Как подтверждать реальность хозяйственных операций: практика-2025 и риски

Налоговые органы все чаще проверяют не только документы по сделкам, но и саму реальность хозяйственных операций. Собственнику бизнеса важно заранее позаботиться о доказательной базе, подтверждающей, что каждая сделка реальна, то есть действительно исполняется именно тем контрагентом, с которым заключен договор, и имеет деловую цель, помимо экономии на налогах. Если инспекция усомнится в реальности сделки, компании грозят доначисление налогов, отказ в вычетах по НДС и штрафы 20 — 40% от суммы недоимки. В тяжелых случаях возможна даже ответственность по ст. 199 УК РФ для руководителя (уклонение от уплаты налогов). Чтобы избежать этих рисков и отстоять свои права как в досудебном порядке, так и в суде, необходимо правильно подготовить доказательства реальности сделки. Ниже разберем, какие аспекты проверяет налоговая и как бизнесу собрать убедительную доказательную базу на каждом этапе — от выбора контрагента до возможного судебного разбирательства.

Почему подтверждение реальности сделки — обязанность бизнеса

С точки зрения российского законодательства бремя доказывания реальности сделки лежит на налогоплательщике. В Налоговом кодексе (ст. 54.1 НК РФ) прямо указано, что расходы и вычеты нельзя учитывать, если сделка не исполнена реально или исполнена не тем лицом, с которым заключен договор. Иными словами, компании придется доказывать, что она проявила добросовестность: заключила сделку с реальным контрагентом, который выполнил свои обязательства, а не с технической фирмой для получения выгоды по налогам. Судебная практика подтверждает это требование. Например, Верховный Суд РФ разъяснил, что сами по себе формально верно оформленные документы не спасут, если сделка не была реально исполнена — сделки должны быть реальными и не служить злоупотреблению правами налогоплательщика. 

Последствия непродуманной позиции весьма серьезны. Помимо доначисления налогов и штрафов, статус компании может ухудшиться в глазах банков и партнеров. Формальный документооборот без подкрепления реальными доказательствами выполнения сделки больше не гарантирует безопасности. Налоговая инспекция сегодня анализирует фактическую сторону сделок, и бизнесу важно быть к этому готовым.

Что проверяет налоговая: три ключевых аспекта реальности сделки

Практика налоговых споров показывает, что инспекторы (а следом и суды) концентрируются на трех группах вопросов, оценивая реальность отношений с контрагентом:

1. Обстоятельства выбора контрагента. Компания должна объяснить, как она нашла и выбрала партнера. Судьи и налоговики ожидают увидеть, откуда взялись сведения о контрагенте: была ли это реклама, сайт, рекомендации партнеров или иные источники. Если предприятие не может внятно показать, почему выбрало именно этого поставщика/подрядчика, это вызывает подозрения о фиктивности сделки. Например, в недавнем деле организация не смогла указать, откуда узнала о своем контрагенте, — и это ослабило ее позицию (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 22.09.2025 № Ф05-14721/2025 по делу № А40-199212/2024).
2. Оценка способности исполнить обязательства. Бизнесу необходимо подтвердить, что контрагент располагал реальными ресурсами и возможностями для исполнения договора. Налоговая проверяет, оценивал ли налогоплательщик, сможет ли партнер поставить оговоренный товар нужного качества и в срок, выполнить работы собственными силами и т.д. По сути, требуется доказать, что при заключении сделки вы действовали как осмотрительный предприниматель, убедившись в надежности поставщика. В упомянутом деле суд указал, что компания не предоставила данных о том, как она проверяла возможность контрагента выполнить договор — например, нет информации об оценке наличия у него сотрудников, складов, техники для поставки товаров в нужном объеме. Такой пробел сыграл против налогоплательщика.
3. Процесс оформления и исполнения сделки. Налоговая интересуется, как фактически заключался и исполнялся договор. Важно показать, с кем именно велись переговоры, кто подписывал контракт от имени партнера, каким образом стороны взаимодействовали в ходе исполнения договора. Если компания не может описать и подтвердить эти обстоятельства (например, перепиской, протоколами встреч), возникает впечатление, что договор заключен лишь на бумаге. В судебной практике это также сыграло роль: организация не смогла объяснить, каким образом шло согласование сделки с руководством контрагента, и суд посчитал отношения фиктивными.

Каждый из этих аспектов требует документального подтверждения. 

Как собрать доказательную базу: пошаговое руководство

Чтобы обезопасить компанию, важно выстроить внутренний процесс фиксации ключевых фактов по сделке. Приведем инструкцию, как формировать доказательства реальности сделки до заключения договора, во время его исполнения и при возникновении спора с налоговой.

