Как избежать ошибок и извлечь максимум из стратегической сессии

Проведение стратегической сессии — удовольствие дорогое. О том, как сберечь свои деньги и избежать ошибок, можно прочесть в моих статьях на эту тему. Однако, правильно провести стратегическую сессию — это половина дела. Еще важно качественно распорядиться полученными на ней результатами работы участников, что потребует еще больше усилий и времени. Предлагаю вашему вниманию 8 шагов, сделав которые вы существенно повысите вероятность того, что ваши инвестиции в работу на стратегической сессии, будут использованы на все «сто», и, планы удастся перевести в конкретные позитивные изменения. 

1. Фиксация результатов.

Все итоги работы сессии должны быть зафиксированы и направлены в качестве протокола каждому участнику. Кроме того, вся итоговая информация о том, что мы решили делать, когда и кто за это ответственный должна быть размещена в доступном, для принявших участие в работе на стратегической сессии, месте. Например, на корпоративном портале. Информация, созданная на сессии, имеет наивысший статус важности, поэтому нужно обеспечить к ней простой способ доступа для всех сотрудников, кто должен ею руководствоваться в своей работе. Другими словами, документ с принятыми решениями должен все время хранится на самом верху воображаемой пачки корпоративных бумаг.

2. Проверка на реалистичность

Чем лучше организована работа на стратсессии, тем с большим азартом и вовлеченностью на ней будут работать участники. Обратная сторона этой медали — излишний оптимизм и чрезмерный энтузиазм, которые могут стать причиной принятия нереалистичных планов. Для того, чтобы снизить этот негативный эффект, руководителю, спустя два-три дня после сессии, стоит организовать сверку запланированного с людьми, которые будут отвечать за реализацию, а также убедиться в том, что они обладают адекватными ресурсами. Только после такой сверки можно считать, что намеченный на стратегической сессии путь развития компании, является реалистичным. В противном случае, вы рискуете скомпрометировать стратегическую сессии, как бесполезный инструмент. 

3. Корректировка

В случае, когда выяснится, что принятые цели не достижимы, а ресурсов для их достижения нет и не будет, планы надо скорректировать до уровня амбициозных, но достижимых. Новые сроки должны быть закреплены в уточненном протоколе с объяснением причин этих изменений. Эта информация является бесценной и потребуется вам на восьмом шаге.

4.  Измерители вперед

Все принятые на стратегической сессии цели, должны быть оцифрованы, чтобы обеспечить требование однозначности трактовки успеха или неудачи в реализации принятых планов. С другой стороны, количественные показатели нужны для того, чтобы на их основе создать систему поощрения тех сотрудников, кто своей работой добивается успеха. Хочу обратить ваше внимание на побочный, но очень важный фактор этого шага, как повышение управляемости компании. Он создает у сотрудников убежденность в том, что планы и реальность вещи связанные, и, что к планам надо относится как к руководству к действию. В некоторых компаниях планы и реальность в головах сотрудников никогда не пересекаются, что становится причиной бардака в работе.

5. Оперативные данные

Благодаря тому, что на предыдущем этапе вы оцифровали результаты принятых на стратегической сессии решений, теперь вы можете сравнивать факт с планом. Для этого нужно оперативно собирать данные работы компании в тех областях, которые являются важными с точки зрения стоящих перед организацией целей. Сбор информации должен быть регулярным и точным. Руководителю стоит периодически проверять поступающие к нему данные, сверяя их с реальной обстановкой в точке их генерации. Цель — убедиться в их корректности и правдивости.

6. «Приборная панель»

Все заинтересованные стороны должны иметь оперативный доступ к данным. Для того, чтобы это обеспечить в компании нужно создать «приборную панель» по реализации принятых на стратегической сессии планов. Например, такой панелью может быть страница на портале. Каждый, кто имеет к ней доступ, в режиме реального времени может видеть состояние дел в компании и ее прогресс. Кроме того, текущее состояние дел и соответствие планов реальности, надо обсуждать ежемесячно на специальном комитете. Его участники — это руководители подразделений, отвечающие за реализацию принятых на стратсессии решений. 

7. Внесение корректив на марше

Так как реальность не всегда вписывается в наши ожидания, то в случае значительных отклонений, в планы надо вносить изменения для придания им большей реалистичности. Мотивы изменений необходимо фиксировать и сохранять.

8.  Следующая стратегическая сессия

Через год, на очередной стратегической сессии, в первой ее части, надо запланировать время для разбора того, что год назад командой было оценено неверно, какой опыт был получен за год, и, что мы должны учесть в этот раз, чтобы избежать повторения ошибок планирования.

Стратегическая сессия — отличный инструмент для создания общего информационного фона и выработки согласованных решений в неопределенной среде. Есть одно «но». Важно соблюдать технологию работы с этим непростым инструментом.