Что такое ERP и зачем они нужны бизнесу

Что такое ERP-система

ERP-система — это комплексная программа для автоматизации всех бизнес-процессов предприятия: производства, продаж, логистики, бухгалтерии, управления персоналом и других. Ее основное назначение — объединение разрозненных бизнес-процессов в одну систему.

Сотрудник получает полные, точные и достоверные данные, просто кликнув на нужный раздел или открыв дашборд на главном экране, без необходимости собирать сведения вручную.

Для чего компании переходят на ERP

Малому бизнесу ЕРП ни к чему, хотя с этим можно поспорить. Чаще это решение выбирают крупные и быстрорастущие компании с большим товарным ассортиментом и множеством внутренних процессов. Оно и понятно — когда компания растет, источников информации становится больше:

• Текущие системы управления производством устаревают, у них ограничен доступ;
• Невозможно совместить отчеты из разных систем аналитики и т.д;
• Excel-таблицы с финансовыми данными, которые бухгалтерия ведет вручную;
• Постоянно теряющиеся электронные письма, чаты в мессенджерах, где обсуждаются текущие задачи, но ничего не фиксируется;
• Отчеты от подрядчиков и поставщиков присылаются в разных форматах;
• Списки задач хранятся в отдельных трекерах или записаны на стикерах.

Разные источники информации вносят в работу хаос, замедляют процессы, вызывают сложности в принятии решений и препятствуют росту компании.

Вы спросите — зачем нужна ERP-система, если большинство предприятий и так используют программы для учета сырья, работы с персоналом или отслеживания поставок? В отличие от отдельных ПО, которые работают независимо друг от друга, ERP-система хранит все данные в одном месте. И тем самым улучшает координацию между отделами, показывает полную картину работы компании.

В каких отраслях используется ERP

ERP-системы используются практически во всех отраслях (кроме, наверное, Digital и IT), где важно объединить данные, автоматизировать процессы и получить контроль над ресурсами.

Согласно статистике 2020 года TAdviser, чаще всего ERP-системы внедряются в сфере торговли (15,4%). После этого идет область машиностроения, строительства, пищевая промышленность и медицина.

Классификация ERP-систем

У ERP-систем есть много разных классификаций, которые особого практического значения не несут, а только путают: по способу развертывания, по размеру бизнеса, отраслевой специализации и так далее.

Нам на первых порах важно разобраться в самых распространенных видах — готовых ERP и кастомных ERP (индивидуальных, созданных с нуля). Вопроса — что лучше? — при этом не стоит, потому что они для разных целей.

Готовые ERP подходят средним бизнесам, которым нужно доступное решение с уже готовыми функциями. Самые популярные в России — это SAP, 1С:ERP Управление предприятием, Галактика ERP, Microsoft Dynamics, Oracle, Компас, Парус, Оdoo. У российских в связи с понятными событиями в мире сейчас преимущество.

Готовые EPR адаптируются под требования каждой организации, что недешево и небыстро. В 2024 году стоимость 1С:ERP начинается от 5 млн ₽ (самый простой проект), а по срокам — от 1 года до 3-х лет. Конечные цифры зависят от самого вендора (наши цифры на примере 1С:ERP) и от масштаба компании. Чем больше функций, тем дольше и дороже это будет стоить.

Альтернатива готовым на рынке ERP — кастомные. Они позволяют сфокусироваться на ключевом функционале. Владелец продукта не переплачивает за то, что не использует, при этом интерфейс таких решений обычно более удобный, не перегруженный.

Но так как это решение индивидуальное, оно дороже. А вот срок внедрения, по опыту Пиробайта, меньше. Обычно от года, но точно меньше 3-х лет.

Сделали для сравнения таблицу, из которой понятны стоимость, сроки и нюансы.

Преимущества внедрения ERP

Упомянули, что ERP оптимизирует бизнес-процессы компании в целом, но звучит это слишком абстрактно, поэтому разберем преимущества ERP более детально:

Прозрачность. Можно 24/7 мониторить статус задач отделов и холдингов компании, данные всегда будут актуальны и полны. Руководство сможет принимать взвешенные решения, основываясь на точных данных.

Автоматизация отчетности. За счет того, что вся отчетность унифицирована, программа будет генерировать отчеты в пару кликов. Не придется тратить время на поиск, ручной сбор и обработку информации.

