Как автоматизировать дистрибьюторские центры продуктов питания

В современных реалиях бизнеса конкуренция на рынке продуктов питания высока и эффективность цепочки поставок становится ключевым фактором успеха для владельцев компаний в сфере складской логистики. При этом важно не просто поставлять товары в срок по всем каналам продаж, но и обеспечивать качество и безопасность заказов на всех этапах. Распределительные центры дистрибуторских компаний (далее — РЦ) играют важную роль в доставке свежих и качественных продуктов к потребителям, и сегодня поговорим о том, как автоматизация процессов может помочь повысить производительность, снизить потери и издержки, связанные с требованиями к этой категории товаров и масштабировать бизнес.

Плюсы использования РЦ  

К плюсам использования складов для распределения и хранения продуктов питания можно отнести:

1. Снижение затрат: РЦ позволяют оптимизировать логистические процессы, сократить транспортные расходы и минимизировать потери ввиду порчи или истечения сроков годности продуктов, особенно это критично для тех категорий товаров, где важно соблюдать строгий режим хранения и не допускать излишних перемещений и простоев.
2. Повышение производительности: РЦ обеспечивают более эффективный контроль за движением запасов, оптимизируют поставки и гарантируют своевременную доставку, потому что оптимально распределяется нагрузка на транспорт и персонал, ведется мониторинг по ассортименту — рассчитываются коэффициенты оборачиваемости позиций, снижаются риски пересорта.
3. Улучшение качества сервиса: РЦ централизованно контролируют качество продуктов и могут оперативно осуществлять связь с конечным потребителем и всеми заинтересованными сторонами, своевременно вводить корректировки и не допускать снижения потребительской лояльности.
4. Повышение доступности: РЦ играют важную роль в распределении продуктов питания по регионам, помогают избегать создания дефицита товаров.

К ключевым функциям складов относятся:

• Хранение: безопасное и контролируемое хранение, обеспечение оптимальных условий температуры, влажности, контроль за вентиляцией в помещениях. На этом этапе крайне важно следить за сроками годности и не допустить порчи товаров, иначе компания будет нести убытки. Учет и инвентаризации, своевременное реагирование на нарушения, а также рациональное использование складских площадей должны являться неотъемлемой частью текущей операционной деятельности.
• Сортировка и упаковка: сортировка товаров по типам, партиям и срокам годности, упаковка в соответствии с требованиями заказчиков (магазины, сегмент Horeca, оптовые покупатели), здесь также важно вести прозрачную систему прослеживаемости, чтобы в случае возникновения риска доставки небезопасной продукции можно было оперативно отозвать всю партию и отправить производителю, либо поставить категорию на «Стоп».
• Доставка: организация доставки к конечным потребителям силами собственного автопарка или сторонних перевозчиков, на этом этапе необходимо вести контроль за выполнением требований в части соблюдения условий по доставке продуктов питания. Для РЦ в пищевой цепи применимы требования принципов ХАССП (анализ рисков и критические контрольные точки), которые позволяют минимизировать несоответствия и своевременно реагировать на нарушения, проверять и оценивать поставщиков транспортных услуг, вводить дополнительные критерии их надежности.
• Управление запасами: отслеживание движения запасов, прогнозирование спроса на определенные категории товаров, оптимизация поставок, чтобы не допускать лишних потерь и обеспечивать своевременную доставку.
• Контроль качества: регулярные проверки качества, которые выступают гарантом соблюдения безопасности и соответствия законодательным требованиям в части обращения с продуктами питания.

Проблемы, с которыми сталкиваются РЦ дистрибуторов продуктов питания

Короткие сроки годности: продукты питания часто имеют ограниченный срок хранения, что требует точного планирования и управления запасами. Хрупкие продукты, такие как фрукты, овощи, молочные изделия и мясо нуждаются в охлаждении или заморозке и нарушения приведут к порче и вынужденной утилизации еще на этапе хранения. Упаковка должна быть прочной, герметичной и соответствовать требованиям безопасности пищевых продуктов, важно осуществлять строгий контроль качества на этапе комплектования товаров, чтобы минимизировать риски возникновения несоответствий. Маркировка должна быть точной и содержать всю необходимую информацию о продукте, включая наименование, состав, срок годности, условия хранения и контактные данные производителя, поэтому если были ошибки при приемке — компания понесет потери издержки.

