Как WMS помогает управлять несоответствиями на складе

Какие типичные нарушения возникают в работе склада

Складская логистика представляет собой систему, включающую множество взаимосвязанных процессов и эффективность этой системы напрямую зависит от согласованности и контроля действий всех отделов компании. Однако, на практике, неизбежно возникают несоответствия, которые могут привести к задержкам, дополнительным расходам и снижению уровня обслуживания клиентов. Управление несоответствиями — это процесс выявления, документирования, анализа и устранения ошибок или отклонений от установленных в компании и законодательством стандартов или процедур.

Несоответствия в складской логистике могут быть значительными и затрагивать различные аспекты деятельности, давайте рассмотрим типичные нарушения на складе:

• Несоответствие запасов фактическим потребностям.
  Избыток или недостаток товара может быть вызван ошибками в планировании, не верном прогнозировании спроса, отсутствии координации в управлении подразделениями. Проще говоря, это несоответствия количества — разница между фактическим количеством товаров на складе и количеством, зафиксированным в учетной системе. Если работа не автоматизирована, а бизнес растет, появление подобных несоответствий неизбежны.
• Несоответствие  товаров требованиям по качеству и безопасности.
  Ненадлежащее хранение, транспортировка или обращение с заказами могут привести к повреждениям, что влечет за собой финансовые потери и дополнительные затраты на ремонт, утилизацию или возврат товара поставщикам. Поэтому важно установить четкие процедуры входного контроля и фиксировать данные в записях, вести учет соблюдения параметров влажности и температуры для хранения определенных категорий товаров (пищевые продукты, медицинские товары, лекарства и т.п.), проводить дополнительные осмотры перед отгрузкой, причем не только визуальный осмотр, но и оценка соответствия сопроводительной документации, следить за сроками годности, применять принцип FIFO (First in- First out/Первым пришел-первым ушел), здесь важно установить прозрачную систему прослеживаемости, вручную это сделать крайне сложно. Качественный товар при несоблюдении требований к его хранению и транспортировке может стать не безопасным для потребителя, для определенной категории товаров это критичный фактор.
• Несоответствие в обработке заказа.
  Неэффективная организация труда, недостаточная квалификация персонала, устаревшее оборудование или несогласованность процессов могут привести к задержкам в сборке, упаковке и отправке заказов. Отсутствие маркировки, системного подхода к проведению инвентаризаций затрудняют поиск нужного товара, особенно в режиме авралов и сезонных пиков, это снижает эффективность работы склада, как итог задержки в приемке, отгрузке или перемещении товаров, то есть компания неизбежно будет нести дополнительные потери и издержки в виду возникновения несоответствий по времени.

Как управлять несоответствиями

В управлении несоответствиями на складе важно применять системный подход согласно следующего алгоритма:

