприятия начинается ключевая работа:

1. Персонализированные письма — изучаем сайт потенциального клиента, выявляем слабые места и предлагаем конкретные решения;
2. автоматическая рассылка через чат-бота;
3. обзвон лидов для уточнения деталей;
4. ведение базы «Лид-консервы» для дальнейших контактов.
5. готовьте яркие материалы и персонализированные предложения;
6. оставайтесь в памяти с помощью визиток, буклетов и значков.

Такой подход повышает шансы, что потенциальный клиент станет реальным заказчиком.

Совет-мануал для компаний

Подготовка к выставке:

• делегируйте задачи, если участвуете в нескольких мероприятиях;
• выбирайте релевантные IT-конференции или события под нишу вашего бизнеса;
• анализируйте участников и темы, чтобы выделиться;
• организуйте активности и конкурсы для привлечения аудитории;
• готовьте яркие материалы и персонализированные предложения;
• оставайтесь в памяти с помощью визиток, буклетов и значков.
• 18 000 руб. — Тэглайн
• 45 000 руб. — еда
• 40 000 руб. — проезд
• 14 000 руб. — визитки

Нетворкинг и взаимодействие:

• будьте проактивны, общайтесь с участниками, задавайте вопросы;
• персонализируйте коммуникацию, показывая заинтересованность в сотрудничестве;
• поддерживайте связь после мероприятия, отправляйте новости и предложения.
• 57 400 руб. — аренда квартиры
• 49 000 руб. — изготовление стенда
• 15 200 руб. — значки
• 18 000 руб. — Тэглайн
• 45 000 руб. — еда
• 40 000 руб. — проезд
• 14 000 руб. — визитки

Финансовая сторона — расходы на конференции

Пример затрат на московские поездки и участие:

• 144 000 руб. — стенд ECOM Expo 24
• 44 700 руб. — билеты
• 10 000 руб. — вход на РИФ Российский интернет форум
• 57 400 руб. — аренда квартиры
• 49 000 руб. — изготовление стенда
• 15 200 руб. — значки
• 18 000 руб. — Тэглайн
• 45 000 руб. — еда
• 40 000 руб. — проезд
• 14 000 руб. — визитки

Итого — около 600 000 руб.

Стоило ли участвовать? Да. Мероприятия стали источником теплых лидов, дали заряд энергии и новый взгляд на маркетинг.

Вывод: зачем все-таки участвовать в выставках и конференциях

Это не мифическая возможность получить десятки клиентов сразу, а эффективный инструмент маркетинга на выставках, расширения контактов и построения долгосрочных отношений с потенциальными партнерами. Главное — правильная подготовка, активная работа на мероприятии и тщательная пост-обработка лидов.