Как проверить, нужна ли вашей компании автоматизация HR-процессов

К каким ошибкам может привести «бездумная» автоматизация?

На рынке наблюдается нехватка персонала, в среднем в компаниях от 15-50% незакрытых вакансий. В попытках закрыть потребность в сотрудниках, ускорить найм компании автоматизируют процессы. Однако часто нет понимания, какую конкретную задачу решит новый сервис.

В результате после внедрения сервиса компании сталкиваются с проблемами:

1. Проект затягивается. Так как нет четкого ТЗ и понимания, как должен работать сервис. 
2. Затраты на сервис превышают затраты на аналогичный ручной процесс. Сотрудники не используют систему, потому что работать в ней еще сложней. 
3. Руководитель компании не поддерживает проект. Ведь он не понимает выгоды от изменений.

По оценкам экспертов 50% компаний автоматизируют процессы без понимания, какую выгоду проект принесет бизнесу.

Перед тем как принимать решение о внедрении сервиса и переходить к выбору решений, ответьте на вопрос: «каких результатов вы хотите с его помощью достигнуть?». Неверный ответ, который приведет к разочарованию в проекте: «Нам надо внедрить чат-бот, потому что в статье прочитали, что это тренд, который поможет ускорить подбор». Верный подход к автоматизации: «Хотим внедрить анкету кандидата, так как посчитали, что с ее помощью мы сократим трудозатраты на оформление сотрудника в 3-5 раз, и сможем выводить в день больше сотрудников».

Как понять, какую цель вам поможет достигнуть автоматизация и какие выгоды принесет, нужно сделать несколько шагов, о которых вы узнаете ниже.

Шаг 1: Вооружитесь секундомером

Перед тем как внедрить новый сервис ИИ или решение для аналитики замерьте, сколько времени сэкономит  автоматизация. Для этого:

1.  Разбейте процесс на операции: от уточнения требований к кандидату у заказчика до оформления нового сотрудника.
2. Замерьте каждую операцию: засеките, сколько минут уходит на один звонок, сообщение, занесение одной вакансии. Также оценку можно построить на основе вашего опыта. 
3. Масштабируйте: получившееся время умножаем на количество сотрудников, которые делают операцию, и на количество кандидатов, которых обрабатывает рекрутер или кадровый специалист.
4. Отметьте зоны, которые отнимают больше всего времени. Их-то нам и нужно автоматизировать частично или полностью. .

Такой анализ я делала во время подбора менеджера по продажам. Нам нужно было вывести 50 менеджеров, для этого на этапе ресечинга у нас было 10 000 резюме, 10 000 звонков. С помощью таблицы я увидела, что самые затратные операции — первичное интервью и назначение собеседований. На них специалисты тратили 3000 часов. А компания — 1,7 миллиона рублей. Позвонить кандидату — не сложно, но дорого для компании.

Также замерьте, сколько времени тратит кадровый специалист на оформление сотрудника. Так, вы поймете, сколько новых сотрудников сможет выйти в день. 

В среднем на ручное оформление сотрудников кадровый специалист тратит 2,5 часа, а значит, в день кадровый специалист может оформить трех сотрудников, при этом на другие задачи времени не останется. 

Не одним ИИ едины: рассмотрите альтернативные варианты

Когда проблемные операции выявлены, найдите несколько вариантов сокращения времени. Помимо автоматизации это может быть аутсорсинг или найм нового специалиста. Сравните затраты на каждый из вариантов.

Так, после анализа трудозатрат рекрутеров мы сравнили затраты на колл-центр и создание чат-бота. Оказалось, что для выполнения нужных функций потребовалось бы 15 специалистов колл-центра, затраты несоизмеримы.

Автоматизация процессов может снизить общую себестоимость найма в  2-3 раза.

Шаг 3: выберите подходящие инструменты

Если внедрение нового сервиса самый выгодный вариант, можно переходить к выбору подходящего решения.

На рынке множество сервисов для автоматизации найма, самые распространенные решения: 

1. ChatGPT и Notion для написания вакансий

Про эти инструменты вы, скорее всего, уже слышали. С их помощью можно написать вакансию, составить вопросы для интервью, разработать тестовое, но уточняйте запрос, иначе получите не вакансию, а сборник клише, как в примере ниже.

Также ChatGPT можно использовать для создания вопросов для интервью. 

2. Чат-боты для первичного интервью

Ботов можно использовать для записи на собеседования, так, например, делает Boxberry, проводить скрининг кандидатов — такой функционал есть у бота Альфа-Банка. Также есть бот у hh.ru. Стоимость бота тоже варьируется: можно использовать готовый сервис, а можно заказать кастомную разработку. 

Чат-бот помог нам увеличить конверсию в отклик, сэкономить 430 дней рекрутеров и 1400 000 рублей.

3. Оформление сотрудников с помощью модуля «Анкета кандидата» и подписание документов через КЭДО

С помощью «Анкеты кандидата» оформление сотрудника занимает около 30 минут. Кандидат заполняет анкету по ссылке, прикрепляет необходимые документы и отправляет HR-специалисту. На основе данных из анкеты автоматически формируется карточка в 1С. Из этой карточки кадровый специалист может сформировать трудовой договор и отправить на подписание через сервис КЭДО. 

Автоматизация помогает сэкономить компании около 1,5 миллионов рублей только на подборе одной позиции и ускорить оформление сотрудников в 5 раз. Но, конечно, таких результатов не будет, если не понимать, что нужно автоматизировать и зачем.