До заключения договора: проверка контрагента и фиксация выбора

Должная осмотрительность при выборе партнера — первый шаг к будущей защите. На практике это означает, что еще до подписания договора нужно собрать и сохранить сведения, подтверждающие благонадежность и реальность вашего контрагента.

• Соберите «досье» на контрагента. Запросите у потенциального партнера копии учредительных документов, свежую выписку из ЕГРЮЛ, лицензии (если деятельность лицензируется), ИНН, сведения о деловой репутации. Проверьте его регистрационные данные на сайте ФНС и через сервисы проверки контрагентов. Такие документы и проверки покажут, что фирма реально существует и ведет деятельность. Например, отсутствие необходимой лицензии или недействительный адрес сразу сигнализируют о риске фиктивности.
• Оцените ресурсы и репутацию. Проанализируйте, обладает ли контрагент нужными трудовыми и материальными ресурсами для исполнения сделки. Есть ли у него персонал, складские помещения, транспорт, оборудование? Стоит запросить подтверждающие материалы — например, фото склада, техники, отзывы других клиентов. В идеале при крупном контракте полезно встретиться лично или организовать видеоконференцию с осмотром производственных мощностей. Также соберите рекомендации от компаний, которые с этим партнером работали, если возможно. 
• Зафиксируйте источник информации о партнере. Обязательно сохраните свидетельства того, как вы нашли этого контрагента. Сделайте скриншот объявления или сайта, где вы узнали о компании; сохраните письмо с рекомендацией, если контакт пришел через партнеров; зафиксируйте результаты тендера или сравнения коммерческих предложений, если выбор был из нескольких вариантов. Эти материалы ответят на первый вопрос налоговой: почему вы выбрали именно этого поставщика. Их наличие убережет от подозрений, что контрагент возник «из ниоткуда» исключительно для налоговой схемы.
• Внедрите внутренний регламент отбора контрагентов. Полезно утвердить в компании официальный порядок проверки и утверждения новых партнеров — например, политики комплаенс или внутреннюю инструкцию по выбору поставщика. Неукоснительно соблюдайте этот регламент и храните связанные документы (отчеты о проверке, заключения службы безопасности, решения закупочной комиссии и т.п.). Сам факт наличия и исполнения такого регламента продемонстрирует налоговой вашу добросовестность. В случае спора вы покажете: «Вот, у нас есть процедура, мы ее соблюдали при выборе этого контрагента».    

В процессе исполнения сделки: документируем каждый этап

Одних только договора, счетов и актов сейчас недостаточно. Чтобы подтвердить, что за документами стоят реальные действия, фиксируйте весь ход исполнения сделки с помощью дополнительных доказательств:

• Сохраняйте рабочую переписку. Все коммуникации с контрагентом, связанные с договором, должны архивироваться. Храните электронные письма, переписку в мессенджерах, протоколы очных встреч или звонков. В них обычно отражаются детали заказа, сроки, уточнения по спецификации — все это подтверждает реальность взаимодействия. Если переговоры шли по телефону, имеет смысл подводить итоги в письме и просить подтверждения, чтобы осталcя письменный след. При очных встречах составляйте краткие протоколы или хотя бы служебные записки по результатам — и утверждайте их у руководства. 
• Фиксируйте фактическое выполнение работ или поставок. В зависимости от характера сделки, подготовьте доказательства реального движения товаров или выполнения услуг. Например, по поставкам товаров ключевую роль сыграют правильно оформленные товарно-транспортные накладные с обязательными реквизитами, путевые листы транспорта, экспедиторские расписки. Если это строительные или иные работы — собирайте акты о промежуточных этапах, делайте фото- и видеосъемку процесса выполнения работ, сохраните журналы работ. Полезны будут и документы доступа: пропуска на объекты для сотрудников контрагента, журналы регистрации посетителей, отметки в журнале техники безопасности и т.п. По услугам — сохраняйте черновые и финальные отчеты, результаты консультаций (презентации, аналитические записки), чтобы было понятно, какой конкретно результат оказан. 
• Подтверждайте деловую цель сделки. Отдельный блок доказательств — это документы, которые показывают экономическую целесообразность операции для вашей фирмы. Налоговая при проверке часто спрашивает: а была ли у сделки разумная деловая причина, кроме как сэкономить на налогах? Поэтому заранее подготовьте внутренние обоснования. Это могут быть: бизнес-план или технико-экономическое обоснование проекта; маркетинговое исследование по новой продукции; служебные записки руководству с расчетами ожидаемой прибыли или выгоды от сделки. Например, если сделка убыточна или с нулевой маржой, приложите объяснение, почему вы на нее пошли (стратегический клиент, выход на новый рынок, распродажа остатков склада и т.д.). Цель — доказать, что сделка имеет деловой смысл, отвечающий интересам предприятия, а не сделана лишь ради налоговой выгоды. 
• Привлеките сотрудников в качестве свидетелей. Ваши работники — ценный источник сведений о том, как реально происходила сделка. Например, менеджеры по продажам или снабжению могут подтвердить факт переговоров и отгрузок, водители — факт доставки товара, бухгалтера — взаимодействие с контрагентом по документам. Заранее зафиксируйте их возможные показания. Практикуются нотариальные или адвокатские опросы сотрудников: юрист опрашивает работника о деталях сделки и заверяет протокол опроса нотариально либо в порядке адвокатского опроса. В дальнейшем налоговикам будет сложнее игнорировать такие свидетельства — инспекция вынуждена будет официально допросить этих работников и внести их показания в протокол. Это укрепит вашу доказательную базу. Разумеется, подобные опросы нужно проводить, если сотрудники действительно участвовали в операции и готовы подтвердить ее реальность.  

