Как работать с машиночитаемой доверенностью в закупках в 2025 году

Применение машиночитаемой доверенности (МЧД) стало обязательным с 1 сентября 2024 года. Эксперты РТС-тендер разобрали 6 самых частых вопросов на эту тему.

Как выглядит машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность — электронная форма обычной доверенности, которую руководитель выдает уполномоченному сотруднику на какие-то действия от имени компании. Выглядит МЧД как файл в формате xml, внутри него в электронной форме содержится много важных данных: реквизиты компании, личные данные руководителя и сотрудника, срок доверенности, полномочия, а также усиленная электронная подпись руководителя, который подписал эту МЧД.

Для чего нужна доверенность

Главное правило для МЧД — ее надо применять там, где используется электронный документооборот (между двумя организациями) и от имени организации документы подписывает не руководитель (или индивидуальный предприниматель), а другой сотрудник. Чтобы выгружать или подписывать документы от имени компании, у него должна быть МЧД, которая определяет его полномочия.

Как выпустить доверенность для сотрудника

Выпустить МЧД может руководитель организации, у которого есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), а его компания, соответственно, использует в работе электронный документооборот. Выпустить МЧД можно внутри той инфосистемы (технической программы), которую компания использует в работе. Например, если компания участвует в закупках как заказчик или поставщик, можно оформить ее на конкретной электронной торговой площадке. Или получить МЧД на федеральных площадках, скажем, через сайт ФНС, Госуслуги, Мос.ру, через удостоверяющий центр, где компания оформляет электронные подписи. Наконец, можно обратиться за помощью в тот сервис, где компания планирует использовать МЧД. В части закупок по 44-ФЗ МЧД надо получать на единой информационной системе (ЕИС).

В каких случаях обязательно нужна машиночитаемая доверенность

В электронном документообороте применение МЧД обязательно с 1 сентября 2024 года — когда от имени компании действует ее сотрудник, а не руководитель. Скажем, в госзакупках и некоторых других случаях многие процессы ведутся только в электронной форме, и без МЧД не обойтись. Другое дело, сам электронный документооборот пока не везде обязателен. Также частные компании-контрагенты в договоре друг с другом могут указать особые условия использования доверенностей. Но если подписываются бумажные документы, МЧД не нужна.

На что обратить внимание при работе с ней

Создание МЧД — юридически и технически важный процесс, и обращать внимание надо на каждую деталь. Есть несколько правил. Первое — для создания МЧД у руководителя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). У сотрудника тоже должна быть электронная подпись, какая именно (простая или усиленная) — зависит от сферы деятельности, например, для закупок по 44-ФЗ нужна УКЭП. Второе — одному и тому же сотруднику можно выдать МЧД от разных организаций, их число не ограничено. Третье — определите, сколько людей будут иметь МЧД — это актуально для крупных компаний с филиалами. Если их много, можно сделать доверенность с правом передоверия, т.е. оформлять МЧД сможет не только генеральный директор. Также лучше сразу определить полномочия сотрудника с МЧД: что он вправе делать от компании.

Когда МЧД заменяет бумажную доверенность

МЧД работает в рамках 63-ФЗ, т.е. определяет полномочия на подписание документов и таким образом делает легитимным это подписание. Соответственно, когда применяется МЧД, делать ее бумажную копию не нужно.