Налогообложение удаленных сотрудников в 2025 году: что нужно знать

С вступлением новых правил налогообложения для удаленных сотрудников в 2025 году, компании сталкиваются с рядом вопросов, как правильно вести учет и избегать налоговых рисков. Одна из самых актуальных тем — это использование самозанятых для выполнения определенных видов работ. Важно помнить, что самозанятые не могут заменять трудовых работников на постоянной основе, и такие отношения должны оставаться временными и ограниченными по времени. Рассмотрим, как правильно работать с удаленными сотрудниками и какие изменения стоит учесть.

1. Место работы: фактический адрес становится определяющим

Одним из ключевых изменений в 2025 году стало уточнение, что место работы сотрудника определяется не по адресу регистрации, а по фактическому местоположению, где он выполняет свои обязанности. Это особенно важно для компаний с удаленными сотрудниками, находящимися в разных регионах страны или за рубежом. Работодателю теперь нужно тщательно отслеживать местоположение сотрудников, чтобы правильно рассчитывать налоги.

Что это значит для работодателя?

• Необходимо учитывать, что ставка НДФЛ и страховых взносов зависит от региона, где находится сотрудник.
• Для сотрудников, работающих за рубежом, важно учитывать международные налоговые соглашения.

2. Фактическое место проживания сотрудника как основа для налогообложения

Теперь налоговая служба требует учета не только адреса регистрации, но и фактического места проживания сотрудника. Это значит, что компании придется вносить данные о местоположении сотрудников в расчеты НДФЛ и других налогов, что повлияет на общую налоговую нагрузку.

3. Самозанятые: правильное использование и ограничения

Использование самозанятых для разовых работ — законно. Но важно помнить: это НЕ замена постоянным трудовым отношениям.  

Попытки оформить постоянного работника как самозанятого — рискованная схема. Это может привести к доначислениям налогов, взносов, штрафам от ФНС и ГИТ, а также требованиям выплатить все положенные сотруднику компенсации (отпускные, больничные и т.д.).

В 2025 году стало очевидным, что самозанятые могут работать на временных или разовых проектах, но если такие отношения становятся долгосрочными или регулярными, это уже будет расцениваться как нарушение трудового законодательства.

Что важно учесть?

• Если компания решит использовать самозанятых, она должна понимать, что такие отношения должны быть краткосрочными и ограниченными по времени.
• Преимущество самозанятых в том, что они могут самостоятельно уплачивать налоги через приложение «Мой налог», освобождая работодателя от отчетности за них.
• Но если самозанятый работает на постоянной основе или выполняет основные функции компании, это уже может привести к правовым последствиям.

4. Налоговые риски: ошибки и их последствия

Использование самозанятых на постоянной основе может вызвать серьезные проблемы с налоговыми органами, а также привести к штрафам. Рассмотрим основные риски:

• Ошибки в определении места работы сотрудника. Если не отслеживать фактическое местоположение сотрудников, это приведет к неправильному расчету НДФЛ и других налогов с учетом региональных различий, что может вызвать штрафы и пени.
• Некорректное оформление самозанятых. Если самозанятый работает на постоянной основе, налоговые органы могут расценить это как нарушение трудовых отношений. Важно правильно оформлять договоры с самозанятыми, чтобы избежать штрафов.
• Ошибки в расчетах с иностранными сотрудниками. Для сотрудников, работающих за границей, важно учитывать международные налоговые соглашения, иначе могут возникнуть налоговые проблемы.

5. Как избежать налоговых рисков при учете удаленных сотрудников?

• Отслеживайте местоположение сотрудников. Регулярно обновляйте информацию о месте работы сотрудников и вовремя подавайте отчетность в налоговые органы.
• Используйте цифровые сервисы для учета. Для самозанятых и удаленных сотрудников применяйте современные электронные сервисы, которые помогают отслеживать налогообложение и сокращают вероятность ошибок.
• Периодически пересматривайте статус сотрудников. Важно регулярно проверять, не нарушаются ли условия для использования самозанятых, и правильно оформлять трудовые отношения с такими сотрудниками.

6. Вывод

С 2025 года налогообложение удаленных сотрудников стало более структурированным, но также появились новые риски, связанные с неправильным оформлением трудовых отношений. Самозанятые могут быть полезными для краткосрочных проектов, но использовать их вместо постоянных сотрудников — это неправильная практика, которая может привести к штрафам и другим юридическим последствиям. Внимательное отслеживание места работы, правильное оформление самозанятых и регулярные проверки позволят избежать налоговых рисков и обеспечить соблюдение законодательства.