Как корпортал Банка Открытие экономит сотрудникам 100 часов в год

В банке «Открытие» работает свыше 25 000 сотрудников. Когда QSOFT начали разработку портала, большинство из них работали в офисе. В период создания началась пандемия, и многие стали работать удаленно. Вызов стал вдвойне сложнее: нужно было обеспечить коммуникацию тысяч человек онлайн и поддерживать привычный высокий уровень digital комфорта. Очевидно, что от работодателя сотрудники ждали удобной экосистемы, возможности общаться и решать вопросы без очного присутствия. Если не предоставить им такого инструмента, они перестанут чувствовать себя частью коллектива, не будут понимать, слышат ли их пожелания, и в итоге потеряют лояльность к компании. Это чревато высокой текучкой кадров. 

Для руководителей удаленных сотрудников также важно поддерживать с ними связь и контролировать процессы. Конечно, можно ставить задачи закрепленным сообщением в мессенджерах или обсуждать вопросы по видеосвязи. Но мессенджер — нерабочая среда, где все может потеряться, а онлайн-звонки часто выходят из-под контроля и превращаются в многочасовые созвоны с низкой эффективностью.

Руководствуясь целью создать и для сотрудников, и для руководителей единое окно взаимодействия друг с другом и с системами банка, QSOFT разработали новый инструмент. Такой, который стал доступен абсолютно всем сотрудникам 24/7 с любого устройства.

Чтобы сделать опыт пользователей максимально комфортным, QSOFT работали по системе human centered. Согласно этому подходу за основу брали не устоявшиеся бизнес-процессы, а реальные задачи и потребности сотрудников. Например, раньше, чтобы взять отпуск, нужно было писать заявление на бумаге. Классическая процедура предполагала бы длинный путь этого заявления в офисе компании. Но принципы human centered позволяют сделать этот процесс удобным для сотрудников, поэтому была разработана система подачи и рассмотрения заявления на отпуск онлайн. Теперь можно уйти отдыхать даже без посещения офиса.

Специалисты работали в кросс-функциональных командах: вендоры становились участниками внутренних команд, и наоборот, сотрудники банка — участниками команд вендоров. Ориентируясь на удобство пользователя, подход к реализации проекта тоже выбрали инновационный:

• автоматизировали не деятельность, а клиентский путь;
• сервисы создавали с расчетом на их использование без инструкций;
• любая разработка начиналась с макета, детальной проработкой UX\UI;
• использовали гибкую методологию разработки Agile;
• сервисы публиковали сразу по мере готовности, делали апгрейды.

Как результат этого подхода появились более 40 сервисов, которые сейчас сотрудники оценивают на 4,25 балла из 5.

Главная страница собирается из новостей и сервисов, важных для конкретного пользователя. Например, новости департамента или региона, относящиеся к конкретному специалисту, а не поток всех новостей банка. Помимо этого сотрудник сам может выбрать интересующие категории событий.

В удобном меню можно найти все сервисы банка и даже удалить или добавить разделы.

Поиск работает на движке Elasticsearch, также он автоматически исправляет ошибки, ищет по синонимам и дает подсказки. Скоро поиск будет работать не только по порталу, но и по всем системам банка к которым сотруднику предоставлен доступ.

Для руководителей появилось два новых удобных сервиса: «Мой заместитель» и «Подбор сотрудников».

«Мой заместитель» позволяет делегировать обязанности при болезни или отпуске. При этом нет необходимости звонить сотрудникам или отправлять сообщения с задачами в чатах: можно передать обязанности даже со смартфона, находясь в дороге. Есть возможность выбрать разных заместителей на каждый сервис и настроить множественный уровень делегирования. Руководители высоко оценили сервис: на 2,93 балла из 3. 

В «Подборе сотрудников» руководители размещают заявки на подбор персонала. Они попадают в HR-департамент и в раздел «Вакансии», то есть становятся видны всем. Любой пользователь может откликнуться на них или порекомендовать коллегу или друга.

Для сотрудников разработали сервисы, которые значительно экономят время и ресурсы.

«Документы и заявки» полностью заместили бумажный документооборот по кадровым задачам, техподдержке, больничным и зарплатным листам. Внутри можно оформить:

• запрос на техподдержку: ремонт техники, закупку канцтоваров, настройку программ;
• кадровые заявки: на отпуск или командировку, страхование путешественников, справку 2-НДФЛ, электронный больничный, льготы;
• зарплатный лист и расшифровку премии.

Справка 2-НДФЛ заслуживает отдельного внимания: она формируется и отправляется на печать и подпись автоматически, а после можно заказать доставку документа на дом или в офис.

Появился сервис электронных визиток. У каждого сотрудника в личном кабинете есть QR-код. Теперь на встрече любой бизнес-партнер может отсканировать код  камерой телефона, и в его записную книжку добавится контакт со всеми данными.

Во время разработки планировщика встреч у команды возникла идея, как решить проблему с постоянной нехваткой времени собрания. Так появился сервис «Мониторинг повестки».

При бронировании переговорных комнат прикрепляют повестку собрания. Планировщик напоминает, сколько осталось времени до окончания текущего вопроса и подает сигнал, когда запланированное время встречи подходит к концу. Технически обсуждение можно продлить, но такие напоминания заставляют задуматься, точно ли это будет эффективно.