Автоматизация финансового учета: 6 критичных ошибок проекта

В автотранспортной компании имелся запрос на автоматизацию финансового учета. Предварительно руководство компании было убеждено, что данные, подходящие для формирования отчетности не ведутся, но внедренцы для проведения более глубокого анализа настояли на дополнительном этапе (предпроект).

Было обнаружено, что достаточно многое можно взять из системы бухгалтерского учета, а часть ключевых данных по учету затрат — из подразделения по техническому обслуживанию (где на момент начала проекта учет действительно не велся).

Также оказалось что в компании параллельно двумя разными командами независимо друг от друга осуществлялось два разных проекта автоматизации, и внедренцам осталось только их состыковать.

Таким образом, картина обнаруженная на фазе предпроекта позволила сократить период работ на 3 месяца и сэкономить 2,4 млн рублей, заменив часть разработок на интеграции со смежными системами.

Как видим на примере, тщательный анализ помог избежать двух ошибок:

1. «Задвоенное» ведение одной и той же информации разными службами;
2. Ведение параллельных автоматизаций и, как следствие, избыточное количество информационных систем с дублирующимся функционалом.

В ходе автоматизации финансового встречаются и другие ошибки, которые могут привести к провалу изначально перспективный проект. Какие же это ошибки, откуда они возникают и как их избежать, чтобы в итоге не было мучительно больно за потраченные деньги и другие ресурсы?

В этой статье разберем 6 самых частых таких ошибок, способы их выявления и предотвращения на ранних стадиях проекта.

Ошибка 1:  Задвоенное ведение одной и той же информации разными службами

Причины:

• Отсутствие коммуникации со смежными подразделениями;
• Отсутствие описаний бизнес-процессов и ключевых используемых данных.

Как выявить:

• На ранних этапах поможет: сравнение и анализ отчетов из разных источников и подразделений с целью выявления возможного дублирования; 
• Опрос сотрудников из различных отделов для понимания, как они ведут учет и какие данные используют; 
• Проведение анализа всех существующих процессов учета;
• Составление описания бизнес-процессов с указанием используемых данных.

Как предотвратить:

Для профилактики подобных ошибок в будущем целесообразно:

Описание всех бизнес-процессов компании с учетом пересечений функционала и каналов коммуникаций между подразделениями, а также регулярный пересмотр и обновление документации по бизнес-процессам;
активное вовлечение сотрудников, ответственных за актуальность описания бизнес-процессов. Это позволит своевременно учесть все пересечения по процессам и данным, и также, в случае необходимости, вовремя актуализировать документацию в связи с автоматизацией.

В той же транспортной компании из примера выше, проведение анализа бизнес-процессов смежных подразделений привело к уменьшению длительности внедрения на 3 месяца.

Ошибка 2: Ведение параллельных автоматизаций и, как следствие, избыточное количество информационных систем с дублирующимся функционалом

Это приводит к созданию множества разрозненных систем, которые затрудняют обмен данными, увеличивают затраты на поддержку и создают путаницу среди сотрудников.

Причины:
Отсутствие  централизованного подхода к автоматизации, охватывающего все подразделения компании.

Как выявить: 
В данном случае уместны следующие меры:

• проведение аудита всех используемых информационных систем в компании, а также планируемых к использованию;
• вовлечение руководителей и сотрудников с целью выявления дублирующих функций и неэффективных процессов;
• создание карты бизнес-процессов для визуализации взаимодействий между системами и выявления параллельных автоматизаций.

Как предотвратить:

• разработать ИТ-архитектуру, включающую все информационные системы и их взаимосвязи, в т.ч. планируемые проекты по автоматизации;
• установить каналы коммуникации между различными подразделениями для обсуждения потребностей и избежания дублирования планируемых действий.

В том же вышеприведенном примере транспортной компании, опрос по планируемым проектам автоматизации в компании позволил существенно сократить количество разработок и снизить затраты на автоматизацию на 2,4 млн рублей.