При возникновении спора: дополнительные аргументы для налоговой и суда

Если, несмотря на все меры, налоговая инспекция все же усомнилась в вашей сделке и началась проверка, важно грамотно представить доказательства и использовать все доступные аргументы еще до суда — самостоятельно или с помощью налоговых консультантов. Помимо основных документов и сведений, описанных выше, можно подготовить следующие дополнительные доказательства реальности сделки:

• Пояснения от ваших клиентов или подрядчиков. Если спор идет, например, о субподрядных работах или цепочке поставок, возьмите письменные пояснения от конечного заказчика. Пусть ваш клиент подтвердит, что работы реально выполнены (либо товары поставлены) — либо вами, либо вашим субподрядчиком, в рамках обсуждаемой сделки. Такое письмо (а еще лучше — официальное подтверждение на бланке) покажет, что результат сделки дошел до конечного потребителя. 
• Сравнительные таблицы и расчеты. Полезно подготовить наглядные материалы, которые связывают сделку с реальным экономическим результатом. Например, таблицу, где показано, какие именно работы или заказы вашего клиента обеспечены услугами контрагента. Или сравнительный анализ: вот объем закупленных материалов по спорной сделке, и вот — объем произведенной из них продукции. Если цифры соотносятся, это подтверждает, что материалы не пропали, а пошли в дело. 
• Документы госорганов и судебные решения. Если имеются акты государственных органов, связанные с этой сделкой, приложите их. Например, акт ввода в эксплуатацию оборудования, смонтированного вашим подрядчиком; сертификат приемки выполненных работ, подписанный заказчиком и техническим надзором; таможенные декларации на ввезенный товар и т.д. Кроме того, иногда бывают судебные решения по спорам с этим же контрагентом — например, он взыскивал с вас оплату, и суд подтвердил, что работы приняты, долг подлежит уплате. Такое решение суда общей юрисдикции или арбитража тоже может быть представлено как доказательство факта исполнения сделки. Учтите только, что сами по себе гражданско-правовые решения не являются автоматически основанием для налогового спора: Верховный Суд РФ указал, что результаты гражданского дела не имеют преюдиции для налоговых отношений. Тем не менее, наличие судебного акта, подтверждающего факт поставки или выполнения работ, сыграет вам на пользу, просто налоговый орган и суд рассмотрят его в совокупности с другими доказательствами.

На этапе рассмотрения разногласий с налоговой старайтесь представить максимум доказательств уже в досудебном порядке — в возражениях на акт проверки, на заседании в налоговой и при обжаловании решения в УФНС. Чем убедительнее будет ваша позиция на этих этапах, тем выше шанс урегулировать вопрос без суда либо существенно усилить свои аргументы перед обращением в суд. Однако если дело дошло до суда, вся собранная вами доказательная база сослужит хорошую службу. В арбитражном процессе действует принцип состязательности: каждая сторона должна доказать обстоятельства, на которые ссылается (ст. 65 АПК РФ). Поэтому налогоплательщик, который с порога предоставляет суду папки с перепиской, фотографиями, актами и прочими подтверждениями реальности сделки, имеет значительно больше шансов на отмену доначислений. 

Современная практика показывает, что налоговые органы и суды больше не ограничиваются проверкой формальных бумаг, а углубляются в экономическую суть операций. Они оценивают добросовестность и осмотрительность бизнеса на всех этапах сделки — от выбора контрагента до исполнения договора. Прозрачная и подробно задокументированная работа с каждым контрагентом теперь необходима для минимизации налоговых рисков. Иными словами, формирование доказательной базы по реальности сделки — больше не опция, а обязательный элемент управления бизнесом. Заранее позаботившись о доказательствах и порядке их хранения, малый и средний бизнес сможет гораздо увереннее пройти налоговые проверки и защитить свои интересы в случае споров. Это тот самый фундамент, который позволит доказать: «Да, наша сделка реальная, обоснованная и добросовестная», — что в итоге и станет лучшей защитой от претензий налоговой службы.