Чем бизнес-ассистенты могут помочь компании: их роль, задачи и оклад

О том, кто такой бизнес-ассистент, какие функции выполняет и где искать этих специалистов расскажет Анна Сосновая, основатель бизнес-школы помощников  руководителя АС и куратор направления корпоративного обучения в Центре делового развития «Профи-Карьера»

Не секрет, что основная цель компаний-гигантов, а также владельцев малого и среднего бизнеса — это получение прибыли и развитие организации. Для этого особенно важно мыслить глобально и воплощать стратегию в жизнь, масштабироваться и искать дополнительные источники получения прибыли и снижения издержек бизнеса. А также, конечно, тестировать новые гипотезы, оптимизировать процессы.

Но часто бывает так, что у руководителей не хватает рук и времени на все бизнес-задачи. Затягивает рутина, а стратегии времени уделяется меньше, чем хотелось бы. И тут на помощь может прийти именно бизнес-ассистент.

Я поделюсь основными фактами о бизнес-ассистентах. Мы поговорим о том, 

• кто такие бизнес-ассистенты
• что им можно делегировать
• какими навыками они должны обладать 
• сколько в среднем получают бизнес-ассистенты за свою работу
• как их найти в современных реалиях.

Кто такой бизнес-ассистент?

Бизнес-ассистент — это профессионал, который решает бизнес-задачи и облегчает работу руководителя. При этом, если персональный ассистент (его также могут называть личным помощником) фокусируется в основном на личных поручениях руководителя, не связанных с бизнесом напрямую, то бизнес-ассистент основную часть своего рабочего времени посвящает решению именно задач по бизнесу.

Таким образом, для руководителя ассистент выполняет функцию своеобразного бизнес-партнера, он знает практически все об организации и погружен в ее процессы.

Какие задачи может выполнять бизнес-ассистент?

Бизнес-ассистент может полноценно выполнять следующие поручения и задачи:

1. Управление процессами

Бизнес-ассистенты могут описывать текущие бизнес-процессы в компании, а также совершенствовать их и оптимизировать.

Пример: бизнес-ассистенту можно поручить оптимизировать совещания и планерки, найти способы увеличения их эффективности.

2. Проектный менеджмент

Опытные бизнес-ассистенты без труда могут грамотно контролировать проектные команды и управлять проектами, знают и применяют на практике рабочие инструменты в проектном управлении.

Пример: если компании нужно организовать и провести бизнес-завтрак с партнерами, то этот проект можно поручить ассистенту. Он, прежде всего, разобьет проект на составляющие с таймингом каждого этапа, и будет поэтапно выполнять поставленные задачи: найдет помещение, организует кейтеринг, подготовит программу мероприятия, проверит техническое оснащение места, обеспечит готовность печатных материалов (визитки, буклеты, бейджи и пр.), организует доставку приглашений и т.д.

3. Работа с подрядчиками, поставщиками, проектными командами

Бизнес-ассистенты знают, как правильно выбирать подрядчиков, умеют качественно их брифовать для достижения поставленных целей, понимают принципы контроля и управления проектными командами, а также владеют навыками грамотного делегирования и постановки задач.

Пример: бизнес-ассистент сможет выбрать и организовать работу с поставщиком/подрядчиком в любой отрасли. Например, если компания хочет внедрить CRM-систему, ассистент проведет анализ подрядчиков, сформулирует техническое задание, организует встречи для презентации предложений и др.

4. Маркетинговые задачи

Поскольку мышление бизнес-ассистентов нацелено на полноценную и всестороннюю поддержку бизнеса, они могут также разбираться в основах маркетинга. Бизнес-ассистентам в малом бизнесе можно поручить проанализировать конкурентов (сайты, линейку услуг и др.) и сделать корректные выводы для принятия управленческих решений.

Пример: бизнес-ассистент качественно проведет анализ ваших конкурентов по сформулированным параметрам и предоставит информацию в удобном, упакованном виде. Либо же ассистент может координировать и контролировать агентства по SEO-продвижению или ведению соцсетей.

5. Информационная поддержка

Профессиональные бизнес-ассистенты умеют качественно предоставлять информацию руководителю для принятия им управленческих решений. Так, они умеют работать с таблицами, составлять отчеты, оформлять и составлять презентации и др.

Пример: руководителю необходимо подготовить презентацию-отчет. Это можно делегировать ассистенту. Ассистент сможет собрать информацию самостоятельно или обратившись к коллегам-держателям процессов, предложит структуру отчета и оформит презентацию в необходимом формате.

Эти и другие задачи выполняет опытный бизнес-ассистент. Таким образом, он освобождает время руководителя для решения более важных стратегических задач бизнеса.

Каков уровень заработной платы бизнес-ассистента?

Зарплата бизнес-ассистента зависит от ряда факторов, включая опыт работы, регион, формат работы (удаленно или в офисе), рабочий график (полный рабочий день или частичная занятость). Также, если необходим определенный уровень английского языка или обязательное знание другого иностранного языка — все это является повышающим коэффициентом заработной платы специалиста.

В среднем, заработная плата бизнес-ассистента может колебаться от 100 000 до 250 000 рублей в месяц после вычета НДФЛ за полную 40-часовую рабочую неделю.

Как найти бизнес-ассистента для своей компании?

Для поиска квалифицированного бизнес-ассистента вы можете самостоятельно использовать сторонние сайты по поиску работы для специалистов.

При этом, нужно понимать, что не все отклики, которые вы получите, окажутся релевантными, а на разбор полученных заявок, организацию и проведение собеседований требуется большое количество времени. Для выбора ТОПового специалиста также необходимо обладать определенными HR-навыками —  уметь задавать правильные вопросы, делать грамотные выводы на основании резюме и презентации кандидата, корректно формулировать тестовые задания и оценивать их.

Именно по этим причинам я рекомендую обращаться в специализированные агентства по подбору помощников, например, в школу по обучению помощников руководителя и агентство по подбору ассистентов АС.

Как правило, такие агентства плотно взаимодействуют с руководителями, поэтому четко знают, какими компетенциями и навыками должен обладать эффективный помощник и как в процессе подбора понять, соответствует ли требованиям конкретный кандидат.

Спрос на ассистентов растет, и иногда даже превышает предложение. Поэтому чем раньше руководители поймут ценность и важность делегирования задач ассистенту, тем быстрее они могут сосредоточиться на стратегии и долгосрочном видении своего бизнеса.