Тейл закупки перевалили за 10%: как с этим справиться

В последние годы многие компании столкнулись с растущими затратами на общехозяйственные закупки, и порой они могут превышать 10% от общего объема расходов. Это явление, известное как «тэйл закупки», требует внимательного подхода и стратегического планирования. В данной статье мы рассмотрим, что такое тэйл закупки, почему они стали актуальной проблемой, и как предприятия могут эффективно справляться с этой ситуацией.

Тэйл закупки — это термин, который обозначает небольшую, но значимую часть закупок, состоящую из множества мелких поставщиков или товаров. Эти закупки могут казаться незначительными по отдельности, но в совокупности они составляют ощутимую долю затрат компании. Примеры включают офисные принадлежности, мелкий инструмент, расходные материалы и прочие товары, которые часто закупаются без должного контроля.

При этом тэйл закупки, характеризующиеся множеством мелких поставщиков и зачастую неэффективными процессами, становятся все более актуальной проблемой для многих компаний. 

Во-первых, увеличение числа поставщиков 

Современные компании часто работают с множеством мелких поставщиков, что создает сложности в управлении закупками. С одной стороны, разнообразие поставщиков является выгодным, так как оно позволяет выбирать лучшие условия и цены. Однако на практике это приводит и к определенным трудностям:

• Управление 
  Управление большим количеством поставщиков требует значительных временных и трудозатрат. Необходимость координации взаимодействия с каждым из них может перегружать сотрудников.
• Контроль затрат 
  Чем больше поставщиков, тем сложнее отслеживать и контролировать затраты. Это может привести к неэффективным расходам и превышению бюджета.
• Надежность и выстраивание цепочки поставок 
  Работа с множеством мелких поставщиков может повысить риски, связанные с качеством и надежностью поставок. Проблемы у одного из поставщиков могут негативно сказаться на всей цепочке поставок.

Во-вторых, недостаток аналитики 

Многие организации не ведут тщательный анализ своих закупок, что затрудняет выявление неэффективных расходов. Отсутствие аналитики выявляет такие риски, как: 

• Необоснованные расходы 
  Без анализа данных сложно понять, где происходят излишние траты. Это может привести к продолжению использования невыгодных контрактов или услуг.
• Отсутствие понимания тенденций 
  Без регулярного анализа закупок компании теряют возможность выявлять тренды и адаптироваться к изменениям на рынке, что может негативно сказаться на конкурентоспособности.
• Невозможность принятия обоснованных решений
  Недостаток данных делает принятие стратегических решений затруднительным. Без четкого понимания текущей ситуации сложно планировать будущее.

В-третьих, отсутствие стандартизации 

Разнообразие товаров и поставщиков часто приводит к неэффективным процессам и увеличению затрат. Отсутствие стандартизации в закупках может привести к:  

• Сложностям в управлении запасами
  Разные спецификации и характеристики товаров затрудняют управление запасами и могут приводить к избыточным запасам или дефициту.
• Неэффективности процессов 
  Без стандартизации закупочные процессы становятся менее прозрачными и менее предсказуемыми. Это может приводить к задержкам поставок и ошибкам в заказах.
• Увеличению затрат на обучение персонала 
  Сотрудники должны тратить больше времени на обучение работе с различными товарами и поставщиками, что увеличивает затраты на обучение и снижает общую производительность.

В-четвертых, неоптимизированные процессы

Часто закупки осуществляются без четкой стратегии, что приводит к нецелесообразным расходам и увеличенным трудозатратам. Не оптимизированные процессы не позволяют выстроить четкую стратегию закупок. В частности компании могут принимать спонтанные решения, что приводит к нецелесообразным расходам, росту невостребованных запасов и потере ресурсов. 

Процессы закупок могут занимать слишком много времени из-за отсутствия четких процедур и стандартов, что снижает общую эффективность работы. И, конечно, значительной потере ресурсов — неоптимизированные процессы приводят к превышению бюджета, так как расходы становятся непредсказуемыми и сложно контролируемыми.

