Зачем крупному бизнесу в России автоматизировать процесс бюджетирования

В процессе бюджетирования разрабатываются ключевые показатели организации — выручка, расходы и прибыль, а также планируется деятельность и распределяется ответственность между подразделениями и сотрудниками.

При формировании бюджета важно четко определить временные рамки, аналитические срезы, число версий и связь операционного, среднесрочного и стратегического планирования. Бюджетная модель должна быть гибкой, учитывать возможные отклонения фактических результатов от прогнозов.

Процесс бюджетирования часто создает нагрузку на финансовые службы, особенно в крупных компаниях, поэтому ключевая задача — научиться рационально управлять временем и учитывать все значимые факторы.

Привычный подход к бюджетированию

Эффективное бюджетирование задает стратегический курс компании и координирует работу всех подразделений для достижения поставленных целей.

Для бюджетирования компании традиционно используют ERP-системы в сочетании с электронными таблицами и BI-инструментами. Рынок ERP продолжает стремительно расти: по данным Precedence Research, в 2023 году его объем составил 51,4 млрд долларов и к 2032 году ожидается рост до 96,9 млрд долларов. В то же время рынок CPM/EPM-решений уступает ERP: в 2021 году он оценивался в 7,5 млрд долларов с прогнозом роста до 40,5 млрд к 2031 году.

Однако ERP-системы часто не обладают необходимой гибкостью и не дают достаточных возможностей для анализа, чтобы эффективно поддерживать бюджетирование:

• электронные таблицы плохо справляются с большими массивами данных, консолидацией разрозненной информации и сложными расчетами;
• нет аналитических инструментов для анализа причин отклонений;
• существует высокая вероятность ошибок, если вручную объединять данные из разных источников;
• сложно обеспечить контролируемый процесс согласования бюджета с распределением ролей и автоматизацией рутинных операций;
• ERP-системы настроены на определенные процессы и слабо приспособлены к специфике конкретного бизнеса.

Учет отраслевой специфики важен для компаний в производстве товаров повседневного спроса и розничной торговле, где объемные каталоги, широкий ассортимент и сложная структура продаж требуют индивидуального подхода к планированию.

Цифровизация бюджетирования стимулирует компании подстраивать процессы под отраслевые особенности, быстро реагировать на изменения и пользоваться аналитикой, которая помогает принимать решения без задержек. 

Стандартные подходы часто не дают необходимую гибкость — по данным Kept, около 30% крупных компаний сталкиваются с этим ограничением. CPM/IBP-платформы предлагают гибкие модели финансового бюджетирования с возможностью интеграции в существующие корпоративные системы, включая ERP, CRM и BI.

Примеры модели на базе CPM/EPM- платформы для FMCG-сектора

Ключевые преимущества, которые получает бизнес благодаря внедрению CPM/EPM-платформы:

• быстрый запуск ПО без значительных изменений в ИТ-инфраструктуре;
• интеграция с любыми внешними источниками данных;
• создание моделей с учетом отраслевых особенностей бизнеса;
• настройка многоуровневых процессов согласования бюджетов с распределением ролей и контролем доступа;
• доступ к расширенной аналитике для анализа отклонений, мониторинга и оперативного принятия решений;
• эффективное распределение нагрузки между серверами за счет гибкой архитектуры и оптимизации расчетов;
• комплексное решение для цифровой трансформации бюджетирования и управленческого учета;
• улучшение финансового планирования и помощь в достижении важных целей бизнеса.

Автоматизация бюджетирования превращает финансовое планирование в прозрачный и управляемый процесс. Компании подстраивают бюджет под специфику бизнеса, быстро реагируют на изменения и получают точную аналитику для принятия решений. CPM/EPM-системы помогают объединять данные из разных источников, упрощая работу и освобождая ресурсы для стратегических задач.

CPM/EPM-платформы имеют заметные ограничения и риски для FMCG, которые необходимо учитывать при выборе и внедрении, делая ставку на постепенное развитие, обучение и интеграцию бизнес-команды.

Основные недостатки использования CPM/EPM-систем для FMCG

• Долгий и сложный процесс внедрения: часто проекты в FMCG-компаниях затягиваются, уходят в «вечное совершенствование», так и не принося желаемых результатов. Часть процессов продолжают вестись вручную, например, в Excel.
• Сопротивление пользователей: сотрудники FMCG-компаний не всегда воспринимают новые платформы, предпочитая привычные инструменты и опасаясь потери контроля над процессами.
• Недостаток компетенций у внутренних экспертов — отсутствие специалистов, способных поддерживать и развивать систему, приводит к зависимости от внешних подрядчиков и снижает управляемость.
• Сложности интеграции с устаревшими системами — необходимость соединять CPM/EPM-платформу с множеством операционных, логистических и торговых IT-решений усложняет архитектуру и повышает риски.
• Избыточная детализация и перегрузка моделей — попытки охватить все бизнес-процессы и продуктовые категории в одной платформе усложняют модель и приводят к потере гибкости.
• Долгие циклы планирования и непрозрачность — устаревшие подходы к планированию и нехватка единого источника данных снижают точность прогнозов и эффективность принятия решений.
• Завышенные ожидания от автоматизации — руководство может ждать «волшебную кнопку», не понимая, что платформа требует постоянного развития и вовлечения бизнеса.
• Высокие затраты на внедрение и поддержку — запуск и сопровождение платформы требует значительных финансовых, временных и кадровых ресурсов, что для низкомаржинального FMCG-бизнеса может быть критично.

Внедрение CPM/EPM-платформ помогает FMCG-компаниям лучше управлять бизнесом и данными. Однако этот путь требует комплексного подхода к интеграции, тщательной подготовки команды и постоянного совершенствования процессов. Успех реализации подобных решений напрямую зависит от готовности компании к изменениям, наличия квалифицированных специалистов и способности адаптировать систему к быстро меняющимся рыночным условиям.