GreenData и Московская биржа развивают цифровую экосистему на low-code

Постановка задачи

В состав Группы «Московская Биржа» также входят центральный депозитарий и клиринговый центр, что позволяет оказывать полный цикл торговых и пост-трейдинговых услуг. Биржа последовательно развивает цифровую инфраструктуру и автоматизирует стратегически важные процессы. Однако как в любой крупной организации, часть вспомогательных функций — административных, хозяйственных, финансовых — оставалась вне фокуса внимания.

Автоматизации подлежали поддерживающие процессы: от закупок и договорной работы до предоставления сервисов центрами компетенций, без эффективной организации которых было невозможно обеспечить слаженную работу всей Группы компаний.

Инициатором проекта по автоматизации поддерживающих функций выступил Департамент эффективности бизнес-процессов, в котором хорошо понимали существующие проблемы, особенности и подводные камни. На тот момент значительная часть взаимодействий между подразделениями шла через почту и мессенджеры. Это затрудняло контроль сроков, консолидацию результатов и усложняло автоматизацию из-за частых изменений в процессах.

Уже на старте стало ясно: нужен простой и удобный инструмент, позволяющий быстро автоматизировать конкретные процессы поддерживающих функций без серьезной нагрузки на ИТ-подразделение. Таким инструментом для компании стала low-code платформа GreenData с визуальным редактором и drag’n’drop настройкой процессов, позволившая объединить скорость внедрения, гибкость и качество.

Платформа построена на бизнес-логике, понятной владельцам процессов, поэтому необходимость «перевода» задач с бизнес-языка на ИТ-язык была устранена. Это сократило время реализации, снизило риски ошибок в интерпретации и обеспечило возможность быстрого перехода от идеи к пилоту, тестированию и масштабированию.

Дополнительно система должна была:

• обеспечивать сбор метрик по текущим процессам и выявлять «узкие места»;
• передавать логи в аналитические системы для последующего улучшения;
• вовлекать владельцев процессов на всех этапах: от проектирования до внедрения и развития.

Алгоритм внедрения: от пилота к масштабированию

Первым шагом стали два пилотных процесса: закупочный (от планирования закупок до заключения договора) и процесс сбора потребностей в ИТ-бюджете.

Для начала работы команде было необходимо проверить возможность выстраивания сквозных цепочек процессов на базе единой системы, оценить скорость первичной настройки и внесения изменений, протестировать заявленную гибкость и функциональность платформы, а также ее интеграцию со смежными системами. Важно было и проверить, насколько эффективно сработает продуктовый подход в команде.

Результаты подтвердили все гипотезы: low-code платформа GreenData показала достаточную скорость, гибкость и удобство для дальнейшего развития, и проект был масштабирован.

Решение получило название MOEX Process Garden, а слоганом стала фраза «Растим процессы вместе», которая отражает ту самую важность и значимость «переопыления компетенциями» в команде.

К настоящему времени на базе решения созданы и работают две ключевые ИТ-системы. Первая объединяет процессы финансового блока: закупки, договорную работу и планирование ИТ-бюджета. Вторая отвечает за управление услугами сервисных подразделений (Enterprise Service Management, ESM) — от Управления делами до Юридических услуг, Комплаенса и Корпоративного управления. Над этими задачами сегодня работают четыре продуктовые команды.

Особенность проекта

В рамках инициативы Московской биржей был не только выбран инструмент автоматизации, но и выработан новый подход к управлению обеспечивающими функциями, где владельцем системы выступает бизнес, а не ИТ-подразделение. Это позволило максимально приблизить решение к реальным потребностям пользователей.

Ключевым результатом стало формирование и масштабирование «Манифеста автоматизации» — внутреннего документа, задавшего единые правила для всех продуктовых команд. Он обеспечил прозрачность процессов, удобство для сотрудников и устойчивость всей модели.

Факторы успеха:

• Принципы автоматизации. «Манифест» зафиксировал базовые правила: прозрачность статусов, повторное использование данных, стандартизацию форм, принцип однократного ввода информации с автозаполнением по всей цепочке.
• Совместная работа. Взаимодействие заказчика, участников процессов, аналитиков и Департамента эффективности бизнес-процессов обеспечило активный обмен компетенциями и повысило эффективность на всех этапах.
• Единый фокус. Все участники разделяли общую цель, а успех напрямую зависел от вклада каждого — это повысило вовлеченность и позволило следовать плану действий без отклонений.
• Рост экспертизы внутри компании. Снижается зависимость от внешних аналитиков и разработчиков. Пользователи проходят обучение, осваивают возможности платформы и в дальнейшем могут самостоятельно вносить изменения и развивать решения под свои задачи.

Такой подход превратил автоматизацию из точечного инструмента в единый стандарт работы с обеспечивающими функциями, обеспечив прозрачность управления, вовлеченность сотрудников и рост эффективности всей Группы компаний.

Новый подход к работе с процессами

В рамках проекта Московской биржей был внедрен системный подход к развитию компетенций, настройке процессов и работе с обратной связью. Он позволил органично повышать уровень вовлеченных команд и постепенно снижать зависимость от внешних ресурсов.

1. Обучение. Непрерывное обучение всех команд ускоряет адаптацию и повышает эффективность.
2. ИТ-практики. Гибкая работа без 100% формализованных требований, быстрый доступ к тестовым стендам, регулярные демо, перенос в продуктив 24/7, fast-трек согласований, отлаженное взаимодействие с вендором и упрощенные каналы поддержки.
3. Обратная связь. Регулярная оценка процессов, сервисные метрики по каждому экземпляру, единый UI-kit.
4. Аналитика. Сбор базовых метрик (время, количество, SLA) и использование продвинутых инструментов, включая process mining.

Как это выглядит сейчас

Решение по автоматизации поддерживающих функций на базе low-code платформы GreenData уже полностью интегрировано в ИТ-ландшафт Московской биржи. Сегодня в ней работают все сотрудники — более 2000 пользователей. Столько же экземпляров процессов прошло через систему в первый год ее работы.

Менее чем за год команде удалось не просто внедрить новое решение, но и преодолеть барьеры, которые тормозили автоматизацию. Ключевой особенностью проекта стала проработка процессов End-to-End, включая этапы за пределами подразделения-заказчика.

В итоге команда не только автоматизировала большинство рутинных операций, но и выстроила устойчивую модель работы: сформированы рабочие группы с участием топ-менеджмента, регулярно проходят демонстрации и обучения, ведется постоянная коммуникация на внутреннем портале. Все чаще сами сотрудники инициируют запросы на новые автоматизации, что подтверждает востребованность и эффективность решения.

Рекомендации

По итогам проекта команда сформулировала несколько практических советов для тех, кто планирует развивать аналогичные системы или внедрять автоматизацию в других компаниях:

1. Демонстрируйте результаты и собирайте обратную связь. Готовые решения стоит показывать потенциальным заказчикам и делиться отзывами пользователей. Это помогает вовлекать новые подразделения и формировать устойчивый запрос на автоматизацию, особенно при реализации End-to-End процессов.
2. Четко определяйте критерии ИТ-решения. Перед выбором платформы важно зафиксировать требования и провести пилот, чтобы убедиться в универсальности и функциональности продукта.
3. Регулярно показывайте прогресс руководству. Включение топ-менеджеров в рабочие группы и демонстрации прототипов позволяют быстрее получать обратную связь и двигаться в нужном направлении.
4. Обеспечьте коммуникацию и обучение. Внутренние публикации, обучение сотрудников перед внедрением и тренинги по запросу помогают пользователям быстрее адаптироваться и эффективнее использовать систему.