Менеджер IT-проекта: ключевые навыки и инструменты для достижения целей

Проектный менеджер — ключевая фигура в любом процессе разработки. От его профессионализма и компетенций зависит, будет ли проект реализован в срок, в рамках бюджета и с требуемым качеством. Успешный менеджер — настоящий лидер, который знает, как вдохновлять команду, эффективно договариваться с заказчиком, контролировать ключевые этапы и принимать результаты.

Вот «три кита» профессионального управления проектами:

1. Стратегическое видение и понимание конечного результата

   Проектный менеджер должен четко представлять желаемый итог и выстраивать всю работу команды в соответствии с этим видением. Подобный подход позволяет ему не просто реагировать на текущие задачи, а действовать, ориентируясь на конечную цель.

2. Эффективное использование инструментов и технологий

   Руководитель проекта — связующее звено между командой исполнителей и заказчиком или спонсорами. Менеджер должен выстраивать эффективную коммуникацию, управлять ожиданиями и требованиями различных заинтересованных сторон. Но для этого недостаточно просто уметь договариваться с людьми. Необходимо использовать конкретный инструментарий, речь о котором пойдет ниже.

3. Обладание экспертизой

У руководителя должны быть глубокие знания в той предметной области, в которой реализуется проект. Это не значит, что проджект должен уметь писать код, однако понимание тонкостей реализации того или иного решения необходимо. Это позволяет менеджеру лучше понимать потребности заказчика.

Для того, чтобы разработка шла планомерно и предсказуемо, стоит сразу определиться с основными процессами в проекте. В этом помогут следующие артефакты работы проджекта:

• Матрица коммуникации с заказчиком — документ, который четко определяет роли и ответственность различных участников. Это помогает избежать дублирования функций.
• Регламенты, в которых прописаны и формализованы ключевые процессы, такие как согласование изменений, разрешение спорных вопросов и т.д.
• Перечень шаблонов документов.

Как грамотно управлять рисками

В ходе реализации любого проекта возникают различные непредвиденные обстоятельства. Руководитель должен уметь их своевременно выявлять, анализировать и разрабатывать меры по их минимизации. Ему необходимо быть готовым к быстрым изменениям, которые неизбежно появляются в процессе работы. Для этого пригодятся следующие подходы:

• Ведение реестра рисков. Это документ, в котором фиксируются все идентифицированные риски, их вероятность, а также меры по их минимизации.
• Составление планов реагирования на риски. Это значит, что для каждого выявленного значимого риска должен быть разработан план действий на случай его наступления.

Как осуществлять эффективное планирование

Хороший проектный менеджер должен сочетать различные типы планирования. Существует несколько основных методик:

1. Календарный план проекта, в котором отражаются все работы, сроки их выполнения, ресурсы и взаимосвязи между ними. Он может быть представлен в виде диаграммы Ганта, сетевого графика или в других форматах.
2. Контрольные точки (вехи). Это ключевые события или результаты, достижение которых критически важно для успешной реализации проекта. Руководитель должен четко отслеживать их выполнение.
3. Оперативные планы, которые руководитель проекта может использовать помимо общего календарного плана. Они более детальные, что позволяет менеджеру, например, организовать работу по двухнедельным спринтам и ставить конкретные цели на каждую итерацию.

Помимо грамотного планирования, руководитель должен осуществлять контроль: регулярно собирать информацию о ходе работ, фактических затратах, возникающих рисках и т.д. Эта информация обобщается в виде отчетов, которые позволяют отслеживать прогресс проекта и принимать своевременные решения.

Управление коммуникациями и документацией в сложных проектах

Рассмотрим ситуацию, когда необходимо согласовать документацию с большим количеством заинтересованных сторон. Например, при реализации сложных систем приходится обсуждать ее с архитекторами, разработчиками, службами безопасности и другими участниками. Для эффективного управления этим процессом важно:

• Распределить роли и зоны ответственности в матрице, зафиксировать сроки.
• Определить регулярность и форматы взаимодействия: совещания, отчеты, рассылки.
• Протоколировать все встречи и решения, чтобы ничего не упустить.
• Отслеживать статусы отработки замечаний.

Очень часто в ходе проекта заказчик меняет свои требования, добавляя новый функционал или корректируя существующий. В такой ситуации необходимо:

• Зафиксировать в договоре или регламенте порядок внесения изменений, включая сроки и процедуру согласования.
• Вести реестр всех поступающих изменений, фиксируя их статус и влияние на сроки, а также бюджет проекта.
• Регулярно встречаться с заказчиком, чтобы обсуждать изменения и их приоритетность.

Иногда после релиза разработанной системы на стороне заказчика выявляются дефекты. Здесь важно не соглашаться сразу на все претензии, а разбираться и искать обоснования и доказательства наличия проблемы. При этом необходимо:

• Вести реестр всех выявленных дефектов, фиксируя их критичность и статус устранения.
• Фиксировать в протоколах встреч все договоренности с Заказчиком по дефектам, чтобы иметь их документальное подтверждение.

Таким образом, роль руководителя проекта — это не просто администрирование, а стратегическое управление проектом на всех его этапах с использованием различных инструментов и методик. К ключевым навыкам такого специалиста можно отнести умение договариваться с заинтересованными сторонами, а также грамотно организовать работу команды. Заказчики ценят таких людей за их экспертизу и готовность взять на себя ответственность за проект.