Как сделать автоматизацию снабжения более эффективной

Сегодня автоматизация закупочных процессов существенно меняет взаимодействие между заказчиками и поставщиками. Тем не менее, этот подход еще не стал широко распространенным: многие компании продолжают использовать традиционные методы работы, что иногда ограничивает их возможности для повышения эффективности закупочной деятельности.

В рамках задач по автоматизации бизнес-процессов закупки занимают далеко не ведущие позиции, значительно уступая таким направлениям, как финансы, бухгалтерия, производство и сбыт. Это связано с тем, что обычно руководству компании кажется, что закупить необходимые материалы или услуги — это просто, но на самом деле — функция снабжения обрабатывает значительные объемы информации, а сами процедуры снабжения достаточно сложны в современном мире. При этом чаще всего процесс закупок воспринимается так: достаточно отправить техническое задание поставщикам и дождаться предложений, потом сравнить их и выбрать самое подходящее. Однако на практике эта задача требует точных данных для подготовки закупочной документации, экспертизы в различных товарных категориях, активного взаимодействия с рынком, переговоров и зависит от уровня зрелости компании.

В статье Дмитрий Сытин, генеральный директор платформы для коммерческих закупок Cooper.pro рассматривает ключевые аспекты, которые помогут сделать автоматизацию снабжения более эффективной, а также обсуждает новые законодательные инициативы, способствующие этому процессу.

Почему важно автоматизировать снабжение

В современном бизнесе эффективность процессов снабжения становится одним из ключевых факторов успеха. В условиях растущей конкуренции и постоянных изменений на рынке компании стремятся оптимизировать свои операции, чтобы снизить затраты и повысить производительность. Автоматизация процессов снабжения не только упрощает взаимодействие с поставщиками, но и позволяет более точно и быстро реагировать на изменения в спросе и предложении, оптимизировать запасы и замороженные в них средства. Понимание этого становится важным шагом для достижения бизнес-целей компании и развития конкурентных преимуществ.

Первым шагом в процессе снабжения является определение потребности. Описание потребности в определенном сырье или оборудовании на производстве напрямую связано с номенклатурой как средством однозначного цифровой идентификации закупаемого объекта. Если объект описан в номенклатуре и цифровых характеристиках, то и далее информацию о нем можно обрабатывать в цифровом виде, а если потребность описать словами в документах, то на следующих этапах информация так и останется в аналоговом виде, либо придется гораздо дороже ее переводить в цифровой вид.

При создании новой заявки на закупку крайне важно тщательно проанализировать имеющиеся остатки на складах, включая невостребованные и неликвидные запасы. Если необходимый товар найдется на складе и никем не востребован, то с одной стороны отпадет потребность в закупке, а с другой — уменьшатся невостребованные запасы.  Если запасы описаны в номенклатуре и потребность описана в номенклатуре, то сравнение является технической задачей и может быть выполнена быстро и автоматически. А вот если запасы стоят на учете не в цифровом виде или не описаны совсем, то снабженцы вынуждены вручную обрабатывать эти данные для формирования точных спецификаций на закупку.

Закупки у производственных компаний, составляют значительную часть себестоимости, а закупки ритейловых компаний составляют наибольшую часть оборотных средств. Неэффективные закупки могут в таких компания вызывать существенный рост себестоимости или снижение торговой наценки, что в свою очередь снижает конкурентоспособность и экономическую эффективность.

С этой точки зрения стоит отметить, что цифровизация снабжения ускоряет весь закупочный процесс, упрощает работу поставщиков, позволяя им точно понимать потребности заказчика, быстрее и точнее закупать.  С учетом того, что в большинстве компаний завтраты на закупки являются значительной частью всех затрат, снижение закупочных цен или высвобождение оборотных средств из запасов всегда позитивно сказывается на экономике компании. Вот почему экономить на цифровизации снабжения нельзя.

