Эффективность современной закупки: как правильно оценить и рассчитать

Сколько раз вы слышали в своей компании: «Главный KPI закупок — экономия»? Это живучий стереотип, но в реальности он часто оборачивается убытками. Экономия в 10% на цементе для фундамента, к примеру, может привести к трудностям в эксплуатации здания и даже повреждению конструкций. А закупка дешевого оборудования для производства — увеличить процент брака.

Реальная эффективность закупки — это сложный, комплексный результат, который связан с операционной деятельностью, финансовыми показателями и стратегическим развитием компании.

Как выйти за рамки примитивных показателей и выстроить умную систему KPI для отдела закупок, разбираемся с кандидатом юридических наук, экспертом в сфере цифровизации закупок с 20-летним стажем, членом Совета ТПП РФ по развитию системы закупок в России Дмитрием Казанцевым.

От экономии и учета заявок к стратегическому результату: переосмысление эффективности

В стандартном подходе закупку оценивают по двум параметрам: количеству поданных заявок и разнице между стартовой и конечной ценой. Но такая система таит в себе серьезные риски.

Высокое число участников, например, не всегда говорит о качественной конкуренции. Среди десятка поставщиков может не оказаться ни одного, чьи компетенции действительно соответствуют задачам заказчика.

Экономия также может быть мнимой. Если начальная максимальная цена контракта была завышена, то даже значительное снижение по итогам торгов не сделает ее рыночной. Формально отдел закупок отчитается об экономии — но по факту заказчик переплатит.

Истинная эффективность закупки заключается в полном и качественном удовлетворении той бизнес-потребности, которая стала причиной ее проведения. Если компания потратила адекватное время и разумные деньги, чтобы получить именно те продукт или услугу, которые позволяют бизнесу функционировать без сбоев и развиваться — такая закупка по-настоящему эффективна.

Реальная картина эффективности складывается из широкого набора факторов. Представим, например, закупку специального оборудования для производства — в таком случае важно учесть:

• Совокупную стоимость владения — затраты на эксплуатацию, энергопотребление, техобслуживание, ремонт, утилизацию.
• Операционные потери — количество брака, простои производства из-за несвоевременности поставок или поломок.
• Скорость закрытия потребности — как быстро получен товар, какие убытки удалось предотвратить благодаря оперативности.
• Косвенные эффекты — насколько закупленное оборудование повысило производительность труда, удовлетворенность сотрудников или лояльность клиентов.

Идеальный KPI для закупок: почему не существует универсального шаблона

По мере усложнения закупочной деятельности возрастает и степень индивидуализации ее оценки. Невозможно оценить закупку канцелярии и строительство нового завода по одним и тем же критериям. Ключ к успеху — в категоризации и понимании специфики каждой закупочной нужды.

KPI должны гибко подстраиваться под категорию товаров или услуг:

Операционные (рутинные) закупки: расходные материалы, хозяйственные товары, услуги по поддержке офиса. Главные показатели здесь — минимальные трудозатраты, простота процедуры и скорость осуществления заказа. Основная цель — освободить ресурсы компании для решения стратегических задач.

Аварийные и срочные закупки, например, услуги аварийных бригад. Абсолютным приоритетом является скорость. Промедление даже в несколько дней может привести к колоссальным убыткам, которые несопоставимы с любой потенциальной экономией.

Стратегические и капиталоемкие закупки: приобретение уникального оборудования, сложного ПО, строительство объектов. Здесь на первый план выходят качество, надежность и соответствие техническим требованиям. Компания может быть готова к более высокой цене и длительным срокам, чтобы получить надежное решение.

Яркая иллюстрация — опыт крупного наукоемкого предприятия. При закупке, казалось бы, простой цементной плиты ключевым критерием стала ее исключительная надежность, а не скорость или низкая цена. На этой плите должны были разместить уникальное оборудование стоимостью в миллионы долларов — нельзя было допустить, чтобы оно было повреждено из-за низкого качества строительных материалов.

Этот пример показывает, что эффективное управление закупками может быть не только категорийным, но и проектным — в таком случае закупки оценивают через призму успеха всего проекта.

Цифровой прорыв: как технологии делают эффективную оценку доступной

Ошибочно полагать, что многокритериальная оценка неминуемо ведет к росту бюрократии и трудозатрат. Современные цифровые инструменты как раз предназначены для того, чтобы взять на себя рутинную работу — а за специалистами оставить принятие стратегических решений.

