Недостача: что это такое, как выявить, оформить и предотвратить

Как оформить недостачу и взыскать ущерб с провинившегося сотрудника

Недостача: что это такое, как выявить, оформить и предотвратить — Источник изображения: Сгенерировано нейросетью Midjourney

Эксперт в области оценки персонала

На любом предприятии время от времени выявляются недостачи. Причины могут быть разными: от ошибок в документации и технологических потерь до хищений и мошенничества. Важно не только обнаружить такие ситуации, но и правильно их оформить и понять, что послужило причиной.

В этой статье разберем, что такое недостача при инвентаризации, как ее выявить и какие шаги помогут предотвращать потери.

Что такое недостача при инвентаризации

Недостача — это разница между фактическим количеством имущества или товаров и данными учета. Она означает, что во время инвентаризации выявили недостаток товара на складе, материалов или оборудования.

Проще говоря, недостача возникает, когда по учетным документам что-то должно быть, а на деле этого либо нет, либо предмет непригоден для использования или продажи.

Важно отличать недостачу от других ситуаций, которые выявляет инвентаризация:

пересортица — когда количество совпадает, но есть ошибка в ассортименте, например, вместо одного вида товара оказался другой;
излишки — когда фактическое количество превышает данные учета.

Основные причины недостачи

Недостача товара может возникать по разным причинам, но чаще всего их можно сгруппировать в несколько категорий.

Какие могут быть причины недостачи при инвентаризации:

Хищения и мошенничество.

Потери могут происходить из-за действий сотрудников или третьих лиц. Чтобы снизить риски, компании используют системы внутреннего контроля, камеры наблюдения, разграничение доступа к ценностям.

Один из способов предотвратить хищение — проверка кандидатов при приеме на работу. Для этого можно в том числе использовать специальные автоматизированные сервисы по проверке, чтобы узнать кредитный рейтинг человека, проверить его задолженности и связи с другими компаниями.

Порча и естественная убыль.

Некоторые потери неизбежны: продукты портятся при нарушении условий хранения, техника выходит из строя, а часть материалов теряет вес или объем со временем.

Ошибки учета и документооборота.

Часто недостача товара возникает из-за ошибок в записях. Например, неверно оформленных накладных, несвоевременной передачи документов.

Как часто и для чего проводят инвентаризацию

Инвентаризация — это инструмент контроля, который помогает компании убедиться, что учетные данные совпадают с реальным положением дел. Проверки бывают плановыми и внеплановыми.

Плановые проверки проводятся регулярно и по установленному графику. Обычно это конец месяца, квартала или года, также обязательна проверка перед формированием годовой бухгалтерской отчетности.

Внеплановая инвентаризация же назначается в таких ситуациях, как:

выявление ошибок в учете или признаков хищений;
смена материально ответственного лица;
подготовка к налоговым или аудиторским проверкам;
реорганизация, продажа бизнеса или изменение его структуры;
чрезвычайные обстоятельства, например после пожара, затопления или ограбления.

Такие проверки помогают быстро разобраться в ситуации, зафиксировать состояние имущества и исключить споры между сотрудниками.

Этапы проведения инвентаризации

По приказу руководителя создается комиссия, которая отвечает за проведение инвентаризации. В нее включают представителей администрации, бухгалтерию и других специалистов.

Основные этапы инвентаризации:

Этап 1. Сравнение сведений учета с наличием.

Проверяются товары, материалы, денежные средства, а итоги закрепляются в сличительных ведомостях.

Этап 2. Оценка ответственности работников.

Необходимо определить, кто отвечает за приемку, хранение и использование имущества. Для этого закрепляют обязанности сотрудника в должностных инструкциях и заключают договоры о материальной ответственности.

Этап 3. Учет некондиционного имущества.

Если при проверке выявили товары, которые испортились или утратили вид, составляется отдельная опись, и в нее вносятся эти позиции.

Этап 4. Анализ причин недостачи.

При выявлении недостачи при инвентаризации проводится служебная проверка. Для установления источника недостачи анализируются действия лиц, которые работают с товаром или деньгами.

Этап 5. Выяснение обстоятельств.

Работники, на которых возложена материальная ответственность, пишут объяснительные о причинах расхождений. После этого руководство решает, как поступить с недостачами: списать их или возместить ущерб.