Как оптимизировать тэйл закупки

Для начала необходимо провести анализ текущих затрат, что включает в себя тщательный сбор данных о закупках за последний год. Важно собрать все счета-фактуры, контракты и отчеты о расходах. 

Следующий шаг — классификация закупок на категории, такие как офисные принадлежности, оборудование и услуги. Это поможет выявить категории с наибольшими затратами. Также следует определить ключевые позиции — товары и услуги, которые составляют значительную долю расходов, и сосредоточиться на них для более эффективного управления. Анализ тенденций позволит изучить изменения затрат со временем и выявить сезонные колебания или тренды, а также выявить регулярные и разовые потребности для последующего планирования закупок.

Стандартизация товаров и услуг включает в себя разработку стандартов для закупаемых товаров и услуг, таких как спецификации и бренды. Создание внутреннего каталога разрешенных товаров и услуг, а также нормативов, ограничивающих возможный заказ,  упростит выбор и предотвратит спонтанные покупки. 

Внедрение технологий играет ключевую роль в оптимизации процесса закупок. Рассмотрение возможности внедрения ERP-системы или специализированного программного обеспечения для автоматизации процессов закупок и улучшения отчетности станет важным шагом. Интеграция с другими корпоративными системами, такими как бухгалтерия и учет товарного запаса, обеспечит бесшовный поток информации. Использование аналитических инструментов для отслеживания данных о закупках в реальном времени позволит быстро реагировать на изменения и корректировать стратегии.

Преимущества использования электронных площадок

1. Упрощение процесса закупок

Электронные площадки для коммерческих компаний, такие как Cooper.pro, предлагают интуитивно понятные интерфейсы и автоматизацию процессов, что позволяет быстро размещать заказы и управлять процессом закупки так, как нужно компании-покупателю. Это сокращает время, затрачиваемое на оформление документов и согласования, что особенно важно в условиях высокой конкурентной среды.

2. Доступ к широкой базе поставщиков

Использование электронных площадок открывает доступ к обширной базе поставщиков, что позволяет организациям находить расширить свою базу поставщиков и выбрать наиболее выгодные предложения и условия. Это способствует ускорению процесса и  снижению затрат поиск поставщиков собственными силами. 

3. Инструменты для анализа и мониторинга

Электронные площадки предлагают аналитические инструменты, которые позволяют отслеживать расходы, анализировать тенденции и выявлять возможности для экономии. С помощью таких инструментов можно легко оценить эффективность закупок и принимать обоснованные решения на основе данных.

4. Управление рисками

Система может предоставлять информацию о надежности поставщиков, их финансовом состоянии и репутации, что помогает избежать потенциальных проблем в будущем и выполнить требования Налогового кодекса о должной осмотрительности. Часто такие инструменты встроены в интерфейсы площадок, что позволяет покупателю и поставщику не трать дополнительные деньги на такие сервисы

5. Упрощение взаимодействия с поставщиками

ЭТП обеспечивают удобные встроенные каналы коммуникации между покупателями и поставщиками. Это упрощает процесс согласования условий, уточнения деталей заказов и решения возникающих вопросов.

6. Снижение административных затрат

Автоматизация процессов закупок позволяет сократить количество рутинной ручной работы и снизить вероятность ошибок, что в свою очередь уменьшает административные затраты. Это также освобождает сотрудников для выполнения более стратегических задач.

Тэйл закупки — это вызов, с которым сталкиваются многие компании, но с правильным подходом его можно преодолеть. Оптимизация процессов, использование технологий и обучение сотрудников помогут не только сократить затраты, но и повысить общую эффективность бизнеса. Важно помнить, что контроль над закупками — это не только вопрос экономии, но и стратегического управления ресурсами компании.

В связи с этим, использование электронных площадок становится важным шагом на пути к оптимизации тейл закупок. Эти платформы предоставляют необходимые инструменты для эффективного управления процессами закупок, позволяя компаниям не только снизить затраты, но и повысить качество обслуживания.