Строгие требования к хранению: складские помещения должны быть оборудованы холодильными установками с точным контролем температуры и влажности, регулярный мониторинг температурных показателей и своевременное реагирование на отклонения являются обязательными мерами. Также обеспечение безопасности труда сотрудников склада является приоритетом — соблюдение правил техники безопасности, использование защитной экипировки, обучение сотрудников и проведение регулярных проверок условий труда. Крайне важно поддержание безупречной гигиены в складских помещениях, необходимо осуществлять регулярную уборку, дезинфекцию полов, стеллажей и оборудования, а также контроль за вредителями. Сотрудники склада должны пройти обучение по вопросам гигиены и санитарии, пест-контролю, соблюдать правила личной гигиены. Необходимо ведение партий и строгого учета, система управления складом должна в короткие сроки идентифицировать партию товара, прослеживать путь от момента получения товара до доставки потребителю, чтобы оперативно реагировать на проблемы.

Сезонные колебания спроса: спрос на некоторые продукты может резко меняться в зависимости от сезона или других внешних факторов в экономике и политике, поэтому необходимо постоянно пересматривать ассортимент и следить за трендами, строить прогнозы, исходя из мониторинга реальных данных. Возникновение излишков товаров приведет к снижению прибыли в виду неэффективного использования складских площадей, а отсутствие или недостаточный объем поставок скажутся на отношениях с партнерами и также могут оказать влияние на рентабельность.

Для минимизации лишних затрат владельцы РЦ уже используют современные решения, такие как внедрение в рабочие процессы роботов и автоматизированных систем, также большое внимание уделяется устойчивому развитию, например, использованию экологически чистых материалов, оптимизации транспортных маршрутов и снижению выбросов.

Хочу отметить, что важно не просто решать проблемы по мере их поступления, но и управлять распределительным центром комплексно, поэтому далее в статье поговорим об автоматизации и нюансах, на которые следует обратить внимание.

Роль WMS-систем в повышении эффективности РЦ

По типам РЦ можно разделить на следующие категории:

• региональные обслуживают определенный регион, обеспечивая доставку продуктов в сетевые и фирменные магазины, рестораны и другие предприятия в этом районе;
• национальные имеют более широкую сеть, покрывая большую часть географии присутствия в стране;
• специализированные фокусируются на определенных типах продуктов, например, доставляют только свежие фрукты и овощи (категория ФРОВ), замороженные продукты (рыба, мясо) или молочные продукты.

WMS или система управления складом (Warehouse Management System, далее — WMS) может выступать элементом для работы центра любой категории, потому что позволяет оптимизировать все процессы от поступления товара до отгрузки, обеспечивая точность процедур контроля.

Чаще всего при автоматизации компании, которые работают с продуктами питания, используют SAP, Oracle, Infor, Blue Yonder.

Но как я уже отметил, важен системный подход, который позволит не просто отслеживать ключевые показатели работы склада, осуществлять мониторинг соблюдения важных параметров, но и управлять производительностью персонала, минимизировать влияние человеческого фактора и принимать своевременные управленческие решения на исчерпывающей аналитике данных.

WMS помогает решать эти проблемы за счет автоматизации ключевых процессов, предоставляя дистрибьюторам выгодно отличающие их возможности от конкурентов. Далее рассмотрим как можно улучшить основные показатели РЦ при использовании WMS.

