Как RPA-роботы избавляют бизнес от рутины и когда стоит их внедрять

От игрушки к инструменту

Хотя об RPA (Robotic Process Automation) повсеместно заговорили только в последние годы, программные роботы существовали еще в эпоху Windows 98. Они уже тогда помогали автоматизировать простейшие действия в Excel и на рабочем столе. Но на тот момент казалось, что это просто технологическая игрушка — полезная, но локальная.

Настоящий ренессанс этих решений начался примерно в 2016–2018 годах, когда крупные консалтинговые агентства подтвердили их эффективность, а продукты вроде румынского UiPath попали в лидеры квадранта Gartner. Сегодня же RPA  — это мощный инструмент, который используют и корпорации, и малый бизнес для автоматизации повседневной рутины.

Когда нужен робот, а не программист

Программных роботов имеет смысл внедрять в тех случаях, когда требуется автоматизировать кросс-системные процессы. Например, когда для обработки входящих платежных документов сотруднику необходимо последовательно работать с почтовым клиентом, бухгалтерской системой и табличными редакторами. Традиционный подход, предполагающий разработку интеграционных решений и доработку прикладного программного обеспечения, сталкивается с существенными ограничениями: высокой стоимостью реализации, длительными сроками внедрения и необходимостью привлечения квалифицированных разработчиков.

Преимущество RPA в том, что базовый робот настраивается интуитивно — чаще всего это под силу даже пользователю без навыков программирования. Если нужна гибкость и логика посложнее, пригодятся базовые знания Excel и логических операторов. Все как в классическом Visio: собираешь визуальную схему из блоков, добавляешь условия — и запускаешь робота в работу.

Робот — это не замена полноценной системы, но временное (а иногда и вполне стабильное) решение, которое можно внедрить быстро и без глобальных изменений ИТ-структуры. Особенно если речь идет о задачах, где нет смысла в долгом программировании, а результат нужен был «вчера». Переложив такие задачи на робота, можно высвободить время и переключиться на высокоинтеллектуальные задачи.

В каких случаях используют RPA:

• Рутинные и повторяемые задачи.
• Интеграция с системами без API.
• Жестко регламентированные процессы.

В каких случаях RPA не подходит:

• Процесс требует творческого подхода или сложного анализа.
• Правила часто меняются (робот требует постоянной доработки).

Правда, современные RPA-решения не стоят на месте и, за счет наличия встроенных ML-моделей и AI-платформ, позволяют решать уже и более сложные когнитивные задачи.

Из практики: от сверок до мониторинга тендеров

За последние годы мы автоматизировали десятки задач с помощью RPA. Вот три самых показательных кейса:

1. Формирование актов сверки

Это классическая боль бухгалтерии. Особенно в компаниях с сотнями контрагентов и внушительным ландшафтом учетных систем. Робот заходит в систему, выгружает данные, ищет e-mail нужного контрагента, отправляет акт сверки и ждет ответ. Потом сверяет полученные файлы и, в зависимости от результата, либо закрывает задачу, либо сообщает бухгалтеру о расхождениях. Все это без участия человека — 24/7, без ошибок и больничных.

2. Анализ сведений о контрагентах

Другой кейс — проверка данных в открытых источниках. Например, по ИНН клиента робот может зайти на сайт «СПАРК-Интерфакс», найти компанию и сравнить сведения с внутренней учетной системой. Если данные расходятся — приходит уведомление: «Проверьте контрагента, что-то не так».

3. Мониторинг сайтов и тендерных площадок

Для крупного бизнеса можно автоматизировать сбор тендеров по ключевым запросам на разных площадках. У малого бизнеса популярны роботы, которые анализируют цены конкурентов на маркетплейсах — пусть это и можно сделать иначе, но готовое решение с ботом иногда оказывается проще и дешевле.

Робот как must-have

Сегодня программные роботы — не фантастика и не прихоть, а инструмент, который может пригодиться любой компании, где есть повторяющиеся задачи и нехватка рук. Отправка одинаковых писем, обновление таблиц, сбор данных — все это можно переложить на электронную «голову», хорошо взаимодействующую с актуальными ИИ-моделями. Ее не нужно кормить, она не берет отпуск и не забывает, что делала вчера.

При этом RPA — не панацея. Если задача сложная, с большим объемом данных или требует глубокой интеграции между системами, лучше идти по пути полноценной автоматизации. Но если автоматизировать нужно здесь и сейчас, без глобальной перестройки, то робот — лучший друг.