IT-aутсорсинг: когда компании пора передать разработку внешней команде

Даже крупные IT-отделы не всегда справляются с растущими задачами бизнеса. Бэклог переполнен, процессы согласований тормозят эксперименты, а быстро найти новых специалистов не получится. В таких случаях на помощь приходит аутсорсинг — возможность поручить разработку внешним экспертам и сократить путь от идеи до релиза.

Почему компании все чаще прибегают к аутсорсу

Рынок IT-аутсорсинга растет быстрыми темпами. Сегодня бизнес подключает внешние команды, чтобы ускорить разработку и получить доступ к редким компетенциям.

Если раньше аутсорс ассоциировался с поддержкой второстепенных задач, то сейчас это полноценный инструмент масштабирования. Компании ищут партнеров, которые понимают специфику отрасли, умеют работать гибко и могут взять на себя как задачи по дизайну и разработке, так и проектное управление.

Когда стоит подключать внешнюю команду

В корпоративной среде есть ситуации, когда подключение аутсорс-команды помогает придерживаться дедлайнов и сохранить фокус на ключевых продуктах.

Нужно быстро запустить пилотный проект. Во внутренних структурах новые инициативы часто тонут в согласованиях. Внешняя команда позволяет обойти бюрократию и проверить идею за считанные недели, не отвлекая штатных специалистов.

Внутренние ресурсы на пределе. Когда у инхаус-команды бэклог расписан на месяцы вперед, а результат нужен бизнесу сейчас, аутсорс-команда подключается в моменте и берет на себя часть задач без долгого найма.

Компания запускает новый продукт с нуля. Если проект не относится к core-направлениям или его успех не так очевиден, безопаснее передать его внешней команде. Так можно протестировать гипотезу, не отвлекая собственные ресурсы и не рискуя нарушить приоритеты.

Нужна редкая или узкая экспертиза. Некоторые направления разработки требуют особых компетенций, которых может не быть в штате. Аутсорс позволяет привлечь нужных специалистов ровно на тот срок, пока их опыт действительно нужен.

Почему инхаус-команды не всегда справляются

В корпорациях существуют стандартизированные процессы и долгие согласования, которые хорошо работают для стабильных систем, но тормозят запуск новых проектов. Более подробно о том, какие еще причины влияют на скорость запуска новых IT-продуктов, мы рассказывали в этом материале.

Внутренние IT-отделы сосредоточены на поддержке существующих продуктов. Команды годами работают в рамках определенной технологической культуры. Сотрудники становятся экспертами в узкой области, но могут испытывать нехватку навыков для решения новых задач.

Когда разработчики работают с одним и тем же стеком технологий на одном и том же продукте, работа превращается в рутину. Из-за этого снижается мотивация выходить за рамки привычных процессов. Если такого разработчика направить на проект с нетипичными для него техническими требованиями, это может привести к перегрузке и выгоранию. 

Найм новых специалистов решает проблему, но требует времени: поиск, адаптация и погружение в проект занимают от 3 до 6 месяцев, а для редких технологий — еще дольше. Даже сильная команда не всегда способна быстро закрыть новые компетенции.

Добавим к этому «bus factor» — зависимость от ключевых сотрудников, владеющих контекстом системы. Если один из них уходит, проект рискует остановиться.

Признаки, что проект пора передавать внешней команде 

Ниже — основные сигналы, что пора подключать внешнюю команду:

• сроки проекта постоянно сдвигаются, а приоритеты смещаются;
• задачи висят в работе месяцами, и «быстрых побед» не происходит;
• ключевые разработчики перегружены или задействованы в других направлениях;
• для новой функции или направления нет нужных компетенций;

Если узнаете свою ситуацию хотя бы в двух пунктах — пора рассмотреть аутсорс.

Как выстроить работу с аутсорс-командой

Мы писали отдельный гайд о том, как подружить инхаус-команду с аутсорсом. Там наш проектный менеджер выделяет 6 шагов:

Сначала нужно познакомить команды. Проведите общую встречу до начала работ: представьте команды, объясните роль каждой и обозначьте общие цели проекта. Также сформулируйте задачи и обсудите план, чтобы избежать недопонимания. 

После установите дедлайны и ключевые показатели для обеих команд, чтобы они работали синхронно и могли вовремя показывать результаты. Заранее проведите оценку рисков, чтобы предвидеть проблемы до их появления. Также выделите ответственных менеджеров для координации работы. 

Хорошей идеей будет создать отдельные чаты для заказчика и разработчиков. Это улучшит коммуникацию и поможет избежать путаницы в потоке информации. Например, мы в Purrweb на каждом проекте создаем общий чат с командой заказчика и нашей. Так все могут быстро обсудить вопросы и оставаться на связи.

Обеспечьте полный доступ к материалам проекта: трекерам задач, папкам с файлами, репозиториям кода и документации. Договоритесь использовать общую доску для отслеживания прогресса. 

Договоритесь о созвонах для обсуждения промежуточных результатов и сложных тем. Потому что иногда вопрос невозможно разрешить текстом. Главное — не замалчивать проблемы, а оперативно делиться ими на созвонах или в чате.

Внедрите цикл встреч, чтобы поддерживать ритм работы и прозрачность: ежедневные созвоны для синхронизации внутри команд, еженедельные викли с заказчиком.

Если аутсорс-команда нужна была только для разработки, а поддерживать проект планируете силами инхауса, подготовьте проект к передаче внутренней команде. Запросите у подрядчика документацию: доступы, экраны и UI-kit, описание багов и тест-кейсы. Проведите онбординг-созвоны для своей команды с участием аутсорса для передачи знаний. Организуйте временный чат для поддержки.

Как избежать типичных ошибок

Передача разработки внешней команде дает ощутимый прирост скорости, но только если процесс выстроен грамотно. Вот ошибки, которые чаще всего тормозят компании.

Ошибка №1. Выбор подрядчика по цене. Сильные команды редко работают ниже рыночной стоимости. Экономия на старте приводит к переделкам и потерям сроков. Лучше смотреть на опыт и кейсы в вашей сфере.

Ошибка №2. Несовместимость процессов. Если культура заказчика и подрядчика не совпадает — в коммуникациях, таск-трекерах, подходах к QA — проект рискует застопориться. Важно еще на старте убедиться, что процессы совместимы.

Ошибка №3. Нечеткие требования. Передавать задачу без понятных бизнес-целей — верный путь к размытым результатам. Но и излишняя детализация убивает гибкость. Оптимальный вариант — задать ориентиры, а детали уточнять итерационно.

Ошибка №4. Потеря вовлеченности. Аутсорс не работает по принципу «передали проект, а там подрядчик разберется». Регулярные синхронизации и открытая коммуникация помогают держать курс и корректировать приоритеты без микроменеджмента.

Когда инхаус и аутсорс усиливают друг друга

Идеальная модель — гибридная. Внутренняя команда задает стратегию и удерживает экспертизу, а аутсорс отвечает за скорость и реализацию.

Так было, например, в проекте We’re all winners — приложении для продажи купонов с функцией розыгрышей призов. У клиента была собственная фронтенд-команда, мы подключились как партнер по дизайну и бэкенд-разработке. Благодаря тесной координации проект вышел на рынок на три месяца раньше запланированного.

Вывод

Аутсорсинг — способ снять ограничители роста, а не подмена внутренней разработки. Он позволяет ускорить запуск продуктов, не отвлекая ключевую команду от core-задач.

Главное — подключать подрядчиков осознанно: оценить ресурсы, понять, какие направления стоит отдать внешней команде, и выбрать IT-партнера, с которым получится выстроить единый ритм работы.