Как управлять фондом оплаты труда

Предприниматели часто задаются вопросами:

• Какую долю в выручке должен составлять фонд оплаты труда?
• Как контролировать его рост?
• Какими должны быть переменная и фиксированная часть оплаты и как это связано с финансовым результатом компании?

Об этом Ирина Екимовских и HR-директор компании «Комус» Елена Северюхина поговорили на совместном прямом эфире. Делимся основными тезисами в статье.

Размер ФОТ

Доля ФОТ в выручке зависит от типа бизнеса. Например, для высокоинтеллектуальных консалтинговых, экспертных и сервисных бизнесов он может быть до 70% от выручки — это норма. Но важно правильно выстраивать структуру организации ФОТ. Вот распространенные варианты:

1. «Медиана» — все сотрудники получают среднюю зарплату по рынку труда.
2. «Бек и фронт» — те, кто напрямую контактирует с клиентом, работают в дорогой локации, остальные в дешевой локации, за счет этого компания экономит на ФОТ.
3. «Растяжка» — простые работы выполняют практиканты и стажеры за минимальную плату, а топ-менеджеры получают, возможно, даже выше рынка.

Для производственно-торговых компаний норма ФОТ — от 18% до 21% выручки со всеми взносами и расходами.

Как оптимизировать расходы

Есть тренд на гибкие формы занятости, такие как платформенная занятость с привлечением самозанятых. Например, так работают специалисты на складах Wildberries. Самозанятые не являются сотрудниками и сами платят налог 6%. Много производственно-логистических компаний переводят физический операционный труд, а иногда и интеллектуальный, на самозанятых и оплачивают из услуги.

Но в этой схеме есть риски. Если самозанятый работает только с одной компанией и имеет один источник дохода, а компания платит регулярно одинаковую сумму, высока вероятность, что договор переквалифицируют в трудовой. Поэтому при работе с самозанятыми важно стимулировать их работать с несколькими заказчиками, проводить оплату в разные дни и разными суммами, качественно составлять закрывающие документы и отчеты.

Почему растет ФОТ

С ростом компании увеличивается ФОТ. При выручке до 2 млрд ₽ компания, как малый бизнес, платит страховые взносы 15% с зарплаты, включая НДФЛ. При выручке свыше 2 млрд ₽ страховые взносы увеличиваются до 30%. Это нужно учитывать, планируя рост.

Когда компания с выручкой больше 1 млрд ₽ нанимает топ-менеджеров, ФОТ начинает расти быстрее выручки. Как правило, в этот период собственник нацеливается на какую-то среднесрочную 3–5-летнюю стратегию и хочет выйти из операционных процессов. Если раньше он сам руководил сотрудниками с зарплатой 50-100 тыс. ₽, то теперь ему нужны управленцы C-level. Для этого нужен фонд оплаты труда 1-1,2 млн ₽. Таким образом темпы роста ФОТ начинают опережать темпы прироста выручки и чистой прибыли.

В момент роста числа топ-менеджеров нужно следить за:

1) Качеством нанимаемых сотрудников.

2) Производительностью труда. Топ-менеджерам как команде после полугода адаптации в компании можно поставить годовые показатели — прибыль на человека и выручка на человека. Выручка на человека показывает, как компания растет по доле рынка, а прибыль на человека — это показатель эффективности процессов. Хороший топ-менеджер за год окупится, если поставить ему соответствующие задачи.

Решение предпринимателя инвестировать в людей должно быть осознанным и управляемым. Эффективность отслеживается через два показателя: прирост доли рынка и прирост или восстановление чистой прибыли.

Структура ФОТ

Затраты на ФОТ можно по-разному структурировать. Например, продавать может маркетинг, который приводит лиды, и тогда не нужен большой штат продажников, а нужны операторы для обработки лидов. Продавать может сам собственник или два-три работника, а дальше переходить к документообороту. Таким образом, расходы можно перекладывать между разными структурами, между гибкой занятостью и постоянной, по-разному выстраивая каналы продаж.

Есть норма, что административные расходы в выручке должны составлять 10%. Расходы на зарплаты коммерческого отдела — менеджеров по продажам, супервайзеров и т.д. — в среднем составляют 9–10% выручки, работников производства и логистики — примерно 2%.

Норма управляемости операционным персоналом — 10–30 человек; экспедиторов, операторов по документообороту и бухгалтерии — до 15 человек, высококвалифицированных специалистов — от 6 до 12.

Как контролировать ФОТ

До 2022 года многие компании следили за показателями производительности труда, такими как доля фонда оплаты труда; зарплатоемкость, то есть рубль зарплаты на человека; прибыль и выручка на человека.

После 2022 года произошли изменения в ценообразовании. Рост выручки не всегда указывал на то, что люди хорошо работали, просто случился ажиотаж, инфляция, и затраты на какое-то время отстали от роста выручки. Поэтому более показательными стали драйверы нагрузки: звонки на человека, активная клиентская база на человека, количество внесенных заявок.

В 2023 году многим, опять же, пришлось проинвестировать в фонд оплаты труда из-за кадрового голода, и рост затрат обогнал рост выручки, но это реалии, в которых мы живем. С одной стороны, надо привлекать людей, потому что их нет, и платить как минимум рыночную зарплату, инвестировать в соцпакет, учить руководителей работать с удержанием сотрудников, а с другой стороны — четко следить за результативностью и производительностью.

Раз в месяц важно анализировать производительность труда по объектам/направлениям. Если где-то вы видите отклонение, то обсуждать с руководителем, что произошло и какие шаги надо запланировать.

Как оценить производительность труда:

1. Операционные задачи — следить за эффективностью нагрузки и производительностью.

2. Сервисы внутри компании — понимать, кто заказчик сервиса, какой должен быть результат и на что он повлияет. Соответственно, ставить задачи и контролировать качество выполнения.

   Пример — внедрение ИТ-решений. При продуктовом подходе контролируем «сжигание» бэклога задач. При классическом проектном менеджменте — прохождение этапов, качество и сроки выполнения задач.

3. Интеллектуальный труд — нельзя измерить напрямую, поэтому работу управленцев оцениваем через систему SMART-задач, контроль прибыли и выручки.

Как запланировать ФОТ

Например, в «Комусе» бюджет составляет департамент экономики и финансов на уровне факта прошлого года, плюс закладывает драйверы экономического развития. Особенно тщательно в компании продолжают следить за рабочим персоналом, потому что там сейчас самый большой дефицит кадров.

В случае проектной деятельности стоит выделить затраты проекта, включая ФОТ, и сделать бюджетирование проекта под конкретные задачи и сроки.

Планируя новые позиции или изменение функционала и оплаты текущих сотрудников важно отслеживать долю ФОТ в структуре выручки и при непропорциональном увеличении искать пути оптимизации.