Ошибка 3: Отсутствие четких целей проекта автоматизации финансового учета

Неопределенные KPI и цели приводят к разночтениям по ходу проекта и определению его успешности. Автоматизация финансового учета не должна стать самоцелью на волне трендов (это приводит лишь к неоправданным затратам и усложнению работы).

Причины:

• отсутствие стратегического видения или целей в области автоматизации;
• отсутствие привязки целей проекта к рабочим задачам;
  недостаточная регулярность или частота отслеживания целей в ходе проекта.

Как выявить:
Определением целей на проекте желательно озадачиться задолго до его начала: от поставленной цели будет зависеть как выявление масштаба проекта, его рамки, бюджет, так и выделение человеческого ресурса.

Также необходимо проконтролировать:

• наличие измеримых и реалистичных показателей целей проекта;
• определение артефактов (документов, работающих функций и прочие) на каждом из этапов проекта;
• сонаправленность целей проекта со стратегическими целями компании.

Как предотвратить:
Для снижения риска такой ошибки необходимо:

• четкое описание бизнес-требований;
• индивидуальный подход к определению целей компании на автоматизацию финансового учета (они должны соответствовать текущим задачам);
• синхронизация целей проекта со стратегическим видением развития компании;
• определение KPI для мониторинга и определения успешности проекта на каждом из этапов.

Например, в типографии решили включить в общий контур автоматизации финансового учета подразделение производства наружной рекламы, в котором присутствовало много нюансов. К завершению проекта выяснилось, что собственник планирует продавать данное направление, и автоматизация в общем контуре была нерациональной тратой.

Ошибка 4: Неэффективное  управление изменениями в проекте автоматизации финансового учета

Это может привести к задержкам, превышению бюджета и снижению качества конечного продукта.

Причины:

• неясные роли и ответственности;
• избыточный консерватизм, и, как следствие, низкий приоритет внедрению изменений.

Как выявить:
С целью раннего обнаружения проблемы необходимо проверить наличие:

• ответственного за мероприятия по организационным изменениям, связанным с проектом;
• мероприятий по управлению изменениями на каждом этапе проекта.

Как предотвратить:
Необходимо внедрить четкий процесс управления изменениями, включающий:

• разработку и документирование стандартизированного процесса для подачи, оценки и утверждения изменений;
• установление четких ролей и обязанностей для всех участников процесса (инициаторы изменений, оценивающие и согласующие лица);
• использование специализированных систем отслеживания изменений и обеспечение прозрачности для всех участников проекта;
• установление регулярных встреч с целью обсуждения хода внедряемых изменений.

А также использовать:

• создание культуры открытости и сотрудничества;
• использование agile-методологий для более адаптивного подхода.

В крупных компаниях (с большим количеством подразделений, требований и взаимосвязей) культура открытости, agile-методология и управление изменениями просто необходимы для внедрения новшеств и развития и безопасного тестирования гипотез.

Пример: Крупная корпорация стекольной промышленности решила автоматизировать финансовый учет с централизацией ведения части затрат. После внедрения проявилось резкое увеличение расходов на административный аппарат на некоторых заводах. 

Анализ ситуации показал, что из-за обучения и плохо налаженной коммуникации финансовые менеджеры на местах дублировали внесение затрат по своим заводам. После дополнительных разборов (с привлечением всех задействованных сотрудников) и обучения ситуация нормализовалась.

Так недостаточные мероприятия в области управления изменениями могут привести к некорректной финансовой отчетности и риску неверных управленческих решений.

Ошибка 5: Автоматизация процессов без проведения предварительной оптимизации

Причины:

• ограниченные ресурсы на проект автоматизации финансового учета;
• «приказ сверху» как причина автоматизации вместо реальной потребности.

Как выявить:
Для ранней диагностики стоит обратить внимание на следующие признаки:

• наличие большого объема (по времени разработки или по количеству) доработок внедряемой информационной системы;
• большое количество задач и операций, которые планируется оставить без автоматизации в зоне функционала проекта.