Улучшение планирования, качественный анализ. Можно будет сравнить множество показателей между собой и выявить неочевидные закономерности.

Защита данных. В ERP все хранится в одном месте, у нее общие стандарты ввода/вывода данных и доступа к ним, можно настроить разные уровни доступа для сотрудников, за счет этого риск утечки данных ниже.

Качество обслуживания клиентов выше. В системе будет храниться история взаимодействия со всеми клиентами. Сотрудник сможет получить информацию, просто зайдя в нужный раздел.

Рост продуктивности. За счет автоматизированного доступа к данным рутины становится меньше, коммуникации ускоряются. Одинаковый интерфейс всех разделов упростит работу, особенно если выбор упадет на кастомную ERP — в ней визуал и логику можно настроить под потребности и привычки персонала.

Оптимизация работы с поставщиками. В ERP можно посмотреть уровень запасов в реальном времени и оценить качество работы поставщиков. К ERP-системе быстро привыкаешь, поскольку она относительно проста и интуитивна в использовании. Программа экономит временные и человеческие ресурсы, минимизирует человеческий фактор и сокращает неточности в планировании.

Минусы использования ERP

Для полноты картины их тоже стоит указать:

Это возможный саботаж со стороны сотрудников — как внедрение готовой ERP, так и разработка кастомной — стрессовое время для всех сотрудников, которым приходится больше работать, осваивать новую, непонятную программу, менять привычный темп работы. Они могут говорить, что работать в новой программе неудобно, сложно и вообще нет смысла, потому что и прежняя система учета хорошо справлялась.

Это дорого и долго. Готовая 1С:ERP, например, внедряется от 1 года до 3-х лет и стоит от 5 млн ₽. Разработка кастомной ERP быстрее, но дороже, зависит от специфики предприятия. Что-то можно запустить за год, что-то за полгода.

Владеть ERP-системой тоже дорого. Нужно держать своего разработчика в штате или получать услуги техподдержки от студии, которая разрабатывала ERP с нуля.

Как понять, что вашей компании нужна ERP? Мини-тест

Прежде чем сравнивать варианты, которые есть на рынке, важно понять, нужно ли это вам. Для этого подготовили мини-тест. Если на большинство утверждений вы ответили «да, это про нас», значит, это повод задуматься о внедрении готовой системы или разработке кастомной:

• Количество клиентов, заказов или сотрудников выросло, старые системы уже не справляются;
• Данные хранятся в разрозненных системах (таблицах или на бумаге), сотрудники долго ищут и сводят нужную информацию, при этом в ее точности вы не уверены;
• Часто возникают ошибки из-за ручного ввода или дублирования данных;
• Задержки в обработке заказов, согласовании документов или поставках;
• Ваши отделы работают несогласованно;
• Есть проблемы с учетом запасов, материалов или готовой продукции;
• Трудно планировать загрузку ресурсов сотрудников/оборудования/финансов;
• Вы планируете расширяться, но существующие процессы не масштабируются, планируете автоматизировать бизнес, но у инструментов есть ограничения;
• Нет возможности быстро получить актуальные сведения о ключевых показателях бизнеса, трудно анализировать показатели эффективности и прогнозировать спрос.

Старые инструменты и процессы тормозят работу и ограничивают рост. Если вы ощущаете сложности, ERP решит многие из них, особенно если вы планируете масштабироваться.

Если у вас небольшой бизнес, а всю информацию о работе компании можете удержать в голове, внедрение ERP системы вряд ли понадобится.

Важный момент

Не все руководители изначально понимают, что такое ERP-система, поэтому обычно делегируют выбор ПО сисадмину, коммерческому директору или руководителю производства. Так лучше не делать, потому что в первую очередь программа должна быть понятна тому, кто этим бизнесом управляет — она будет отражать все процессы.

При составлении входного ТЗ нужна конкретика, например, «нужно автоматическое формирование понятных отчетов», «надо ускорить согласование заявок между отделами до одного рабочего дня» или «объединить данные из разных подразделений в единую систему». Стандартный функционал определяет клиент, исходя из требований будет понятно, сколько это будет стоить.

Поэтому если возникают вопросы по выбору, стоимости, срокам, функционале и другим моментам — лучше брать эту задачу на себя.