Управление изменениями: как бизнесу оставаться гибким

В современном мире постоянные изменения — не исключение, а правило. Технологии, конкуренты, макроэкономические и глобальные сдвиги — все меняется одновременно и настолько быстро, что порой не хватает времени адаптироваться. Часть компаний использует изменения для получения преимуществ, успешно внедряя роботизацию, искусственный интеллект, автоматизацию или применяя новые бизнес-модели (удаленная работа, аутсорсинг и т.п.). Но есть компании, которые не приспособлены к изменениям и могут сталкиваться с проблемами развития бизнеса в условиях динамичных рынков.

Если Вы руководитель, то наверняка задумывались над вопросом, насколько Ваша компания готова к тем или иным изменениям внешней среды? Надеюсь, данный небольшой обзор поможет подойти к этому вопросу более серьезно и начать рассматривать «управление изменениями» как неотъемлемую часть современной бизнес-модели компании.

Практический подход к управлению изменениями

Прежде всего нужно подойти к этой теме практически, а не как к абстрактной теории. В этом помогут простые шаги:

• Назначьте ответственных за изменения. Определите, кто из Ваших коллег больше всего подходит для этого. Для каждой области, где рассматриваются изменения, может быть свой ответственный. И это не обязательно руководитель отдела (роль которого иногда сводиться к административному управлению, а не к инновациям).
• Информируйте команду о возможных изменениях. Сотрудники должны знать цели изменений и понимать, в чем им это поможет.
• Проводите пилотные эксперименты. Вначале применяйте изменения на уровне эксперимента (тестовый период, один-два сотрудника на первом этапе). Пилотные тестирования помогут выявить ошибки при внедрении изменений.
• Мониторинг и адаптация. Изменения — это не финальный шаг, а процесс: анализируйте улучшения после изменений и вносите корректировки при необходимости.

Избегайте ошибок

Начиная внедрять в бизнес-модель компании процессы для управления изменениями, постарайтесь избегать следующих ошибок:

1. Игнорирование существующей корпоративной культуры. Сотрудники привыкли к существующим правилам. Возможно, вначале придется скорректировать определенные регламенты, перед внедрением изменений.
2. Резкие изменения «сверху вниз». Без вовлечения рядовых сотрудников процесс изменений может вызвать сопротивление в виде игнорирования и саботажа.
3. Одновременное внедрение большого количества изменений. Расставьте приоритеты и поэтапно вносите изменения в рабочие процессы. Не перегружайте команду.

Применяйте инструменты и подходите к изменениям системно

Есть проверенные способы, которые помогают сделать изменения управляемыми:

• Применяйте таблицы Excel, календари-органайзеры и канбан-доски — чтобы отслеживать этапы, статусы и сроки изменений.
• Проводите регулярные планерки — чтобы обсудить с командой позитивные и негативные результаты изменений.
• Собирайте обратную связь от сотрудников —опросы, анкеты, личное общение помогут понять эффективность от внедрения изменений.

Используйте методологии управлениями изменениями

После первых шагов управления изменениями можно задумываться о более академическом подходе с применением методологий. Конечно, профессиональные методологии потребуют изучения и определенной экспертизы для их применения.

Существуют несколько методологий (моделей). Ниже перечислены наиболее распространенные:

1. ADKAR (PROSCI)

Одна из самых распространенных. Фокусируется на индивидуальном уровне, на том, как люди принимают изменения. Аббревиатура ADKAR включает пять этапов:

Awareness — осознание необходимости изменений;

Desire — желание участвовать в изменении;

Knowledge — знание того, как изменить;

Ability — умение действовать в новом формате;

Reinforcement — закрепление изменений.

2. Модель 8 шагов Коттера (Kotter’s 8 Steps)

Алгоритм данной модели включает 8 главных шагов:

• Создать чувство срочности.
• Сформировать команду лидеров изменений.
• Сформулировать видение и стратегию.
• Донести видение до команды.
• Убрать барьеры и дать полномочия.
• Достигать быстрых побед.
• Удерживать темп изменений.
• Закреплять изменения в культуре.

3. Кривая изменений Кюблер-Росс (Change Curve)

Модель основана на эмоциональных стадиях, через которые сотрудники проходят при значительных изменениях.

Этапы: отрицание → сопротивление → исследование → принятие.

Методология помогает:

• прогнозировать эмоциональные реакции сотрудников во время изменений. Это поможет менеджерам изменений разрабатывать стратегии поддержки сотрудников на каждом этапе. Например, на стадии отрицания нужно предоставлять детальную информацию об изменениях
• учитывать индивидуальные особенности— не все изменения одинаковы, и не все сотрудники или отделы реагируют одинаково. Некоторые работники быстро проходят через стадии, а другие могут «зависнуть» на определенном этапе. 

4. McKinsey 7-S Model

Изменения рассматриваются через взаимодействие семи элементов двух видов «жесткие» и «мягкие»:

Особенность «жестких элементов» (несмотря на название) состоит в том, что их проще перестроить (чем «мягкие»). Жесткие элементы включают:

• Structure (Структура),
• Strategy (Стратегия),
• System (Системы),

Особенность «мягких элементов» заключается в том,  что они связаны с человеком (сотрудником). Например, ценность сотрудника сложнее поменять, чем озвучить новую стратегию («жесткий элемент»). Мягкие элементы включают:

• Skill (Способности или навыки),
• Shared Values (Связанные ценности),
• Style (Стиль),
• Staff (Сотрудники).

5. Lean Change Management

Модель фокусируется на небольших изменениях в процессах и системах для улучшения общей эффективности и результативности. 

Ключевые принципы данного подхода:

• Принятие неопределенности. Изменения неизбежны и часто непредсказуемы. Вместо сопротивления неопределенности, этот подход рекомендует быстро адаптироваться к новым обстоятельствам.
• Непрерывные улучшения. Постоянно оценивая и совершенствуя процессы, компании всегда развиваются и улучшаются.
• Вовлечение всех заинтересованных сторон. Для успешного внедрения изменений вовлекается максимальное количество заинтересованных лиц, в т.ч. высшее руководство и рядовые сотрудники.
• Эксперимент и итерация. Рекомендуется периодически проводить эксперименты с изменениями.