Как можно повысить эффективность управления апарт-отелями и гостиницами

Эффективное управления гостиницей — этo про принятие оптимальных управленческих решений. Эти решения принимают люди, и всегда будут принимать, если мы говорим о сфере гостеприимства. Другое дело, что с развитием информационных систем уровень принятия решения повышается, менеджерам управляющей компании предоставляется все больше данных и в более удобной для восприятия форме, что повышает качество самих решений. Важна гибкость предоставляемых инструментов. Сегодня, как никогда, ценится умение оперативно реагировать на внешние обстоятельства.

Естественно, функционал продуктов включает весь спектр сбора, редактирования данных самого объекта, все, что нужно для быстрого и современного обслуживания гостей отеля, для качественной работы обслуживающего персонала, это базовый уровень любой профессиональной pms (система управления гостиницей). Все эти первичные данные обрабатываются, анализируются, формируют отчеты и прогнозы для управляющего, на основании которых и принимаются решения на следующие периоды.

Эффективное управление апарт-отелем — это все то, что было перечислено для гостиницы плюс учет особенностей взаимодействия УК со множеством собственников апартаментов (физических и юридических лиц).

Каким же должен быть программный продукт для более эффективного управления апарт-отелем в отличие от классического отеля?

Система управления апарт-отелем, в дополнение к управлению классическим отелем, должна:

• управлять не только основными ресурсами (апартаментами), но и парковочными местами, офисами, камерами хранения и т.п.;
• создавать и вести базы собственников (физических и юридических лиц) и арендаторов;
• осуществлять программы реноваций номерного фонда, рассчитывать  рейтинг по доходности и загрузке апартаментов;
• вести учет комплектации апартаментов;
  разделять номерной фонд на сегменты по срокам аренды (краткосрок, среднесрок, долгосрок);
• интегрироваться с бухгалтерским и управленческим учетом;
• иметь личный кабинет собственника, где формируются отчеты для инвесторов и т.п.

Известно, что ничего нет хуже «кусочной» инфраструктуры. На базе же цифровой платформы организуется единое рабочее пространство для всех служб коммерческого объекта.

Какой минимальный и максимальный номерной фонд может быть интегрирован в такую цифровую платформу и как это отражается на стоимости внедрения?

Номерной фонд может быть любым от 1 номера, до нескольких тысяч номеров. Это напрямую отражается на стоимости пользования самим программным обеспечением, потому что ценообразование зависит от количества автоматизируемых юнитов. Безусловно отражается и на стоимости внедрения, потому что основное количество часов при установке и запуске ПО — это консультации пользователей по работе с программой. Если у вас 3 номера, то думаю, что пользователей будет всего один-два. А если номеров порядка тысячи, то и сотрудников, пользующихся программой, будет несколько десятков. Стоимость внедрения будет зависеть от количества настраиваемых интерфейсов с внешними системами и от количества дней, планируемых для консультаций пользователей.

Потенциальными заказчиками таких систем являются девелоперы, управляющие компании и гостиничные операторы, в управлении которых находятся апарт-отели, сервисные апартаменты, сетевые отели с различным форматом проживания, коливинги, бизнес-центры, дополненные жилыми апартаментами для размещения сотрудников компаний.

Поскольку рынок сервисных апартаментов очень молодой, происходит некий взаимообмен между технологичным решением и заказчиком. В какой-то степени  профессиональная система управления, может «подсказать» как организовать работу для новичков в бизнесе. Благодаря постоянно нарастающему количеству клиентов, система расширяет функциональность, делает ее еще более универсальной и даеть возможность заказчикам использовать интересный функционал соседа на своей площадке.

Что же касается классических отелей, то тенденция современного отельного продукта — уникальность предложения. Понятно, что работа с тарифами остается важным инструментом привлечения гостей, но наряду с этим постоянно возникают новые способы привлечения клиентов. Например, для поддержки работы отдела продаж существуют:

• динамические тарифы, помогающие управляющему установить оптимальные цены на категорию, период или конкретные даты;
• Channel manager, интегрированный с многочисленными ОТА (канал продаж в сети Интернет, который интегрирован с крупными онлайн-площадками — Booking.com, Expedia, Ostrovok.ru, Броневик, Академсервис и др. С помощью канала продаж можно выставлять определенную квоту номеров для продажи через эти площадки, что помогает регулировать загрузку отеля в автоматическом режиме);
• форма бронирования с сайта отеля, представляющая возможность формирования любого предложения гостю «от виртуальной стойки».

Еще одной задачей является интеграция со всем оборудованием отеля, начиная с выписки электронных карт-ключей, работа с кассами, POS-терминалами, заканчивая выгрузкой данных для контролирующих органов (ФМС, ФНС). Автоматизация этих интеграций и уменьшение стоимости обслуживания процессов повышает итоговую прибыль отеля. Интегрировать можно практически все, что имеет количественные характеристики и цену. От штучных товаров типа воды и сувениров, до комплексных мероприятий с арендой помещений и заказами кейтеринга.