ЦКР внедрил электронные больничные листы: как упростить процесс

В современном бизнесе время и ресурсы — одни из важнейших показателей эффективности. Одной из ключевых задач компаний становится внедрение автоматизированных решений, способных не только ускорить рутинные процессы, но и сделать их более прозрачными и надежными для всех сотрудников компании и клиентов. ЦКР не первый год внедряет цифровые кадровые сервисы, и новым этапом на этом пути стал переход на ЭБЛ. Запуск нового сервиса позволил упростить процесс оформления больничных листов и улучшить качество взаимодействия с Социальным фондом России (СФР).

Как работает такой сервис

Для простоты понимания важно разделить сервис на две составляющие: интерфейс для сотрудника и взаимодействие компании и госоргана. Для сотрудника все предельно просто: ему достаточно открыть лист нетрудоспособности в поликлинике. Далее весь путь больничного листа доступен ему в режиме реального времени: от поступления информации из СФР до завершения обработки и начисления пособия — все это отслеживается в личном кабинете на корпоративном портале. Как только информация поступает в компанию из СФР, сервис автоматически направляет уведомления сотруднику и его руководителю об открытии/продлении или закрытии листа нетрудоспособности.

Также у сотрудников появилась возможность подать на портале электронное заявление на отмену или корректировку даты начала оплаты листа нетрудоспособности, подать заявление на отпуск по беременности и родам. Ранее для этого необходимо было прийти в офис лично.

Говоря о части взаимодействия с госорганом, то здесь стоит отметить сложную интеграцию между несколькими системами. При открытии листа нетрудоспособности сотрудником, информация из СФР поступает напрямую в кадровую систему компании. Сервис автоматически проверяет все данные, выявляет возможные ошибки или пересечения и направляет их на доработку, если это необходимо. Например, если по каким-то причинам данные в листе нетрудоспособности не совпадают с данными в кадровой системе компании, сервис уведомляет ответственных сотрудников о необходимости провести проверку.

Как только все данные проверены, сервис автоматически проводит документ в учетной кадровой системе, рассчитывает больничный и формирует xml-реестр для отправки в СФР. Сотруднику кадровой службы остается только отправить данные в СФР в зашифрованном виде нажатием одной кнопки.

Сложности и пути решения

Во-первых, это сложнейшая интеграция с СФР. Для реализации этой задачи ЦКР выбрала набор решений Контур.ERP, который обеспечил надежную интеграцию и обмен данными между системами компании и СФР.

Во-вторых, обеспечение безопасности передачи данных. При реализации интеграции с СФР использованы наиболее безопасные протоколы и алгоритмы шифрования, полностью соответствующие требованиям Федерального законодательства в части защиты персональных данных, поскольку конфиденциальность и целостность данных сотрудников всегда является приоритетом для ЦКР.

В-третьих, обеспечение работоспособности уже имеющихся систем цифровой обработки данных. В этом помогло выбранное решение Контур.ERP: оно позволило нам обойти необходимость сложной интеграции через API и воспользоваться уже готовыми инструментами. Процесс получился простой, система — гибкой и масштабируемой, а сроки проекта сократились. 

Из сопутствующих сложностей можно отметить периодическую недоступность тестового контура и отсутствие выделенного канала поддержки со стороны Социального Фонда России. Кроме того, во время проекта происходили изменения законодательства, а это соответственно влияло на подход к расчету больничных и взаимодействию с СФР.