Как контролировать автопарк: от таблиц в Excel до современных решений

Зачем компаниям автоматизация автопарков

Стремление автоматизировать бизнес-процессы автопарков также начинается с вызовов, с которыми сталкиваются компании-владельцы транспорта. В России функционирует около 300 тысяч транспортных предприятий, из которых лишь 5% используют собственные программные продукты, 25% приобретают готовое программное обеспечение, а 70% все еще не готовы перейти на цифровые технологии​. 

Внедрение цифровых технологий способствует значительному снижению операционных расходов — до 30%, что делает автоматизацию особенно привлекательной для компаний, стремящихся повысить свою конкурентоспособность и сократить затраты.

Одним из ключевых факторов, влияющий на эффективность автопарков, является оптимизация использования подвижного состава. Также коэффициенты технической готовности и выпуска на линию играют важную роль, позволяя компаниям эффективно управлять автопарком и использовать транспортные средства с максимальной отдачей. 

Одновременно с этим современные системы для управления автопарками предлагают комплексный подход к автоматизации процессов, направленный на повышение эффективности и снижение затрат. Одним из ключевых преимуществ таких решений является возможность автоматического формирования путевых листов. Такой подход позволяет полностью исключить  ошибки  и сократить время до 70% на подготовку документации благодаря четко заданным параметрам, таким как маршруты, графики работы и расход топлива. 

При этом объем обрабатываемых данных может включать сотни документов, связанных с путевыми листами, учетом расхода топлива и технического состояния транспорта. Автоматизация позволяет не только ускорить обработку этих данных, но и избежать ручных ошибок, что особенно важно для компаний с интенсивной операционной нагрузкой.

Кроме того, системы автоматизации обеспечивают переход на электронный документооборот. Цифровизация всех документов, включая акты выдачи и возврата транспортных средств, заявки на ремонт и договоры аренды, упрощает процессы согласования и повышает юридическую безопасность. Электронные подписи ускоряют обработку документов, а автоматические уведомления напоминают о необходимости продления документов или планового технического обслуживания.

Еще одним важным преимуществом является возможность создания отчетности и аналитики, которые позволяют формировать как стандартные, так и индивидуальные отчеты для детального анализа эксплуатационных показателей автопарка. Это помогает компаниям лучше контролировать затраты на содержание транспорта, оптимизировать планирование технического обслуживания и принимать более обоснованные управленческие решения.

Компании стремятся использовать системы управления автопарками для комплексного повышения эффективности. При правильном применении технологий организация сможет значительно улучшить контроль над процессами, сократить издержки и повысить производительность.

Такие функции, как автоматическое формирование путевых листов, контроль технического обслуживания и учет расхода топлива, делают автоматизированные системы незаменимыми инструментами для управления автопарками. Эти решения также позволяют учитывать штрафы, контролировать сроки действия документов и вести учет рабочего времени водителей, что значительно повышает прозрачность процессов. Интеграция с логистическими и кадровыми системами обеспечивает синхронизацию транспортных операций с другими бизнес-процессами, создавая единую, эффективную инфраструктуру управления.

Говоря проще, именно улучшения этих показателей бизнес и ожидает от использования современных технологий управления автопарками.

Много факторов в одной программе

Только 30% российских компаний с автопарками перешли на системы управления, остальные осуществляют контроль вручную. Многие малые предприятия и индивидуальные предприниматели, составляющие значительную долю этих 70%, не считают внедрение новых систем необходимостью. Они продолжают использовать привычные методы, так как это не требует дополнительных затрат. Нужно учитывать, что полный переход на автоматизированные системы управления требует не только финансовых вложений, но и времени на обучение персонала и адаптацию процессов.Поэтому стоит уделить внимание компаниям, которые предлагают не только решения на рынок, но и проводят обучения и вебинары. Они закрывают сразу и вопрос подготовки персонала к работе в новом формате. 

Для небольшого автопарка, включающего до десяти автомобилей, учет зачастую осуществляется вручную — через Excel или бумажные журналы. Такой подход минимизирует расходы владельцев бизнеса, но часто страдает от недостаточной точности данных. Для малого и среднего бизнеса, где бюджет ограничен, это кажется приемлемым решением. Однако современные системы автоматизации предлагают доступные варианты, которые позволяют значительно повысить точность учета и упростить процессы даже при небольшом количестве транспортных средств.

Крупные автопарки с большим числом транспортных операций уже требуют более сложного контроля со стороны компании-владельца: это учет расхода топлива, время простоя, спутниковый трекинг, техническое состояние, автоматизация задач для водителей и не только. Под такие цели и создается специализированное программное обеспечение. Для такой системы важно, чтобы она умела обрабатывать эти данные для удобства контроля и давать рекомендации.

ПО в автоматическом режиме проводит рутинные операции, не отнимая времени сотрудников. Так, система охватывает все аспекты функционирования автопарка. При изначальном формировании базы данных учитываются характеристики и состояние каждого транспортного средства с графиками работы и ТО. Аналогичным образом компилируется информация о водителях с их рабочими графиками, закрепленными автомобилями и прочими аспектами — вплоть до отслеживания сроков истечения документов, например, водительских прав.

На постоянной основе формируются путевые листы, одновременно с этим ведется мониторинг деятельности водителей. Системой фиксируется время на маршруте, время простоя, данные по топливным картам, пробеги. Алгоритмы позволяют даже проанализировать стиль вождения сотрудника. Сведения невозможно удалить или откорректировать, что исключает возможность мошенничества или хищений со стороны персонала.

В случае ДТП в систему вносится вся информация о произошедшем, включая полученные машиной повреждения, обстоятельства аварии, фото с места происшествия, сканы документов. Более того, продвинутое ПО дает возможность взаимодействовать со страховой компанией, не переходя на другие платформы.

Получение уведомлений о наложенных взысканиях на транспортные средства автопарка также является важной функцией. При поступлении информации от госорганов система автоматически идентифицирует водителя, управлявшего автомобилем в момент нарушения. Оплату можно произвести напрямую с помощью банковской карты или через расчетный счет организации.

При этом в систему управления автопарком можно интегрировать и расчет бонусных баллов для поощрения водителей. Выглядит это так: алгоритм учитывает производительность труда, штрафы, аварийность, на основе чего начисляются рейтинговые или же штрафные баллы. По достижении определенного порога компания сможет выплачивать премию или, напротив, налагать взыскания. Начисление баллов защищено от человеческого фактора  —  никто не сможет изменить показатели вручную.

Системы управления автопарками позволяют значительно снизить скорость принятия решений, усилить контроль, сократить издержки, повысить безопасность персонала и машин, а также минимизировать человеческий фактор в работе транспортного отдела компании. Сочетание этих факторов и привлекает предпринимателей, мотивируя предприятия внедрять комплексные программные решения в бизнес-процессы.