От потери SharePoint к эффективной системе управления знаниями с KMS Gran
После прекращения работы SharePoint в России клиент столкнулся с хаосом в документации и ростом текучести кадров. Был начат отбор отечественных решений
Причина
В 2022 году IT-компания с распределенной командой из 20 человек лишилась стабильной работы SharePoint из‑за ухода Microsoft с российского рынка. Это вызвало цепочку проблем:
ограниченный доступ к корпоративной базе знаний;
резкий рост стоимости обслуживания;
сбои в интеграциях с другими сервисами;
фрагментация данных (документы в Google Docs, обсуждения в Telegram);
увеличение сроков онбординга новичков до нескольких недель;
рост текучести кадров из‑за неудобства работы с разрозненной информацией.
Стояла срочная задача — найти отечественную систему управления знаниями (KMS), которая:
во-первых, воспроизведет ключевые функции SharePoint (иерархическая структура, поиск, контроль доступа);
во-вторых, обеспечит хранение данных на территории РФ без риска внешних блокировок;
в-третьих, поддержит версионирование документов, аналитику просмотров и интеграцию с draw.io;
и, наконец, впишется в бюджет среднего бизнеса и предоставит пробный период для тестирования.
Как перешли на отечественную KMS‑систему: опыт внедрения Gran KMS в корпоративной среде
После масштабного отбора решений по критериям функциональности, безопасности и стоимости выбор клиента пал на Gran KMS. Это не просто база знаний организации, а полноценная платформа с AI-ассистентом, скриптингом для ветвящихся инструкций и аналитикой.
Если подробнее, то платформа сочетает:
- AI‑ассистента для ускоренного поиска релевантной информации;
- гибкий инструментарий для создания ветвящихся инструкций (скриптинг);
- детализированную аналитику использования знаний;
- интуитивно понятный интерфейс, знакомый пользователям Notion и SharePoint, но с фокусом на корпоративные нужды.
Ключевое отличие — полная импортонезависимость и соответствие требованиям российского законодательства в области информационной безопасности.
Этап 1. Аудит данных: фундамент успешного перехода
Первым и наиболее трудоемким этапом стал аудит существующего контента в SharePoint. За две недели команда:
- проанализировала более 5 000 документов;
- классифицировала материалы по типам (инструкции, регламенты, проекты, внутренние приказы);
- выделила ключевые тематические разделы и подкатегории;
- проверила актуальность всех гиперссылок и вложений;
- составила карту взаимосвязей между документами.
На этом этапе выявились системные проблемы: отсутствие четких метаданных у значительной части документов и дублирование информации. Для их решения внедрили единую систему тегирования и провели серию рабочих совещаний с владельцами контента.
Этап 2. Пробный период: тестирование в реальных условиях
Пилотный запуск позволил:
- развернуть тестовый контур системы;
- отработать интеграции (включая draw.io для визуализации процессов);
- настроить ролевую модель доступа для администраторов, редакторов и читателей;
- проверить производительность при одновременной работе всех пользователей.
Основные сложности касались задержек при загрузке крупных схем в draw.io и неоднозначности в разграничении прав для промежуточных ролей. Проблемы решили оптимизацией параметров кэширования и уточнением матриц доступа с учетом реальных бизнес‑процессов.
Этап 3. Обучение персонала: преодоление сопротивления изменениям
Неделя интенсивных мероприятий включала:
- четыре 90‑минутных вебинара с разбором типовых сценариев;
- запуск внутреннего чата поддержки.
Этап 4. Миграция контента: баланс автоматизации и ручной доработки
Недельная миграция данных прошла в несколько этапов:
- Экспорт документов через встроенный инструмент Gran KMS.
- Поэтапная загрузка контента по приоритетным разделам.
- Проверка целостности перенесенных файлов.
- Обновление внутренних ссылок на новые адреса ресурсов.
Проблемы с форматированием сложных таблиц и ошибками кодировки в старых документах потребовали ручной корректировки и применения специальных скриптов.
Этап 5. Доработка процессов: кастомизация под корпоративные нужды
Адаптация системы включала:
- настройку шаблонов документов под корпоративные стандарты;
- внедрение автоматических уведомлений о новых версиях инструкций;
- тестирование поискового модуля на релевантность выдачи;
- интеграцию с системой электронного документооборота;
- разработку аналитических дашбордов.
Точность поиска по узкоспециализированной терминологии была устранена пополнением словаря синонимов и обучением AI‑ассистента на корпоративных документах.
Этап 6. Полномасштабный запуск: финальный рывок
Однодневный запуск сопровождался:
- официальным объявлением о переходе на новую систему;
- отключением доступа к SharePoint (кроме архивных разделов);
- назначением ответственного за актуализацию базы знаний;
- организацией практически круглосуточной техподдержки на первой неделе работы.
Проект реализован практически за неделю с минимальным простоем бизнес‑процессов. Основные результаты:
- во-первых, снизилась текучесть кадров на 20%;
- во-вторых, процесс онбординга новых сотрудников ускорился вдвое;
- кроме того, система управления знаниями стала более эффективной: был отмечен рост активности сотрудников в обновлении базы знаний на 35 % (по числу правок);
- документация перестала теряться. Это позволило лучше структурировать и использовать накопленную информацию;
- наконец, компания получила полную стабилизацию работы с данными без рисков внешних ограничений.
Переход на Gran KMS стал не просто технической миграцией, а важным шагом в формировании культуры управления знаниями в компании. Система не только ускорила рабочие процессы, но и создала основу модели, где знания не теряются, а множатся.
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Контакты
Социальные сети