Как снабжение сделать цифровым

Для достижения реальных результатов в рамках процесса цифровизации закупочных подразделений необходимо преодолеть традиционные барьеры, связанные с сопротивлением изменениям,  привычкой использовать бумажные документы или Excel , а также устаревшие, но надежные методы обработки информации. В условиях стремительного развития цифровых технологий важно сосредоточиться на создании и последующей обработке цифрового описания товаров, работ и услуг. Это позволит с самого начала процесса снабжения работать с цифровым образом потребности, а далее на каждом этапе процесса снабжения оперировать данными, а не аналоговыми документами. 

В основе процесса цифровизации описания товаров, работ и услуг всегда лежит нормативно-справочная информация, чаще всего представленная каталогами, содержащими цифровой образ описания объектов реальной жизни. В настоящий момент в РФ, да и в мире, нет универсального каталога, описывающего или даже определяющего подходы к описанию любых товаров, а тем более работ или услуг. Поэтому — первый и один из ключевых шагов к цифровизации снабжения — создание внутри компании классификатора и каталога, содержащего цифровые атрибуты, которые все вместе позволят описывать и идентифицировать товар, работу или услугу.

Цифровизацию процессов снабжения можно разделить на три ключевых блока. Каждый из этих элементов играет важную роль в создании эффективной системы управления закупками, обеспечивая интеграцию, прозрачность и возможность быстрого реагирования на изменения в рыночной среде.

1. Внутренние системы управления процессами в области снабжения

Этот блок охватывает автоматизацию внутри компании. В основном это системы класса SRM (supplier relationships management), но также можно включить и внутренний документооборот, складские системы класса WMS, MDM — системы (master data management). Сюда входят как готовые решения, такие как SAP и 1С, так и собственные разработки организаций. После ухода SAP из России, 1С значительно укрепила свои позиции, а также стали более популярны российские продукты, такие как Е1-закупки, решения от БФТ или  НОРБИТ.

2. Межрыночные взаимодействия

Второй блок включает в себя электронные торговые площадки, которые служат основными инструментами для взаимодействия между различными рынками. Здесь можно выделить электронные площадки для госзакупок, которые в основном сфокусированы на регулируемых закупках, электронные площадки для коммерческих закупок, такие как cooper.pro или bidzaar.com и корпоративные решения, разрабатываемые самими компаниями-заказчиками.

3. Вспомогательные сервисы

Третий блок включает сервисы, которые помогают в проверке контрагентов, обучении сотрудников, анализе рыночных цен, организации логистики и документообороте. Эти инструменты играют важную роль в оптимизации закупочных процессов и обеспечивают поддержку на всех этапах взаимодействия между заказчиком и поставщиком.

Конкретные шаги к цифровизации

1. Создание единого корпоративного каталога товаров, работ и услуг

Разработка общего справочника номенклатуры позволит унифицировать и цифровищовать весь процесс: от сбора потребности и запросов к поставщикам — до подписания цифрового контракта.  Для управления справочником либо необходимо использовать отдельную систему класса MDM, либо использовать более простые возможности, встроенные в SRM-системы.

2. Внедрение систем класса SRM, которые позволяют автоматизировать как внутренние процессы в снабжении, так и взаимоотношения с поставщиками. Наиболее функциональные системы позволят внедрить категорийное управление поставщиками, а также процессе квалификации и аккредитации поставщиков;

3. Обучение сотрудников

Проведение регулярных тренингов по использованию новых технологий и систем не только поможет повысить уровень компетенции сотрудников и их готовность к изменениям, но также и снимет внутреннее сопротивление в коллективе;

4. Анализ данных

Использование аналитических инструментов для ценового анализа, анализа KPI, скорости работы процессов, а также общей оценки эффективности закупок поможет выявить узкие места в процессе и принять обоснованные решения о дальнейшем развитии;

5. Интеграция с рыночными платформами закупок 

Интеграция и цифровое взаимодействие с  электронными площадками обеспечит более быстрый и дешевый  процесс взаимодействия с рынком, обмен информацией с поставщиками и снизит вероятность ошибок при проведении закупок. Также с помощью электронных площадок можно удобно построить процесс проверки поставщиков, коммуникации с поставщиками в ходе проведения закупки, категорийное управление пулами поставщиков, анализ рыночных данных и данных по закупочной деятельности, а также много других полезных функций при работе с рынком. 

