Как провести учет материальных активов в маленькой компании

Определимся с терминологией: есть такое понятие как «инвентаризация». Это способ бухгалтерского учета, при котором в компании периодически проверяют и документируют наличие, состояние имущества организации. Инвентаризация показывает, насколько реальность совпадает с отчетностью.

Инвентаризация не является обязательной, есть методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

В небольших компаниях — в малом и среднем бизнесе инвентаризация не проводится или проводится редко. Если стоимость единицы имущества невысока (например, книги), то это имущество перестает учитываться.

Имущество, материально-товарные ценности, инструменты, оборудование — активы организации.

Нужно ли небольшим компаниям заниматься учетом материальных активов

Мы в TeamDo считаем, что нужно проводить учет и материального, и цифрового имущества даже в небольших компаниях. 

Во-первых, это позволяет собственнику быстро получать данные, видеть весь «массив» собственности и понимать, сколько он стоит. Во-вторых, собственник может делегировать ответственность за контроль вниз, на руководителей отдела или направления.

Как часто проводить инвентаризацию

Удобнее всего делать инвентаризацию раз в квартал или даже раз в полгода, но каждая компания подбирает удобный план для себя.

У небольших компаний оборудования намного меньше, чем у крупного и среднего бизнеса, поэтому много времени на учет не потребуется — у вас может несколько часов.

Но все равно вам надо понимать, как вы это будете делать. Все лучше подготавливать заранее, вы должны быть готовыми к проведению инвентаризации.

Программа проведения инвентаризации

Рекомендую всю структуру инвентаризации разбить на три информационных слоя, а под них распределить все задачи учета.

1. Номенклатура

Это перечень имущества, которое находится в собственности предприятия.

Задача: собрать перечень активов (материальных и цифровых) в одном месте.

2. Материально-ответственные лица

По сути, это все сотрудники предприятия: кто-то отвечает за имущество, кто-то ими пользуется на постоянной основе, кто-то пользуется временно.

Задача: определить, кому активы принадлежат в данный момент и кто за них отвечает.

3. Место расположения активов

Материальные объекты (например, рабочий стол или компьютер) будут находится в помещении. Даже у небольших предприятий может быть несколько комнат, в которых находится тот или иной объект.

Задача: указать, где находятся активы.

Регламенты инвентаризации

Чтобы грамотно провести инвентаризацию, вы должны заранее подготовить: 

• регламент проведения инвентаризации;
• регламент работы с товарно-материальными ценностями; 
• регламент процедур и их периодичности.

Если у вас будет установлен порядок проведения инвентаризации, то, с большой вероятностью, после внедрения этой системы через некоторое время вы обнаружите, что у вас уменьшилось количество пропаж, стало больше порядка, и в любой момент времени вы знаете, где и что находится.

Между инвентаризациями у вас тоже должен быть порядок работ с материальными ценностями. То есть, перемещение любого стола из одного помещения в другое должно проходить через некую систему учета смены собственника. Это просто принципы работы с товарно-материальными ценностями и другими активами.

Инструменты для проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации могут использоваться самые разные инструменты: бумага, тетради, Excel, таблицы в Google.

У небольшой компании нет ресурсов, отдельных людей на инвентаризацию, поэтому самый ходовой инструмент — таблицы в Excel. Проблема только в том, что поддерживать этот файл, как правило, некому, и в течение года документ теряет свою актуальность.

Инвентаризацию также можно провести с помощью специальных приложений: Okdesk, 1С, учет оборудования TeamDo и др.

При анализе программного продукта обратите внимание на следующее:

• программный продукт включен в реестр российского ПО;
• стоимость годового использования невысока, не нужно платить за каждого пользователя;
• есть возможность создавать группы для разных активов по типу (например, «мебель»), по местоположению (например, «филиал/кабинет» и пр.);
• есть возможность создавать дополнительные характеристики, например, QR-код;
• инструмент удобен для неспециалиста, обучение быстрое.

Стоимость активов

В системах, где проводится учет активов, обычно есть такая характеристика, как стоимость конкретной позиции. Суммируя стоимость всех позиций, по, например, подразделению, компания понимает, сколько денег под контролем у руководителя и какова динамика изменения за тот или иной отчетный период.

Эти цифры иногда дают интересные открытия, особенно для небольших предприятий. Через призму денег вы по-другому смотрите и на потери, и на неожиданные приобретения, которые у вас где-то образовались (если таких постоянных приобретений много, это тоже может оказаться проблемой).

Получив такую картину, вы получаете еще один взгляд на те процессы, которые происходят у вас в компании. Значит, вы можете не только их брать во внимание, но и пытаться ими управлять, и это будет легче после того, как вы наведете порядок в учете своего имущества.