Внедрение КЭДО в Saby для российской франшизы: кейс сети «Додо Пицца»

Почему управляющим «Додо Пиццы» понадобился автоматизированный документооборот

Одна из франшиз «Додо Пиццы» расположена в крупных городах России: Ростове-на-Дону, Таганроге, Сочи и Воронеже. В сеть входит 21 пиццерия. 

Франшиза активно работает над оптимизацией бизнес-процессов. Технологии помогают обрабатывать свыше 400 клиентских заказов в день и доставлять их за минимальное количество времени. Именно внедрение ИТ-продуктов помогает сети поддерживать лояльность клиентов и сохранять высокие показатели эффективности ее бизнес-модели. Но развитие пиццерий не ограничивается лишь улучшением клиентского сервиса. 

За сильным брендом бизнеса стоят большие кадровые процессы. Для них тоже необходимо разрабатывать решения. Например, одна из проблем, с которой часто сталкиваются работодатели в общепите, — текучесть кадров. 

Ответственные сотрудники по кадровому направлению в режиме нон-стоп подготавливали документы, а бизнес был вынужден выделять бюджет на бумагу и сопутствующую технику для делопроизводства. Более точные метрики издержек удалось перевести в цифровые показатели. 

Кадровый документооборот в «Додо Пицце» до перехода на систему КЭДО:

• Только при приеме одного сотрудника необходимо было тратить 20 листов бумаги.
• Почти 26 минут уходило на оформление нового сотрудника.
• Цепочка физического передвижения документа занимала почти 2 недели. 
• Зафиксировано больше 80% недополученных документов по сотрудникам.

Бизнесу было необходимо перестроить работу кадрового направления на «режим конвейера» с минимальными трудозатратами управляющих пиццерий и сотрудников, ответственных за кадровое администрирование. Для этого франшиза приняла решение о переводе бумажного документооборота в систему КЭДО в Saby Staff. 

Сняли кадровые задачи с управляющих рестораном и ускорили документооборот

За руководителями ресторанных точек «Додо Пиццы» закреплены обязанности кадрового администрирования. Для них было важно поддержать следующие требования по автоматизации делопроизводства: быстрое согласование, подписание кадровых документов, оптимизация поиска конкретного файла, стандартизация по маршрутам кадровых документов, а также ускорение задач, связанных с приглашением и ожиданием сотрудников на подпись, и др.

В сети «Додо Пицца» все кадровые процессы проходят в цифре через Saby Staff. Настройки организационной структуры, шаблоны документов и алгоритмы в системе обеспечивают единый стандарт работы для всех региональных точек.

Прием сотрудника в «Додо Пиццу» проходит в 4 этапа: 

1. Регистрация соискателя в Saby Staff.
2. Получение соглашения на КЭДО согласно ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ.
3. Оформление электронной цифровой подписи.
4. Подписание кадровых документов в электронном формате.

При регистрации в Saby Staff соискатель предоставляет список оригинальных документов для оформления на работу. Система распознает данные без ручного ввода. Управляющему достаточно загрузить фото документов. Данные распознаются и отображаются в системе. 

По завершении загрузки данных руководитель проводит проверку физического лица, не переходя в базы МВД, ФНС, ССП. Saby Staff выводит результат проверки на экране или высылает уведомление в 1С. 

С таким функционалом сеть не рискует столкнуться с возможными штрафами. Например, если принять на работу по паспорту, который числится утерянным, работодатель не сможет отчитаться о приеме в госорганы и получит штраф. Если избрать руководителем фирмы человека, которому запрещено управлять бизнесом, налоговая откажет в смене руководителя.

Ниже представлен образец, как выглядит окно оформления сотрудника. 

На завершающем этапе Saby Staff формирует пакет документов: заявление о приеме на работу, уведомление о КЭДО, согласие на КЭДО, трудовой договор, приказ о приеме, должностную инструкцию — и подбирает пакет локально-нормативных актов по организации и  должности работника.

При получении доступа в личный кабинет в Saby Staff соискатель подписывает согласие на КЭДО и электронное взаимодействие, получает УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись).

Оформление в штат «Додо Пиццы» при КЭДО происходит по тем же правилам, что прием на бумаге. Важнейшее отличие от привычного бумажного оформления — это скорость. Вышеописанный процесс по оформлению документов на прием сотрудника в «Додо Пиццу» занимает около 1 минуты. Ранее тайминг составлял почти в 30 раз больше. 

Автоматизация «Додо Пиццы» за пределами найма

Кроме того что управляющие экономят рабочие часы на документацию по приему или увольнению сотрудников, система КЭДО содержит в себе и другие полезные функции для работы с персоналом в сети ресторанов быстрого питания:

1. Изменение персональных данных.
2. Отпуск ежегодный.
3. Отпуск за свой счет.
4. Отпуск по беременности и родам.
5. Отпуск по уходу за ребенком.
6. Расторжение и  заключение ученического договора.
7. Перевод сотрудников в должности.
8. Оформление справок.

Вероника Зубова, административный директор «Додо Пиццы»: 
«Очень нравится, что с Saby весь кадровый документооборот максимально прозрачен: и сам сотрудник, и HR-специалист онлайн видят актуальные статусы документов. За счет этого документооборот стал очень быстрым. Запустив КЭДО, «Додо Пицца» точно стала еще более эффективной как бизнес и привлекательной как работодатель».