Вот несколько решений, которые уже меняют рынок:

Интеллектуальный анализ больших данных. Специализированные системы способны за несколько минут проанализировать огромные массивы данных — информацию о потенциальных поставщиках, их мощностях, репутации и ценовой политике. Такая работа вручную занимает недели. При этом важно помнить, что нейросеть не заменяет эксперта, а выступает его помощником — принятие взвешенного решения остается за человеком.

Наследование данных по всему закупочному циклу. Данные из плана закупок автоматически переносятся в извещение, затем — в проект контракта, а после — в документы приемки. Это исключает многократное ручное внесение одной и той же информации и связанный с этим человеческий фактор.

Использование библиотек типовой документации и шаблонов. Такие решения позволяют использовать заранее согласованные и утвержденные шаблоны технических заданий, условий контрактов для разных категорий товаров. Специалист, выбирая категорию, практически мгновенно получает готовый каркас документа, который остается лишь адаптировать под конкретные нужды. Это сокращает время подготовки закупки с недель до часов.

Электронные каталоги и магазины. Революционный инструмент для стандартизированных товаров. Поставщики заранее публикуют в каталоге свои коммерческие предложения, а алгоритм автоматически проводит их сравнение по заданным заказчиком критериям и предлагает лучшие варианты. Процедуру закупки, которая ранее занимала недели, благодаря электронному каталогу можно сократить до нескольких минут.

Внедрение таких решений позволяет на порядок сократить трудозатраты, перераспределить ресурсы на аналитическую и стратегическую работу — и в итоге повысить общую эффективность снабжения.

Дорожная карта преобразований: с чего начать путь к эффективным закупкам

Резкий переход на новую систему чреват сопротивлением сотрудников и сбоями в процессах — заказчикам стоит двигаться поэтапно, следуя четкому плану.

Шаг 1. Регламентация и четкое разделение зон ответственности.

Это фундаментальный этап. Необходимо, например, разделить функции инициатора закупки, который глубоко понимает предмет, и организатора, который знает процедурные и рыночные инструменты. Все взаимодействия между ролями должны быть прописаны в регламентах и схемах бизнес-процессов. Каждый участник должен понимать, что он делает и за что отвечает.

Шаг 2. Внедрение категорийного управления.

Не пытайтесь оценить все закупки одинаково. Начните с классификации всех закупочных нужд, для каждой категории определите приоритетные цели и ключевые показатели эффективности (KPI). Это основа для персонализированной и объективной оценки.

Шаг 3. Выбор и пилотное внедрение цифровых решений.

Не стоит сразу пытаться оцифровать все. Выберите одну–две некритичные, но показательные категории закупок и запустите на них пилотный проект по внедрению нового инструмента или методологии. Это может быть электронный каталог для закупки офисных расходников или система сквозного наследования данных для типовых сервисных контрактов. Пилот позволит сотрудникам на практике увидеть преимущества новых подходов, привыкнуть к ним и снять возможное сопротивление.

Шаг 4. Формирование культуры доверия.

Важный психологический момент — научиться доверять цифровым решениям. Например, не должно быть ситуации, когда электронная площадка предоставила заявки, но сотрудники дублируют сбор по телефону и электронной почте. Процедура должна быть единой для всех. И проверять нужно не каждый элемент вручную, а релевантность и достоверность данных в комплексе.

Что в итоге? От функции к стратегии

Сегодня оценка эффективности закупок стремительно трансформируется. Это уже не просто подсчет экономии по отдельным сделкам, а комплексная оценка качества всей системы снабжения. Современные специалисты в сфере закупок превращаются из администраторов, отвечающих за выбор поставщиков, в стратегов, которые обеспечивают бесперебойное, качественное и экономически эффективное ресурсное обеспечение бизнеса.

В этом помогают цифровые инструменты. ЭТП, например, перестают быть просто площадками для проведения торгов — они эволюционируют в платформы, охватывающие весь жизненный цикл закупки, от точной идентификации потребности до окончательного удовлетворения этой потребности и комплексного анализа постфактум. Их ключевое преимущество — гибкость и возможность адаптации под уникальные бизнес-процессы конкретного заказчика.