Почему управленческий учет должен работать в связке с бухгалтерским

В большинстве компаний бухгалтерский и управленческий учет существуют как два параллельных мира. Они как соседи, которые здороваются в лифте, но не знают, чем могут быть полезны друг другу. Такое раздвоение приводит к тому, что финансовая прозрачность страдает, а вместе с ней и эффективность бизнеса. Почему так происходит?

• Бухгалтерский учет фиксирует прошлое и строго следует требованиям законодательства. Его основная цель — сформировать отчетность для государства, контролирующих органов, а также для других заинтересованных пользователей  — инвесторов, партнеров и т.д.             
• Управленческий учет смотрит в будущее и ориентирован на интересы собственника и менеджмента. Он гибко настроен под бизнес-задачи и помогает принимать стратегические решения.

В результате, собственник получает два набора цифр, которые не совпадают даже по выручке. Один нужен «для отчетности», другой — «для себя». Каждый набор ведется отдельной командой, со своими расходами, программами и логикой. В спокойные времена это кажется приемлемым, но в условиях жесткой конкуренции или кризиса — недопустимая роскошь. Поддерживать две «реальности» дорого и рискованно: разрыв в данных рождает разрыв в управлении.

Почему нужно объединить бухгалтерию и «управленку»

Есть как минимум три причины, почему управленческий учет должен работать в тесной связке с бухгалтерским учетом компании:

1. Снижение затрат. Единая учетная база позволяет избежать дублирования работы. Вы экономите на персонале, программном обеспечении, аудите и сопровождении систем. Финансовая служба работает как одна команда, а не два разных отдела с overlap-функциями.
2. Более быстрые решения. Когда управленческие отчеты формируются на основе тех же данных, что и бухгалтерские, исчезает извечная задержка по принципу «сначала для бухгалтерии, потом выгрузка в Excel». Руководство получает актуальные цифры почти в реальном времени, что существенно ускоряет реакцию на происходящее.
3. Единая версия правды. Если данные едины, пропадает почва для споров, чьи цифры правильнее — финансового директора или главбуха. Все говорят на языке одних и тех же показателей. Это повышает доверие к отчетности и прозрачность: управленцы и бухгалтерия перестают работать «каждый в своем окопе».

Практика подтверждает эти преимущества. В одной торговой компании мы внедрили систему бизнес-аналитики, которая напрямую читала данные из бухгалтерской программы 1С. В результате подготовка управленческих отчетов сократилась с 10 дней до 1,5 дней в месяц — почти на неделю быстрее руководитель получал полную финансовую картину. Одновременно компания сэкономила ресурсы: исчезла ручная сверка данных и двойной ввод, а затраты на учет  могут сократиться  до  40%.

Интеграция без потрясений для бизнеса

Ниже краткий план шагов, которые помогают «поженить» бухгалтерский и управленческий учет последовательно:

Шаг 1. Единая методология. Для начала важно договориться о правилах: показатели управленческого учета должны формироваться на основе бухгалтерских данных, дополняясь нужной аналитикой. Рекомендуется создать «финансовую конституцию» — документ, где прописаны все ключевые метрики и единые подходы к их расчету для всех служб. Например, бухгалтерия считает выручку по отгрузке, а управленческий учет — по оплате; в конституции фиксируется, как учитывается каждый показатель.

Шаг 2. Автоматизация и интеграция систем. Чаще всего две параллельные системы существуют из-за технического разделения: бухгалтерия работает в 1С, а управленческий учет — в отдельных Excel-файлах. Решение — перевести управленческий учет на современную платформу (ERP-систему или BI-аналитику), напрямую интегрированную с бухгалтерской базой. Таким образом данные будут подтягиваться автоматически, и отчеты для собственника будут формироваться на тех же данных, что и для налоговой, но в удобном управленческом разрезе.

Если у вас не столь крупный бизнес, и вы еще не используете  систему ERP, то можно привязать статьи расходов и доходов из управленческого учета к бухгалтерским счетам, таким образом объединить учетную информацию.

Шаг 3. Оптимизация команды. После объединения учетных функций часто выясняется, что содержание двух отдельных команд больше не нужно. Бухгалтеров и финансовых аналитиков можно интегрировать в единый финансовый отдел, разделяя их обязанности по бизнес-процессам, а не по виду учета. При этом речь не обязательно о сокращении людей: высвободившиеся ресурсы лучше направить на более ценные задачи, такие как контроль, анализ отклонений, поиск резервов для роста.

Шаг 4. Контроль качества данных. Если управленческие отчеты полностью зависят от данных бухгалтерии, необходимо обеспечить безупречное качество этих данных. Это достигается внедрением строгих инструкций по вводу информации, регулярных сверок данных и автоматических контрольных процедур (чеки-листы, уведомления об ошибках). Финансовая информация должна быть корректна до копейки, иначе единая система потеряет доверие.

Шаг 5. Оптимизация поступление первичного документооборота в финансовую службу, если мы хотим добиться  оперативности в получении данных, то необходимо наладить качественное и своевременное поступление первичных документов. Для этого анализируем процессы связанные с получением документов на каждом участке, устанавливаем правила взаимодействия с финансовой службы и производственников. Внедряем kpi связанный со своевременным представлением документов.

Шаг 6. Экономия на сопровождении. Интеграция учетных систем дает и дополнительную экономию: больше не нужно платить дважды за одно и то же. Компания избавляется от лишних расходов на лицензии для разных программ, обслуживание нескольких баз данных и доработку разных отчетных систем. Все финансовые данные обслуживаются централизованно, что упрощает жизнь ИТ и сокращает издержки.

После такого преобразования собственник бизнеса выигрывает сразу на нескольких фронтах. Во-первых, появляется прозрачная, «единая версия правды» — все финансовые показатели консолидацируются в одной системе, и управленцы, и бухгалтерия видят одинаковую картину. Во-вторых, расходы на учет снижаются на 20 — 40% за счет устранения дублей и автоматизации ручных операций. В-третьих, решения принимаются быстрее, ведь у руководства всегда под рукой актуальные данные о доходах, расходах, остатках и рентабельности. Это и есть тот самый эффект финансовой прозрачности как конкурентного преимущества: компания реагирует на изменения рынка оперативнее конкурентов, потому что не теряет времени на согласование цифр.

Объединение бухгалтерского и управленческого учета — это не про «все сложить в одну огромную таблицу», а про создание единого источника финансовой правды внутри компании. В современных реалиях это критически важно: каждый лишний день разрыва между фактическими данными и управленческим решением — это потерянная прибыль или упущенная возможность, которую тут же подберут конкуренты. Финансовая прозрачность же позволяет принимать решения точно вовремя, защищая интересы собственника и усиливая позиции бизнеса на рынке.