Автоматизация закупок — какие эффективные решения предлагает рынок

Закупочная деятельность — неотъемлемая часть работы любой организации, будь то компания-представитель среднего бизнеса или огромная корпорация. По разным оценкам, объемы затрат на закупки товаров и услуг составляют от 25% до 65% в выручке коммерческих предприятий или бюджете организаций с государственным участием. Сложность, ресурсоемкость и длительность закупочного процесса побуждает компании искать способы его оптимизации.

Основные трудности

Можно выделить две проблемы, с которыми систематически сталкивается департамент закупок. Первая — нехватка квалифицированных кадров. Сотрудники этого отдела должны соответствовать определенным требованиям — знать регламенты процедур, ориентироваться в законодательстве, иметь практический опыт работы с рынком и обладать высокой производительностью.

Вторая — у специалистов по закупкам колоссальный объем работы. Сотрудники отвечают за сбор, обработку и проверку множества данных о товарах, ценах и поставщиках во внутреннем и внешнем контуре компании. Обилие повторяющихся задач влечет за собой рост эмоционального напряжения, переутомление и выгорание работников. Процесс осложняется тем, что взаимодействие с контрагентами и проведение конкурсных процедур регламентировано либо правовыми актами, либо внутренними нормативными документами. Из-за этого ошибки, допущенные сотрудниками под влиянием человеческого фактора, могут стать критичными.

Подобные трудности тормозят развитие бизнеса и мешают сохранять позиции в условиях высокой конкуренции на рынке. Из-за промедлений на этапе закупок могут возникнуть задержки поставок и производственные просрочки, что отразится на работе всей организации. К тому же в связи с большой нагрузкой сотрудники испытывают недовольство работой, что приводит к текучке кадров, а это совершенно невыгодно бизнесу. Компаниям приходится искать пути решения этих проблем. Одним из самых действенных вариантов становится автоматизация бизнес-процессов.

Какие инструменты уже есть на рынке

Внедрение автоматизированных технологий позволяет существенно оптимизировать работу внутри организации. В закупках незаменимыми помощниками давно стали СЭД (системы электронного документооборота), ERP (планирование ресурсов предприятия) и товароучетные системы. Эти инструменты упрощают управление базой поставщиков, дают возможность отслеживать уровень запасов и выполнение поставок, помогают визуализировать потребности и многое другое. 

Как правило, крупные компании уже преодолели базовый этап внедрения подобного ПО и переходят к комплексной цифровизации бизнеса. Однако, по оценкам Kept, 80% организаций все еще автоматизируют отдельные задачи, выполнение которых перемежается с ручным трудом и требует пристального внимания сотрудника. По данным опроса TAdviser, автоматизация сегодня охватывает в первую очередь процессы подготовки и утверждения заявок на закупку, платежи, а также ведение базы поставщиков и документарную проверку. Недоавтоматизированными пока остаются процессы по завершению процедур, касающиеся учета и оценки результатов. Наибольшую часть рабочего времени у специалистов по закупкам отнимают ручные операции сведения информации, бумажный документооборот и обсуждение условий с поставщиками.

Средств классической роботизации недостаточно для решения всех проблем отдела закупок. Появляется потребность в новых инструментах, которые сделают автоматизацию комплексной и минимизируют участие человека в рутинных операциях.

Цифровые помощники для закупок

Для автоматизации закупочной деятельности на рынке появились цифровые ассистенты — индивидуальные помощники в формате голосового и чат-интерфейса, с которыми можно общаться и создавать запросы на естественном языке. В отличие от простых чат-ботов цифровой ассистент включает в себя целый комплекс новых технологий и работает только на базе платформы интеллектуальной автоматизации. Так, программные роботы в составе цифрового ассистента берут на себя выполнение рутинных операций, модуль OCR распознает документы, которых в закупочном процессе огромное множество, а ИИ помогает анализировать данные и строить прогнозы.

Одна из классических задач цифрового ассистента в закупках — поиск и анализ рыночных цен на внешних площадках. Чтобы начать работу, менеджер задает необходимые критерии поиска, по которым ассистент будет фильтровать предложения (параметры номенклатурных позиций, производителя, товарного знака; срок подачи предложения, город и т.д.). Далее происходит автоматизированный поиск товаров и поставщиков на заданных электронных площадках — сотруднику не нужно вручную перебирать огромное количество предложений. При этом можно настраивать глубину поиска — загружать целые списки номенклатурных позиций и задавать количество поставщиков. Робот выделяет релевантные предложения и переходит к проверке контрагентов по реестрам РНП, СМСП, ЕГРЮЛ/ЕГРИП. К этому процессу можно подключить голосового бота, который будет выполнять обзвон выбранных поставщиков и верифицировать информацию.

По результатам поиска цифровой ассистент формирует сводную таблицу с ранжированием цен и выделением минимальной стоимости по каждой позиции. Далее выполняется расчет НМЦ и сразу же заполняется форма-обоснование расчета. В результате специалисту предоставляется наглядная информация только по релевантным предложениям с проверенными поставщиками — ему остается лишь выбрать подходящий вариант. По нашим досчетам, трудозатраты на сбор качественной информации по одной позиции в связке «Менеджер + Цифровой ассистент» составляют 6 минут, тогда как на выполнение этой работы вручную сотрудник тратит от 35 до 52 минут.

С помощью цифрового ассистента можно оптимизировать выполнение и других задач в закупках:

• обработку закупочной документации — сюда относится подготовка и выверка технического задания, проверка проекта договора и счета-фактуры;
• размещение конкурентных закупок на электронных торговых площадках и обработка обращений поставщиков в конкурсных процедурах;
• аудит СМК (системы менеджмента качества) поставщиков, необходимый для долгосрочной работы с базой контрагентов и построения стратегии развития отношений с ними.

Практическое применение

Некоторые российские организации уже оценили успех от внедрения цифрового ассистента. Например, в компании «Газпромтранс» пересмотрели концепцию закупочных процессов и автоматизировали работу отдела материально-технического снабжения. Цифровой ассистент взял на себя оформление заявок на поставку, отправку актов сверки контрагентам и заполнение форм на электронной торговой площадке «Газпромбанка». В результате компании удалось повысить операционную эффективность, а также создать потенциал роста за счет возможности обеспечения более высоких результатов силами имеющихся сотрудников.

Внедрение инструментов интеллектуальной автоматизации помогает облегчить выполнение множества рутинных задач. Для департамента закупок бизнес-эффект состоит в быстром увеличении базы проверенных поставщиков и оптимизации закупочных цен. Как следствие, для компании увеличивается размер реализованной экономии в закупках. При этом оптимизация процессов происходит без ущерба для сотрудников. Напротив, внедрение новых инструментов способно повысить их лояльность и вовлеченность в работу — цифровые ассистенты разгружают специалистов от огромного количества рутинных задач и исключают проблемы, связанные с человеческим фактором. Для компании это дополнительный плюс — отсутствие ошибок при выполнении задач существенно снижает риск получения штрафов за нарушение закупочных процедур.