1. Идентификация несоответствия, например: ошибочно поставленные, поврежденные, недостающие, просроченные, немаркированные товары идентифицируются по соответствующим группам, далее определяется тип несоответствия  (по качеству, по количеству, по времени).
2. Документирование несоответствия, заполнение отчета о несоответствии, включая все необходимые данные (дата и время обнаружения, место, тип несоответствия, количество несоответствующих товаров, фотографии или видео как свидетельства). Здесь важно соблюдать стандарт или процедуру, то есть ее нужно разработать. В случае автоматизации система, например, WMS (Warehouse Management System/ Система управления складом) самостоятельно собирает статистику и предоставляет данные за любой период времени в виде нужного отчета, сама ставит задачи персоналу и контролирует ход выполнения, минимизирует возникновение ошибок.
3. Анализ и классификация несоответствия (например, значительное — опасность для здоровья, безопасности, окружающей среды, влияет на качество продукции, срок годности) и незначительное, которое не оказывает тотального влияния на процесс или конечного потребителя, но является нарушением принятых стандартов и регламентов в компании, ошибки и переделывания в виду человеческого фактора.
4. Анализ корневых причин возникновения несоответствия, эффективный инструмент для бизнеса это RCA (Root Case Analysis), например: производственный брак, отсутствие входного контроля качества, транспортные повреждения, ошибки в работе персонала — это важнейший этап в рамках процесса управления несоответствиями, потому что недостаточно знать и проблемах, важно понимать откуда они взялись и минимизировать риски повторения в будущем.
5. Разработка коррекций и корректирующих действий (утилизация, возврат поставщику, исправление, перемещение на изолированную зону, продажа со скидкой). Важно ввести эти процедуры, потому что в случае коррекций (своевременного устранения несоответствия «на месте», без необходимости выделять бюджет или привлекать дополнительные ресурсы для устранения) компания экономит время. В случае возникновения серьезных нарушений потребуются уже корректирующие действия, необходимо предупредить появление этого несоответствия снова, автоматизация позволяет в этом случае собирать статистику и строить прогнозы на основе реальных данных.
6. Контроль исправления (назначение ответственного сотрудника за разработанные мероприятия по устранению несоответствий, верификация). Какие–то несоответствия можно устранить незамедлительно в рамках коррекций, какие-то потребуют дополнительного времени и ресурсов — это корректирующие действия и важно контролировать выполнение, то есть осуществлять верификацию. Многие компании упускают этот важный пункт и осуществляют «контроль ради контроля», такого быть не должно.

Современные технологии играют важную роль в эффективном управлении несоответствиями склада. Можно использовать доступные инструменты комплексно, например, RFID-метки и автоматизацию процессов, системы видеонаблюдения, чтобы выявлять ошибки и нарушения в работе.

А можно автоматизировать работу склада при помощи WMS и получить результат, потому что несоответствия будут не просто фиксироваться, но и своевременно исправляться, учет и мониторинг всегда будут доступны для принятия эффективных управленческих решений.

Какие бывают ключевые причины возникновения несоответствий  и стратегии их устранения

Система управления складом может отслеживать несоответствия, которые возникают на складе, такие как поврежденные товары, неверно отгруженные товары, ошибки в инвентаризации и т.д., вести записи о каждом несоответствии, включая дату, время, место, тип и описание с указанием ответственного. Важно отметить также следующий этап — WMS будет анализировать данные о несоответствиях, чтобы выявить тенденции и найти причины возникновения ошибок, можно настроить оповещения о несоответствиях, чтобы сотрудники могли быстро реагировать на проблемы и помочь в управлении процессами исправления, например, возврата товаров, замены поврежденных товаров или переупаковки.

Система может создавать отчеты о несоответствиях, чтобы проанализировать их и улучшить процессы на складе.

В качестве примера приведу использование AS WMS для управления несоответствиями:

в части контроля может использоваться для отслеживания и документирования результатов проверок качества товаров, в части управление возвратами может помочь в обработке возвратов товаров, отслеживая их движение по складу и документируя причины возврата. В части управления инвентаризацией — использоваться для обнаружения и исправления ошибок в инвентаризации, например, недостачи или избытка товаров.

Есть несколько ключевых причин возникновения несоответствий:

1. Влияние человеческого фактора, это самая распространенная причина — ошибки при приемке, инвентаризации, упаковке или маркировке товара. Это происходит вследствие недостаточного уровня стандартизации деятельности, низкой производственной дисциплины и отсутствия корпоративной культуры.
2. Возникшие технические проблемы: неисправность оборудования в виду отсутствия системного управления техобслуживанием и ремонтом, программные сбои, недостаточная автоматизация процессов. Здесь ключевыми причинами могут выступать такие факторы как отсутствие системного контроля за работой оборудования, отсутствие графиков ППР (планово-предупредительных ремонтов), системы ТОиР (тех.обслуживания и ремонта).
3. Появление внешних факторов: погодные условия, транспортные задержки, изменения спроса, глобальные изменения в политике и экономике. На эти факторы повлиять никак нельзя, но можно оценить риски и быть готовыми, например, в рамках анализа SWOT (Strengths/сильные стороны, weaknesses/слабые стороны, opportunities/возможности, threats/ угрозы).