6. Внедрение стандартов и регламентов

Разработка четких стандартов для всех этапов закупочного процесса устранит неопределенности, обеспечит единообразие и повысит качество исполнения.

Новые законодательные инициативы также играют важную роль в цифровизации процессов закупок. Введение обязательных норм по использованию электронных систем в государственных закупках (например, электронного актирования или цифровых контрактов) создает прецеденты и для коммерческого сектора. У нас в стране сложилась уникальная ситуация, когда государство является локомотивом цифровизации закупочной деятельности, а коммерческий рынок подтягивается за ним. 

Принятие законов о защите данных и кибербезопасности способствует повышению доверия к цифровым платформам. Не только государственные, но и коммерческие компании должны активно следить за изменениями в законодательстве и адаптировать свои процессы в соответствии с новыми требованиями.

Маркетплейсы и ЭТП — двигатели автоматизации

Автоматизация значительно изменила подход к закупкам. На сегодняшний день закупки через маркетплейсы приобрели большую популярность, при этом заказчики вынуждены работать в рамках стандартных оферт и условий. Маркетплейсы предлагают унифицированные товары и упрощают процесс покупки, однако также ограничивают выбор и условия покупки. Стандартизация оплаты и доставки представляет собой кардинальное изменение в сфере закупок и заставляет заказчиков подстраиваться под стандартные условия поставщиков. Раньше всегда было наоборот — поставщик бегал за заказчиком и подстраивался под его требования.

В отличие от маркетплейсов, электронные торговые площадки (ЭТП) предлагают заказчикам более гибкие условия для проведения закупок. Это позволяет заказчикам формулировать собственные требования, а поставщикам — адаптироваться к ним. 

В итоге, для разных закупок можно выбрать свой инструмент: для небольших и спонтанных закупок стандартного ассортимента — маркетплейс, а для всех остальных — электронную площадку. 

Наиболее гибкими являются ЭТП, предназначенные для коммерческих закупок. Эти платформы оцифровывают потребность и сам процесс закупок, позволяя получать от поставщиков и сравнивать предложения в цифровом формате,  а также формировать и подписывать договоры в цифровом виде. Кроме того, использование электронной подписи для заключения договоров значительно ускоряет процесс подписания документов и исключает их потери. ЭТП фиксирует шестикратное сокращение времени на подписание договоров и значительное снижение потерь документов благодаря этому функционалу.

Корень проблемы: нехватка образовательных платформ и инициатив компаний

Цифровизация закупок — это не мгновенный процесс, а постепенное преобразование, требующее изменения парадигмы как внутри организаций, так и на рынке в целом. Обучение играет решающую роль в успешном переходе к цифровым технологиям и должно осуществляться разнообразными способами: через внутренние корпоративные университеты, специализированные курсы и системы наставничества. Однако внешнее обучение по процессу снабжения и его автоматизации в частности, в России остается недостаточно развитым, а качественные курсы в области коммерческих закупок практически отсутствуют.

Ситуация в сфере государственных закупок выглядит более обнадеживающе — здесь обучение налажено лучше, что связано с жесткими законодательными требованиями к проведению таких процедур. В то же время в коммерческом секторе, несмотря на отсутствие государственного регулирования, проблема недостатка обучения остается крайне актуальной. Компании должны самостоятельно разрабатывать корпоративные программы по управлению закупочным процессом, товарными запасами, категорийному менеджменту, повышению эффективности и проведению переговоров. Это необходимо для каждой отдельной компании и формирования конкурентоспособной экономики в целом.

В заключение стоит отметить, что цифровизация закупок — это не просто модный тренд, а жизненная необходимость для компаний, стремящихся повысить свою эффективность и конкурентоспособность. Переход к цифровым технологиям требует комплексного подхода, внимательности к деталям и постоянного развития. Создание единой цифровой экосистемы, основанной на качественных данных и эффективном взаимодействии всех участников рынка, является ключевой задачей ближайшего будущего. Только таким образом российский бизнес сможет выйти на новый уровень развития и успешно конкурировать в современных условиях.