Этап 6. Работа с дебиторской задолженностью.

Для погашения убытков компания может взыскать долги, завершить сделки и сверить расчеты с контрагентами. При необходимости подаются иски в суд, однако чаще удается урегулировать вопрос на досудебной стадии.

Как оформить недостачу: пошаговая инструкция

Если при проведении инвентаризации обнаружена недостача, ее необходимо зафиксировать в документах.

Федеральный стандарт в Приказе Минфина России от 30 декабря 2017 г. N 274н закрепляет документы, необходимые для проведения инвентаризации. К основным формам относятся акты инвентаризации товаров в пути, описи имущества на складах и в торговых точках, а также сличительные ведомости.

Порядок оформления недостачи по результатам инвентаризации:

Шаг 1. Составление инвентаризационной описи.

Опись фиксирует результаты проверки имущества и сравнивает учетные данные с фактическим наличием. Для оформления описи используется форма ИНВ-3.

Моменты, которые нужно учесть при составлении:

опись можно вести как с указанием бухгалтерских остатков, так и без них: первый способ позволяет точнее определить расхождения, а второй исключает риск подмены данных;
документ оформляется в нескольких экземплярах: один направляется в бухгалтерию, другой — материально ответственным лицам;
опись подписывается членами комиссии и ответственными сотрудниками;
хранить документ необходимо 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления.

Шаг 2. Составление сличительной ведомости.

Дальше нужно зафиксировать различия между учетными записями и фактическими остатками имущества. Для этого оформляется сличительная ведомость (форма ИНВ-19).

Если у товара есть риск естественной убыли, к документу прикладывается расчет. В случае порчи и списания используются дополнительные акты ТОРГ-15 и ТОРГ-16.

Шаг 3. Оформление итоговой ведомости.

После оформления всех документов комиссия составляет ведомость учета результатов инвентаризации по форме ИНВ-26. В ней отражается общая сумма недостачи, а также ее предполагаемая причина.

Шаг 4. Отражение недостачи в учете.

Итоговые данные необходимо внести в бухгалтерскую отчетность. А выбор проводки (записи в учетных документах) зависит от характера недостачи и наличия виновных лиц.

Пример проводок при недостаче по кассе:

Фиксируем, что в кассе не хватает денег — Дебет 94 (недостачи и потери) / Кредит 50 (касса).
Если установлено виновное лицо, недостача «перекладывается» на него — Дебет 73.2 (расчеты с персоналом) / Кредит 94.
При удержании суммы из зарплаты — Дебет 70 (расчеты с персоналом по оплате труда) / Кредит 73.2.

Как взыскать недостачу с сотрудников

После завершения инвентаризации, оформления всех необходимых документов и проведения внутреннего расследования, работодатель решает, кто несет ответственность за выявленную недостачу.

С сотрудника не получится взыскать недостачу, если:

ущерб возник не по его вине;
компания не обеспечила должные условия для хранения имущества;
произошел форс-мажор (пожар, затопление, кража, порча по производственной причине).

Если со специалистом заключен договор о полной материальной ответственности, он компенсирует ущерб в полном объеме, кроме перечисленных выше случаев. При отсутствии такого договора ответственность наступает только при доказанной вине сотрудника.

При доказанной вине сотрудника или наличии подписанного договора о матответственности компания:

Составляет акт по итогам служебного расследования.
Издает приказ о взыскании суммы ущерба.
Знакомит сотрудника с документами и получает его согласие на возмещение.

Если сотрудник отказывается возмещать недостачу, работодатель может обратиться в суд при наличии доказательств его вины.

Последствия недостачи для виновного работника

Последствия недостачи для материально ответственного сотрудника бывают разными. Так, на время разбирательства специалиста отстраняют от работы и дни отсутствия не оплачиваются.

Если суд признает сотрудника виновным, то ему придется возместить недостачу:

при договоре о полной материальной ответственности — сотрудник оплачивает всю сумму;
без договора — возмещение ограничено размером заработной платы (при этом обычно удерживается по 20% в месяц до полного покрытия);
в особых случаях по решению суда ежемесячный процент удержания может достигать 70%.

К тому же виновного сотрудника могут уволить по причине утраты доверия. При этом и после увольнения человек должен будет выплатить долг и покрыть недостачу.