Эффективное управление несоответствиями включает в себя, как правило, комплекс следующих мер:

• профилактика
  Профилактические работы очень важны, потому что это превентивные меры или предупреждающие действия для возникновения несоответствий. Первостепенно это стандартизация — внедрение четких стандартов и процедур для всех складских операций, разработка SOP (Standard Operation Procedure), необходимо регламентировать все процедуры по управлению несоответствиями, далее важно определить роли и обязанности сотрудников в случае возникновения инцидентов, вести записи и мониторинг, связанные с несоответствиями.
  Также соблюдать выполнение регулярной инвентаризации, обновлять требования системы контроля качества, оценивать прозрачность системы прослеживаемости.
• регулярное обучение и аттестация персонала
  Недостаточно разработать регламенты работы, необходимо вовлекать персонал и периодически оценивать их навыки и компетенции. Необходимо вести мониторинг выполнения ключевых показателей эффективности (KPI) и работать над системой мотивации.
• анализ причин
  Надо регулярно проводить анализ причин возникновения несоответствий, чтобы своевременно выявлять тенденции и слабые места в системе управления несоответствиями, разрабатывать меры по предотвращению повторения ошибок. Анализ корневых причин нарушений в работе склада играет важную роль, необходимо отметить, что он должен проводиться в рамках системного подхода, учитывая взаимосвязь различных элементов склада, таких как персонал, процессы, технологии, инфраструктура.
• мониторинг и контроль
  В рамках системного подхода мониторинг и контроль играют важную роль, необходимо вести  статистику несоответствий, отслеживать количество, типы, причины, проводить регулярные проверки и фиксировать эффективность мер по их предотвращению, чтобы своевременно вносить коррективы в работу склада.

Эффективное функционирование склада является ключевым фактором успеха для любой компании, занимающейся производством, торговлей или логистикой. Нарушения в работе склада могут привести к значительным финансовым потерям, задержкам поставок и потере репутации. Поэтому выявление и анализ корневых причин таких нарушений приобретает первостепенное значение для обеспечения бесперебойной работы предприятия.

Какие методы можно использовать для анализа причин несоответствий

Анализ причин нарушений в работе склада является сложным, но необходимым процессом для обеспечения стабильной и эффективной работы предприятия.

Системный подход, использование различных аналитических методов и постоянное совершенствование процессов и технологий позволяют минимизировать риски, повысить эффективность работы склада и обеспечить удовлетворенность клиентов. Управление несоответствиями позволяет повысить точность складских операций, снизить риски и финансовые потери, улучшить уровень обслуживания клиентов, повысить конкурентоспособность компании.

Для выявления и анализа корневых причин нарушений в работе склада можно использовать различные методы, в том числе и из практики бережливого производства:

• Анализ «5 почему» (проводится рабочей группой, в процессе удается найти корневую причину возникшего несоответствия и найти наиболее оптимальное решение);
• система «5S» (довольно часто используется в складской логистике и представляет собой «стандарт рабочего места», дисциплинирует персонал и минимизирует потери времени);
• диаграмма Исикавы (рыбья кость) или визуальное представление возможных причин проблемы, сгруппированных по категориям;
• SWOT-анализ, анализ сильных и слабых сторон склада, а также возможностей и угроз, которые могут повлиять на его работу в условиях неопределенности.

Важно установить четкие правила и процедуры по управлению несоответствиями, обеспечить доступность информации для всех сотрудников, проводить регулярные обучения по управлению несоответствиями.

Все это — культура качества, где сотрудники заинтересованы в выявлении и исправлении несоответствий, потому что управление несоответствиями на складе — это непрерывный процесс, который требует постоянного внимания и улучшения. Автоматизация при помощи WMS значительно экономит время и бюджет, потому что ведет аналитику и мониторинг данных, формирует необходимую отчетность, а главное — минимизирует риски возникновения дорогостоящих ошибок.