Как сеть PRO.Хинкали автоматизировала франчайзинг на платформе Bitrix24

О клиенте

PRO.Хинкали by Novikov — международная сеть ресторанов грузинской кухни в составе Novikov Group, работающая по франчайзинговой модели. На момент старта проекта у бренда было 12 ресторанов в четырех городах России и еще восемь точек на запуске.

Ход проекта

Работа над системой управления франшизой началась с предпроектного обследования, в рамках которого команда WeJET изучила текущие процессы сети PRO.Хинкали. Менеджеры, юристы и руководители франчайзингового направления рассказали, как на практике происходит поиск помещений, оценка локаций, оформление договоров, продление соглашений и взаимодействие с партнерами.

Выяснилось, что часть ключевых процессов выполнялась вручную: обсуждения шли в чатах, файлы хранились в личных папках сотрудников, статусы помещений фиксировались в отдельных документах, а контроль сроков договоров велся по индивидуальным календарям. Это приводило к задержкам, рискам несогласованного выбора локаций и потере данных при росте сети.

Чтобы устранить эти проблемы, WeJET разработал архитектуру цифрового контура франчайзинга на базе Bitrix24, разделив проект на несколько этапов.

Этап 1. Проектирование процессов и логики согласования

На первом этапе специалисты формализовали бизнес-процессы — от подачи потенциальной локации до запуска ресторана.
Были определены роли: менеджер по развитию, руководитель направления, юрист, координационный центр.
Каждая стадия согласования помещения получила четкие условия перехода: какие документы нужны, кто утверждает, что проверяется, в какой момент подключается юридический блок.

На этом этапе также была создана единая структура хранения данных, чтобы менеджеры всегда работали в одном информационном пространстве.

Этап 2. Разработка смарт-процесса «Согласование помещений»

Чтобы убрать хаос в согласованиях, WeJET создал сложный, но удобный смарт-процесс, который работает как конвейер.

1. Менеджер заполняет стандартную форму, где фиксирует адрес, параметры помещения, фото и документы.

   

2. Bitrix24 автоматически создает карточку объекта со статусом «Новое помещение» и назначает ответственного.

3. На следующем этапе менеджер загружает детальные данные: технические характеристики, площадь, трафик, конкурентное окружение.

   

4. После первичной проверки объект проходит юридическую экспертизу — карточка передается юристу.
5. Затем — финальное согласование руководства.

Перевод карточки на следующую стадию возможен только после заполнения всех обязательных полей. Это исключает неполные данные и гарантирует прозрачность процесса.

Этап 3. Создание смарт-процесса «Реестр франчайзинговых договоров»

Как только помещение одобрено, автоматически запускается второй процесс — учет и сопровождение договора.

WeJET создал карточку договора, где фиксируются:

• тип франчайзи,
• дата подписания и срок действия,
• финансовые условия,
• ключевые документы,
• связанная карточка объекта,
• статус партнера.

Система ежедневно отслеживает срок действия договора:

• за 90 дней до окончания сотрудникам приходит первое уведомление,
• за 60 дней — второе,
• при отсутствии реакции запускается процесс продления.

Благодаря автоматическому контролю исчезли просроченные соглашения, нарушения сроков и неучтенные документы.

Этап 4. Визуализация данных и отчетность

Для руководства WeJET разработал интерактивные воронки, где видно загрузку по всем объектам и договорам:

• сколько локаций на этапе поиска,
• какие проходят юридическую проверку,
• где есть задержки,
• какие соглашения скоро истекают.

Отчеты формируются в один клик, что заметно облегчило работу менеджеров.

Этап 5. Тестирование, обучение и ввод в эксплуатацию

Перед запуском систему тестировали на реальных заявках. Команда PRO.Хинкали давала обратную связь, а WeJET вносил изменения — оптимизировал интерфейсы, сокращал лишние поля, корректировал маршруты согласований.

Затем WeJET провел обучение сотрудников:

• создал инструкции,
• записал видеообучение,
• провел онлайн-сессию для менеджеров и юристов.

Переход был плавным — без остановки работы сети, а все действующие договоры и помещения были перенесены в новую систему.