Когда нужно перевыпускать электронную подпись

В сфере электронной подписи (ЭП) много специфических терминов. Чтобы вам не нужно было отвлекаться на поиски определений, начнем с краткого обзора основных понятий. Разберемся вместе:

• Речь пойдет про усиленные виды электронной подписи (УНЭП и УКЭП). Обе выдаются через специальную организацию — удостоверяющий центр (УЦ).
• Удостоверяющий центр — организация, которая имеет право выпускать сертификаты электронной подписи юридическим и физическим лицам.
• Сертификат электронной подписи — электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром либо доверенным лицом УЦ. Он подтверждает принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата. 

Если вы еще новичок в этой сфере, рекомендуем прочитать статью «10 популярных вопросов об электронной подписи».

С теорией разобрались, теперь рассмотрим основные кейсы, когда сертификат электронной подписи нужно перевыпускать и как это сделать. 

Окончание срока действия электронной подписи

Срок действия сертификата электронной подписи обычно составляет 12 или 15 месяцев — зависит от правил удостоверяющего центра. Когда срок истекает, пользоваться подписью уже нельзя, и сертификат нужно перевыпустить. Но документы, подписанные в период действия сертификата, сохраняют свою юридическую силу. Даже если срок сертификата закончился, это не влияет на уже подписанные файлы.

Можно ли перевыпустить сертификат заранее? Да, закон это позволяет.

Если сертификат уже истек, для выпуска нового потребуется снова проходить идентификацию. Поэтому рекомендуем не откладывать и обновить сертификат заранее.

Смена фамилии, имени или отчества

Имеет ли юридическую силу электронная подпись после смены ФИО? Вопрос неоднозначный. С одной стороны, в новом паспорте есть информация о предыдущих данных, и это подтверждает вашу личность. С другой — данные в сертификате должны полностью совпадать с документами. Если в сертификате указаны старые ФИО, это может создать правовые риски. Например, кто-то может оспорить вашу подпись в суде, а сделки — признать недействительными. Мы рекомендуем не идти на сознательный риск и перевыпускать сертификат, если ваши данные меняются.

Потеря или смена носителя электронной подписи

Носитель электронной подписи — это место, где она хранится: USB-токен, мобильный телефон или облако. Подробнее о носителях ЭП можете прочитать здесь.

Токены иногда теряются, а устройства, где хранится подпись, обновляются или меняются — и тогда сертификат необходимо будет перевыпустить. А еще важно следить, чтобы доступ к носителю был только у вас. Если в этом есть хотя бы малейшее сомнение, лучше отозвать сертификат и выпустить новый. 

Удаление приложения или незнание пароля

Есть несколько ситуаций, когда при использовании мобильной ЭП без перевыпуска сертификата не обойтись:

• Вы удалили мобильное приложение, где хранилась подпись;
• Забыли пароль или код доступа к приложению;
• Аннулировали сертификат электронной подписи.

В этих случаях доступ к прежнему сертификату теряется, и даже специалист техподдержки не сможет его восстановить. Это мера защиты от мошенников. Чтобы продолжить использовать ЭП, вам нужно будет снова пройти идентификацию личности и перевыпустить сертификат. 

Как перевыпустить электронную подпись

Перевыпустить УКЭП и УНЭП можно двумя способами: 

1. Использовать действующий сертификат. В таком случае перевыпустить ЭП можно онлайн. 
2. Пройти повторную идентификацию. В случае с УКЭП это нужно будет сделать очно. Представитель аккредитованного удостоверяющего центра при личной встрече сравнит фото из паспорта с внешностью заявителя, уточнит данные и проверит их через государственную систему. После успешной проверки будет выпущен новый сертификат УКЭП. Обновить УНЭП можно очно или через мобильное приложение, используя верифицированную учетную запись на Госуслугах.

Вывод

Перевыпуск электронной подписи помогает вести документооборот бизнеса в единой цифровой системе. Рекомендуем следить за сроком действия сертификата ЭП в мобильном приложении и своевременно его обновлять. Не удаляйте мобильное приложение с электронной подписью, относитесь ответственно к устройствам, на которых она хранится, а также используйте сложные пароли и не забывайте их.