Учет документов: от хаоса к порядку

Данный обзор подготовлен на основе практики внедрения программных решений учета документов для кадров, секретариата и договорных отделов. Представленные рекомендации являются универсальными и применимы в любой компании, вне зависимости от сферы деятельности.

Что мы понимаем под «документами» и почему это важно

Давайте уточним, что в данном обзоре под «информацией» будет подразумеваться содержимое «документов», как основного формата хранения и передачи рабочих сведений, а также подтверждения процессов операционной деятельности как внутри организации, так и между контрагентами.

Документ может быть бумажным или электронным, но ключевым является то, что он включает рабочие данные (контент), которые используются для управления, контроля и анализа.

Документы систематизируют определенный набор данных, относящихся к персоналу, финансам и контрагентам. Цель документооборота и делопроизводства сделать эти данные пригодными для учета, поиска, анализа и принятия решений. Без системной работы с документами сложно построить прозрачную и управляемую компанию.

Бизнес в условиях постоянного потока документов

Современному бизнесу ежедневно требуется обрабатывать большой объем данных в виде документов: кадровых, договорных, клиентских, внутренних и внешних. На практике, часть компаний осознала преимущества системного контроля и успешно применяет соответствующие программы для учета документов. Но остается значительное количество организаций, у которых отсутствует единая система хранения и контроля документов. Это означает что, файлы, относящиеся к документам, находятся в почте, на флешках, в папках, в архивах компьютеров разных сотрудников без какого либо сбора и учета в единой системе. Подобный подход увеличивает риски потери файлов и снижает управляемость и безопасность, учитывая строгое законодательства в сфере персональных данных.

Особенно данная проблема актуальна в организациях, где активно работают собственные отделы кадров, секретариат, коммерческий, договорной и юридический отделы. Все они работают с рабочими сведениями и имеют доступ к персональным данным.

Рабочие данные: форматы и источники поступления

Прежде всего, перед тем как внедрить системный учет, необходимо понимать источники информации и виды документов, с которыми работает компания. Документы можно условно классифицировать по шести видам:

• Кадровые документы: приказы, трудовые договоры, заявления, табели, графики отпусков;
• Документы договорного учета: договоры, доп. соглашения, протоколы разногласий;
• Бухгалтерские и финансовые документы: первичная документация (счета, акты, УПД), платежные поручения, спецификации, отчетность;
• Внутренние документы: локальные акты и регламенты, распоряжения, служебные записки, инструкции, охрана труда;
• Документы по продажам и клиентам: заявки, обращения, переписка, коммерческие предложения, отчеты по продажам;
• Входящие и исходящие письма (корреспонденция): переписка с госорганами (СФР, ФНС и т.д.), переписка с контрагентами.

В дополнение к указанной выше классификации, документы также можно распределить по источникам происхождения:

• Внутренние подразделения (бухгалтерия, финансы, HR, юристы, канцелярия);
• Внешние контрагенты (клиенты, поставщики, подрядчики);
• Госорганы и контролирующие службы;
• ИТ-системы (CRM, бухгалтерия, ЭДО);
• Электронная почта и мессенджеры.

Стоит отметить, что общим для всех видов документов, помимо сохранности, является необходимость привязать их к определенному процессу и ответственному лицу (исполнителю), а также контролировать сроки и статусы.

Какие существуют риски при разрозненном хранении файлов по документам

• Долгий поиск информации. Необходимую информацию придется искать на разных компьютерах разных сотрудников, так как нет единой базы(архива).
• Ошибки версий и потери данных. Документы могут теряться без резервирования на сервере. А отсутствие контроля версий не позволит следить за изменениями.
• Штрафы при проверках. Отсутствие контроля первичных документов может привести к штрафам со стороны госорганов (ФНС, СФР и т.п.) и возможным претензиям и судебным искам. Отсутствие безопасного хранения первичных данных приведет к штрафам со стороны Роскомнадзора.
• Сложность формирования аналитических отчетов. Если документы хранятся на разных компьютерах, то придется запрашивать информацию по кадрам, договорам или контрагентам у разных сотрудников. Это повышает время на обработку и увеличивает вероятность ошибок.
• Критичная зависимость от отдельных сотрудников. У каждого сотрудника свои пути к нужным файлам, известные только им. В случае увольнения или отсутствия сотрудника на рабочем месте не будет возможности оперативно получить доступ к документам.
• Человеческий фактор. Возможны ошибки при копировании, переименовании и пересылке файлов по документам.

Альтернатива хаосу: единая и безопасная база данных

Программные решения учета документов позволяют полностью обеспечить безопасное хранение и аналитику по документам в следующих ключевых процессах:

• Канцелярия и секретариат.
• Отдел кадров (HR).
• Договорной отдел.
• Продажи и работа с клиентами.

Главная суть подхода — все рабочие данные (файлы и сведения) необходимо вносить в единую базу данных соответствующего программного обеспечения.  Далее программа будет выполнять все необходимые действия в разы быстрее и безопаснее:

• быстрый поиск;
• сетевая многопользовательская работа;
• формирование шаблонов любых документов;
• контроль сроков, статусов и прочих показателей;
• контроль изменений документов;
• формирование аналитических отчетов за любой период времени;

С чего начать переход от хаоса к порядку

Трансформация текущей работу с документами должна проходить в два этапа:

1. Вначале нужно провести анализ текущих бизнес-процессов и ввести регламенты и правила по хранению файлов по документам в едином месте (сетевая папка, облако и т.п.). Обязательно классифицируйте виды документов и уровни доступов к ним у сотрудников. Ознакомиться с рекомендациями по выделению бизнес-процессов можно в нашем отдельном обзоре. 

2.  Далее необходимо принять решение о применении программных решений для работы с документами. Не обязательно сразу пытаться внедрить дорогие системы уровня ERP, которые охватывают в едином приложении все отделы (секретариат, кадры, юристы, продажи, производство и т.п.).

Можно начать с разделения зон ответственности и внедрения в каждом отделе своей программы для работы с документами. Это будет намного быстрее и дешевле. Более того, современные программные решения обеспечивают «открытость» и при необходимости, все внесенные данные (включая файла) можно выгрузить во внешнюю среду, для последующей загрузку в другую информационную систему.

Более дательный план перехода на системный уровень учета документов:

1. Аудит текущих процессов 
   Оцените, где хранятся документы и как ими обмениваются. Выявите зоны ответственности, роли и связи.
2. Постановка задач и требований
   Определите, какие проблемы и задачи должны быть решены с новыми подходами: безопасность, быстрый поиск, ускорение создание шаблонов приказов и договоров, контроль согласований и исполнений, быстрые отчеты.
3. Выбор программного продукта
   Ищите удобные и доступные решения, которые настраиваются под специфику и процессы компании. Рекомендуем посмотреть наш отдельный обзор с советами как выбрать ПО. 
4. Регламенты применения программы 
   Определите регламенты по обязательному применению программы при работе с документами. Обучите пользователей.
5. Перенос существующей информации в единую базу данных программы
   Составьте план переноса существующей информации в единую систему.
6. Запуск аналитики и контрольной панели
   Начините применять программу не только для хранения, но и контроля сроков, статусов и прочих показателей, а также для построения аналитических отчетов.

Заключение

Единая информационная систему учета документов — это ключевой шаг к более управляемой и безопасной бизнес-модели.  После перехода от фрагментированного учета к единой базе данных, будут получены дополнительные преимущества за счет:

• Прозрачности процессов,
• Быстроты принятия решений,
• Минимизации рисков.