1. Оборачиваемость товаров. Один из самых важных показателей в работе склада, потому что чем выше коэффициент оборачиваемости, тем выше эффективность использования ресурсов и тем ниже затраты на хранение. Система в автоматическом режиме рассчитывает данные для каждой позиции или категории и аналитические данные позволяют увидеть динамику роста или падения в режиме реального времени, программное обеспечение самостоятельно сегментирует площади на ячейки, планирует работу сотрудников, выстраивает оптимальные маршруты передвижения, все это сокращает издержки на излишние перемещения и транспортировку.
2. Точность учета запасов. Чем выше точность планирования запасов, тем ниже издержки на хранение, потому что профицит и дефицит ведут к нерациональному использованию склада. Функционал системы позволяет не просто анализировать данные по периодам, но и прогнозировать спрос на будущее, опираясь на реальные данные. WMS ведет учет выполнения требований к хранению товаров по введенным параметрам (например, время, температура, влажность) и срокам годности, планирует распределение заказов по складу самым оптимальным образом.
3. Процент возвратов заказов. Рост этого показателя плохо отражается на финансовых показателях, потому что это дополнительные затраты на хранение, ремонт, утилизацию и высокие репутационные риски. Система позволяет сегментировать несоответствия по категориям (например, неполная комплектация, нарушение упаковки, задержка сроков, несоблюдение процедур контроля качества перед отправкой) и вести учет по сотрудникам склада, которые осуществляли отправку, предоставляет полный мониторинг данных для разработки предупреждающих мер на будущее. Этот же показатель оказывает влияние на уровень сервиса, потому что чем он меньше, тем выше коэффициент потребительской лояльности, который также необходимо измерять (например, NPS).
4. Производительность персонала. Программное обеспечение самостоятельно планирует работу сотрудников, выстраивает оптимальные маршруты, что сокращает издержки на излишние перемещения и транспортировку, как итог повышает производительность, большая часть операционной деятельности автоматизируется и можно формировать электронную отчетность.

Развитие технологий и внедрение современных систем управления складом позволяют повысить эффективность и безопасность складской логистики, что в свою очередь способствует обеспечению потребителей качественными и безопасными продуктами питания.

Выбор WMS-системы

При выборе WMS-системы для дистрибуции продуктов питания важно учитывать следующие факторы:

• Возможность контроля специфических требований к продуктам питания. Система должна эффективно управлять запасами с учетом сроков годности, обеспечивая FIFO (First In, First Out) — принцип, который гарантирует, что продукты с более ранним сроком годности будут использоваться в первую очередь. Также необходимо, чтобы была предусмотрена возможность учета разных температурных режимов хранения (холодильники, морозильники), обеспечивая правильное размещение и контроль температуры, учета различных типов упаковки (коробки, мешки, паллеты), учета требований к маркировке и этикетке. Если компания решит получить сертификат, чтобы соответствовать требованиям безопасности пищевых продуктов, например, стандартам ISO 22000 или HACCP, система должна отвечать требованиям (возможность ведения прослеживаемости, строгие процедуры контроля качества, возможность формирования журналов ошибок, алгоритмы управления несоответствиями, оценка рисков и т.п.).
• Широкая функциональность. Система должна осуществлять точный учет запасов, прогнозирование спроса, оптимизацию заказов, контроль остатков, формировать предупреждения о минимальных запасах. В части управления складом это оптимизация планировки склада, управление местоположением, автоматизация процессов приемки, отгрузки, перемещения товаров. В части управление заказами — обработка заказов, отслеживание статуса заказа, автоматизация процессов комплектации и упаковки. В части отчетности и аналитики — возможность получения подробной информации о движении запасов, эффективности работы склада, затратах на логистику.
• Интеграция. система должна легко интегрироваться с уже используемыми компаниями ERP (Enterprise Resource Planning/Система управления предприятием), CRM (Customer Relationship Management/Система управления взаимоотношениями с клиентами), TMS (Transport Management System/Система управления грузоперевозками), либо предусматривать эту возможность в перспективе. WMS важно интегрировать в самый центр менеджмента цепочки поставок, чтобы постоянно повышать производительность и эффективность работы склада, потому что в результате сокращается время на управление и контроль процессов и отдельных операций.
• Масштабируемость. WMS может обеспечивать рост эффективности в соответствии с развитием бизнеса дистрибьютора. Оценка масштабируемости системы возможна через прогнозирование новых функций с учетом обновлений и расширения действующих бизнес-процессов.

Дистрибьюторские центры продуктов питания играют важную роль в обеспечении бесперебойного потока продуктов питания от производителей к потребителям. 

Важно отметить, что выбор автоматизированной системы управления складом — это индивидуальный процесс, который зависит от конкретных потребностей бизнеса, тщательный аудит текущих бизнес-процессов и ресурсов, сравнительный анализ с конкурентами по региону и консультация с экспертами помогут сделать правильный выбор.