Кто не ошибается, тот не внедряет BPM

Организации, внедряющие BPM-решения, способны сократить операционные расходы на 10% и более за счет автоматизации процессов согласно исследованию Bain & Company. 

Ошибка № 1. Не тратить время на изучение рынка и привлечение интегратора 

Допустим, компания собирается внедрять BPM-систему в сжатые сроки — за 2 месяца. При отсутствии достаточной внутренней экспертизы команда компании (аналитики, администраторы, может быть, даже продвинутые пользователи) поверхностно изучает несколько продуктов, не вникая в их функциональные различия, и останавливается на самом привлекательном с точки зрения цены.  

На первый взгляд, все прошло успешно — быстро и в рамках минимального бюджета. Только без учета реальных потребностей бизнеса. В результате позже может оказаться, что система не справляется с поставленными задачами, а затраты на внедрение возросли из-за необходимых доработок.

К проекту по внедрению BPM-системы можно относиться как к покупке автомобиля. Лучше заранее изучить рынок, ознакомиться с отзывами и провести диагностику, чтобы получить надежное решение, чем выбрать первое, что пригнянулось, и затем регулярно оставлять огромные суммы в автосервисе.

Главное — не спешить. На детальный анализ требований, изучение платформ, оценку рынка и расчет потенциальных затрат уходит от шести месяцев до двух лет. Как правило, этого времени достаточно, чтобы убедиться, что система полностью соответствует целям бизнеса. При необходимости ускорить процесс внедрения рекомендуется привлечь опытного интегратора.

Ошибка № 2. Не оценивать функционал BPM-решения 

Условно можно выделить два типа BPM-решений: конструкторы, которые можно полностью адаптировать под требования заказчика, и «коробки» — с уже настроенными модулями для типовых задач. Компания, которая изначально не оценила функциональность решения и его соответствие задачам бизнеса, может выбрать, например, стандартную «коробку», рассчитывая докупить недостающие функции позже. Однако в таком случае доработка может оказаться гораздо дороже, чем ожидалось.

Перед выбором BPM-системы важно точно сформулировать задачи, которые она должна решать, учитывая как текущие, так и будущие цели компании. После этого следует провести анализ рынка, чтобы выявить функциональные блоки, которые могут удовлетворить потребности бизнеса.

Например, для автоматизации работы с KPI можно использовать конструктор и разработать решение с нуля. Но для создания экосистемы, в которой взаимодействуют отделы продаж, документооборота и технической поддержки, целесообразнее выбирать решения с готовыми модулями, чтобы сократить время на настройку процессов.

Ошибка № 3. Выбор вендора без оценки партнерской сети

Многие компании полагают, что проще выбрать вендора, который самостоятельно внедряет решение. Оценку партнерской сети при этом не проводят. Это на первый взгляд кажется удобным: меньше взаимодействующих сторон — меньше рисков.

Хотя решения вендора могут быть качественными и подходящими для конкретных задач, существует риск, что на рынке не окажется дополнительных ресурсов, и компания станет зависимой от одного поставщика. Если проект пойдет не по плану, заказчику придется либо потерять вложенные средства и искать что-то новое, либо соглашаться на любые условия вендора.

Важно оценивать не только продукт, но и самого вендора. Чем шире его партнерская сеть, тем больше шансов в случае необходимости найти подрядчика с нужной экспертизой.

Ошибка № 4. Фокус на текущих затратах без учета скрытых расходов

Компания может увидеть на сайте поставщика стоимость BPM-решения — допустим, это 2 млн рублей, —- и предположить, что этой суммы и будет достаточно для реализации базового функционала. Однако вокруг этой задачи могут возникнуть дополнительные: доработка системы, интеграция с другими. В итоге 2 миллиона могут вылиться в 10 — сумму, на которую заказчик не рассчитывал. 

Чтобы правильно оценить бюджет на внедрение BPM-решения, необходимо четко описать задачи, обсудить их с командой и формализовать бизнес-процессы, которые затронет внедрение. Это поможет заранее увидеть все скрытые расходы.

При планировании бюджета стоит учитывать затраты на техническую поддержку в течение ближайших 5 лет. Причем речь не только о продукте, но и о потребностях инфраструктуры — резервирование, копирование, обслуживание. Не забывайте о вендорской технической поддержке по лицензиям — этот аспект часто упускают, хотя он может существенно повлиять на итоговую стоимость проекта.

Ошибка № 5. Игнорирование возможностей обучения настройки выбранной платформой

Выбор подходящего под бюджет и функционального решения еще не все. Часто на старте компания не планирует развивать внутреннюю экспертизу по внедряемому решению.

С ростом бизнеса и расширением IT-отдела может появиться необходимость передать ему часть задач, например, первую и вторую линии техподдержки. Но, если система не предлагает материалов для обучения, простых инструментов кастомизации, это может затруднить развитие внутренних компетенций и ограничить гибкость компании.

Вендор, предоставляющий обучающие программы, видеоматериалы и качественную документацию, дает заказчику возможность не только эффективно управлять системой, но и развивать внутреннюю экспертизу.

Некоторые решения предоставляют доступ к исходному коду, что открывает возможности для глубокой кастомизации. Это становится важным преимуществом в долгосрочной перспективе. 

Ошибка № 6. Игнорирование перспектив развития платформы и дорожной карты вендора

Компании часто выбирают BPM-систему, исходя из ее текущих возможностей, не принимая во внимание дорожную карту ее развития. В результате то, что было актуально 10 лет назад, теперь может не удовлетворять потребности бизнеса. Это создает необходимость искать и внедрять другую систему, что может повлечь за собой значительные затраты. 

Наличие у вендора дорожной карты развития платформы хотя бы на год вперед — хороший сигнал. Также стоит обратить внимание на условия поддержки. По договору она может быть ограничена сроками в 5–10 лет, что вынуждает клиентов регулярно проводить апгрейды, требующие дополнительных вложений.

Лучше обратиться к зрелому вендору с сильной командой разработчиков, который инвестирует в развитие платформы. Общение с референсными заказчиками поможет оценить, как вендор реагирует на запросы рынка и насколько регулярно обновляет систему.

Спешка и попытка сэкономить — главные причины неудач при внедрении BPM-решений. Но, если воспользоваться описанными рекомендациями, удастся выбрать и внедрить платформу с минимальными рисками для компании.