Как предотвратить:
Для предупреждения такой ошибки необходимо:

• описать бизнес-процессы и проводить регулярную актуализацию документации;
• проводить периодический аудит бизнес-процессов с внесением изменений при необходимости.

При корректном подходе, рост эффективности работы финансового департамента растет уже на этапе проработки и выстраивания логики, без единой строчки кода или настроек в информационной системе.

Пример:
В крупной нефтегазовой корпорации на этапе проектирования команда внедрения настоятельно рекомендовала пересмотр бизнес-процессов, но руководство было убеждено, что изменения в бизнес-процессах существенно затянет и проект по автоматизации. Переломным стало обсуждение процесса согласование заявки на закупку — 11 (!) человек в процессе согласования, которые определяются довольно сложной матричной организационной и проектной структурой.  Команда внедрения провела опрос среди согласующих: большая часть не имели отношения как ни к сотруднику, ни к подразделению, которому требовалась закупка, так ни к последующей ответственности за закупку или бюджет (то есть формально ставили всегда «согласовано» не глядя).

После изменения только этого одного процесса, затраты на проект автоматизации были сокращены на 270 000 рублей (проработка и автоматизация ведения согласующих, разработка выбора согласующих). Дополнительным бонусом стало ускорение процесса согласования заявок на закупку в 4 раза.

Ошибка 6: Отсутствие синхронизации справочников бухгалтерского и финансового учета, а также смежных бизнес-процессов

Причины:

• отсутствие регламентов и ответственного сотрудника за ведение НСИ (нормативно-справочной информации);
• исторические дубли в виду объединения нескольких направлений без синхронизации справочников;
• отсутствие одной «точки входа» при ведении справочников в нескольких подразделениях или системах в компании.

Как выявить:
На ранних этапах поможет:

• составление перечня информационных систем, в которых используются изменяемые справочники;
• сверка используемых справочников.

Как предотвратить:
В качестве превентивных мер хорошо себя показали:

• внедрение централизованной системы ведения НСИ;
• определение «одной точки входа» для изменений в справочниках, затрагиваемых в различных системах и процессах.

Пример:
Типография обратилась с запросом от финансового департамента с проблемами: долгий сбор отчетности по причине сложностей на этапах сверки и задержки данных по расчетам заработной платы. 
Анализ показал значительные потери времени бухгалтерии при расчетах заработной платы из-за необходимости сопоставления  информации от менеджеров производственного отдела со справочниками, определенными в методике расчета KPI и заработной платы.

После проведения работ по синхронизации справочников между производственным подразделением, бухгалтерией и финансовым департаментом, сбор отчетов и предоставление данных на всех этапах сократился с 10 до 3 рабочих дней!

Итоги

Многих часто встречающихся на проектах автоматизации финансового учета ошибок можно избежать довольно простыми действиями, причем ключевым аспектом является своевременное планирование и учет этих рисков. Безусловно, это требует дополнительных затрат времени и других ресурсов, но их влияние сложно переоценить.

Все превентивные меры можно обобщить:

1. Централизованный подход к автоматизации:
   создание единой стратегии автоматизации, охватывающей все подразделения компании;
   определение ключевых систем, которые будут использоваться в качестве основного источника данных.
2. Стандартизация процессов:
   внедрение стандартов для разработки и внедрения новых систем, для избежания создания изолированных решений;
   определение единого формата данных и протоколов взаимодействия.
3. Регулярный мониторинг и оценка:
   установление регулярных проверок для оценки эффективности существующих систем и выявления новых возможностей для интеграции;
   проведение анализа ROI (возврат на инвестиции) для оценки новых автоматизационных проектов.
4. Обеспечение коммуникации между всеми подразделениями компании:
   создание культуры открытости и взаимообмена;
   внедрение процесса управления изменениями.