Как порядок в задачах помог увеличить количество проектов в 3 раза

Когда у отдела много задач и высокая нагрузка, хаос в процессах быстро приводит к потерям времени и снижению эффективности. Именно в такой ситуации оказался отдел продвижения компании. Команда работала активно, брала новые проекты, но при этом сталкивалась с постоянными задержками, переработками и нерегулярным качеством выполнения задач.

Чтобы разобраться, что происходит, мы начали с аудита текущего процесса работы.

Этап 1. Анализ проблем

Мы выявили несколько ключевых факторов, которые создавали хаос:

• задачи лежали в чатах, таблицах и личных заметках;
• каждый проект запускался вручную и занимал несколько дней;
• сотрудники тратили до четверти рабочего времени на рутину;
• адаптация новых специалистов затягивалась из-за отсутствия прозрачной структуры;
• руководитель контролировал каждый этап вручную, что приводило к микроменеджменту;
• ошибки и недочеты выявлялись поздно, потому что не было общей картины проекта.

Цифры показали, что усилия команды не дают нужного результата. Чтобы расти дальше, нужно было перейти к системному подходу.

Этап 2. Переход на Аспро.Cloud

Мы приняли решение перенести все процессы в Аспро.Cloud. Цель — собрать проектную работу в одном месте и выстроить понятную структуру.

Первым шагом стала стандартизация проектов. Мы создали шаблоны под каждое направление — SEO, контекстную рекламу и продвижение собственных продуктов.

В каждый шаблон вошли:

• этапы работ;
• задачи;
• сроки;
• ответственные сотрудники.

Теперь запуск нового проекта занимает меньше 10 минут. Система автоматически формирует структуру, распределяет задачи и ставит дедлайны. Команда сразу видит план работ и может быстрее приступать к выполнению.

Это позволило сократить количество ошибок и исключить ситуации, когда проект собирали вручную и часть этапов забывали.

Этап 3. Уменьшение рутины с помощью автодействий

Следующий шаг — настройка автодействий. Мы определили типовые задачи, которые повторяются ежедневно, и передали их системе.

Автоматизированы:

• напоминания о дедлайнах;
• закрытие завершенных этапов;
• создание задач по заданным условиям;
• уведомления о рисках и отклонениях по срокам;
• часть отчетов по проектам.

Это позволило освободить специалистам около двух часов в день, а отделу — около 400 часов в месяц. Высвободив время, команда сфокусировалась на стратегических задачах, а не на рутине.

Этап 4. Отказ от микроменеджмента

Благодаря автоматизации руководитель перестал вручную контролировать каждый этап. 

Вместо большого числа мелких проверок появились инструменты, которые показывают реальную картину:

• Kanban-доски — текущее состояние задач;
• дашборды — ключевые показатели: просрочки, объем задач, стоимость этапов;
• аналитика по проектам — нагрузка, статус выполнения, задержки.

Теперь проблемы видны заранее, и руководителю не нужно держать все в голове. Освободилось время для стратегии и развития направлений.

Этап 5. Улучшение координации команды

Для планирования встреч и регулярной коммуникации мы начали использовать встроенный календарь. 

Он помогает:

• распределять задачи равномерно;
• учитывать загруженность сотрудников;
• планировать ежедневные и еженедельные встречи;
• фиксировать важные события и сроки.

Команде стало проще работать с проектами, а общение внутри отдела стало прозрачнее и спокойнее.