Почему компаниям нужно подключать к TMS перевозчиков и получателей грузов

Чтобы программа для логистики раскрыла свой потенциал на 100%, применения ее возможностей только для сотрудников недостаточно. Максимальный эффект достигается тогда, когда система управления перевозками (TMS) становится единой средой для всех участников процесса — самой компании, ее перевозчиков и получателей грузов. Вовлечение партнеров в работу с TMS — это не опция, а важный фактор успеха.

Почему это необходимо

Подключая к TMS всех участников, предприятие превращает свою логистику из разрозненных процессов в единую, прозрачную и эффективно работающую систему. Это обеспечивает:

1. Прозрачность для всех участников. TMS устраняет информационный вакуум. Перевозчики получают доступ к деталям рейса, маршрутным листам и электронным документам в одном месте. Получатели могут в реальном времени отслеживать статус груза, видеть расчетное время прибытия и получать уведомления об изменениях. Это повышает доверие и сокращает количество звонков с вопросами «где моя машина?».
2. Ускорение процессов. Масса рутинных операций, которые ранее требовали звонков, писем или сообщений в мессенджерах, автоматизируется. Передача заявок, согласование условий, обмен документами — все это происходит в рамках одной системы. Для перевозчиков это означает предсказуемость и доступность заказчика, ускоренный документооборот и, как следствие, более быструю оплату рейсов.
3. Снижение ошибок и человеческого фактора. Когда данные вводятся и обрабатываются в единой системе, риск ошибок, связанных с ручной передачей информации, снижается до минимума. Например, водитель не сможет потерять бумажную накладную, а логист — забыть отправить перевозчику информацию о работе склада разгрузки. Профессиональная программа для логистики делает процесс полностью прозрачным и управляемым.

• Выстраивание долгосрочных отношений. Предоставляя перевозчикам удобный личный кабинет и инструменты для работы, компания делает их лояльными. Надежные партнеры, которые ценят удобство, с высокой вероятностью будут работать лучше, их KPI вырастет, за ним подтянется SLA. То же касается и получателей грузов — клиентов компании:  возможность в любой момент получить точную информацию о своем грузе повышает удовлетворенность клиентов.

Потенциальные недостатки и риски внедрения TMS

Несмотря на очевидные преимущества, внедрение TMS-системы может иметь и свои сложности. Один из главных рисков — это сопротивление изменениям со стороны сотрудников и партнеров. Некоторые логисты и водители могут быть не готовы к переходу на новый формат работы, предпочитая привычные звонки и бумажные документы. Это может замедлить процесс адаптации и снизить общую эффективность системы на начальном этапе. Кроме того, успех зависит от качества обучения и поддержки, которые предоставляет разработчик программы для логистики, а также от уровня мотивации пользователей.

Еще один важный аспект — вопросы безопасности и качество передачи данных. Сбои связи и интернета могут осложнить работу диспетчеров и водителей, поэтому важен дополнительный источник данных о местонахождении транспорта помимо базового приложения для смартфона. Определенные TMS-системы оснащены функцией автодозвона. При нестабильном качестве интернета водителю поступают автозвонки, и он может голосом сообщить о своем местонахождении и статусе доставки. Данные затем передаются на рабочее место диспетчера. Это страхует пользователей от стресса, связанного с нестабильной работой системы.

Как вовлечь партнеров в работу с TMS

Компании-владельцы грузов должны не просто требовать, а мотивировать своих партнеров к переходу на новую программу для логистики.

• Демонстрируйте выгоды. Покажите перевозчикам, как TMS сократит их административные расходы и ускорит получение оплаты. Объясните получателям, как они смогут контролировать доставку своих грузов.
• Обеспечьте удобство и поддержку. Предоставьте простые и интуитивно понятные инструменты, такие как личный кабинет на веб-платформе и удобное мобильное приложение для водителей. Организуйте обучение и обеспечьте оперативную техническую поддержку на старте.
• Используйте принцип «win-win». Подчеркните, что новая система — это совместный проект, который сделает сотрудничество более эффективным и прозрачным для всех.

Как может помочь поставщик TMS-системы

Самостоятельно провести подключение и обучение для сотен перевозчиков и водителей может быть непросто. Именно здесь на помощь приходит профессиональный поставщик TMS-решения. Профессиональные разработчики платформ для логистики не просто предоставляют софт — они помогают клиентам наладить эффективное взаимодействие со всеми участниками логистической цепочки.

Разработчики TMS-систем могут помочь адаптировать логистов, перевозчиков и водителей к работе в нашей программе — большим помощником в этом будет интуитивно понятный интерфейс.

Вот как могут помочь в адаптации разработчики систем управления грузоперевозками:

• Дать готовые инструменты. Системы TMS предоставляют готовые инструменты для разных специалистов. Личные кабинеты для корпоративных логистов, перевозчиков, получателей грузов и работников склада. Для водителей часто разрабатываются мобильные приложения, которые позволяют получать маршрутные задания, обновления и инструкции в онлайн-режиме. Такие инструменты обычно интуитивно понятны — это снижает время адаптации и упрощает начало работы.
• Предложить обучение и техническую поддержку пользователей. Это особенно важно для тех, кто раньше не сталкивался с подобными системами: обучение помогает быстрее освоить базовые функции и снизить риск ошибок при работе.
• Мотивировать водителей. Для водителей TMS может заменить часть телефонных звонков и сообщений от диспетчеров: необходимая информация поступает напрямую в приложение. Это снижает количество отвлекающих факторов и позволяет уделять больше внимания управлению транспортным средством. Однако следует учитывать, что полное привыкание к такому формату может требовать времени, а сбои связи или технические неполадки способны осложнить процесс.
• Обеспечить юридическую чистоту и безопасность. С точки зрения этих аспектов, профессиональные программы для логистики учитывают требования к документообороту (например, работу с ЭТрН, ЭДО) и нормы закона № 152-ФЗ о персональных данных. При этом важно понимать, что соблюдение всех правил зависит не только от самой системы, но и от правильных настроек и дисциплины пользователей.

Благодаря поддержке разработчиков TMS, компания может представить внедрение TMS не как требование, а как обоюдно выгодное предложение, которое сделает их общее сотрудничество с партнерами более эффективным, прозрачным и современным.