Как бизнесу работать с электронными путевыми листами в 2025 году

Кто обязан применять путевые листы, а кто — нет

Путевые листы необходимы всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, которые пользуются автомобилями в коммерческих целях — например, перевозят грузы или пассажиров. Это относится ко всем авто: в аренде, лизинге и собственности.

Путевые листы не требуются в двух случаях:

• Автомобиль в собственности компании или ИП, но используется только для личных целей — чтобы ездить на работу, в отпуск.
• В деятельности бизнеса используется личное авто работника или собственника компании. Исключение — если компания компенсирует сотруднику расходы на топливо и обслуживание его машины. Тогда оформляют договор аренды транспортного средства, а значит, и путевые листы.

Нужно ли составлять путевой лист на руководителя организации? По приказу Минтранса от 28.09.2022 № 390 путевой лист требуется, если директор использует автомобиль для служебных целей, в том числе чтобы доставить груз или перевезти сотрудников.

Если руководитель едет сам и без груза, документ не понадобится (пример — решение Омского областного суда от 09.02.2016 № 77-80/2016). Как подтверждение можно использовать акты и справки, но безопаснее — путевой лист.

В каком виде оформлять путевые листы и когда пора переходить на электронные

Компании могут оформлять электронные или бумажные путевые листы. Выбранный закрепляют в учетной политике.

Пока что ЭПЛ не обязателен. Планировалось, что с 1 июня 2024 года алкогольная отрасль будет использовать ЭПЛ для доставки алкогольной продукции. Но сроки введения этого закона перенесли на 1 марта 2025 года, чтобы доработать взаимодействие с ЕГАИС и ГИС ЭПД.

Преимущества ЭПЛ для бизнеса

Электронный формат путевых листов во многом удобнее бумажного. Вот какие плюсы он дает компаниям:

• Снижение затрат на бумагу для распечаток.
• Нет риска утери бумажных документов.
• Простой контроль документооборота.
• Экономия времени. Сотрудникам не нужно забирать документ у диспетчера и после окончания смены передавать обратно, а бухгалтеру — вносить информацию в учетную программу и отправлять бумажный документ в архив.
• Удобное хранение путевых листов в электронном архиве.

Пошаговая инструкция, как оформить ЭПЛ

Шаг 1. Диспетчер (владелец ТС) создает электронный путевой лист в учетной системе, специальном приложении или сервисе. При этом указывает:

• срок действия документа;
• информацию о лице, которое оформляет лист;
• сведения о водителях и автомобиле;
• тип перевозки и маршрут;
• Ф. И. О. ответственных за медосмотр, техосмотр и выпуск ТС.

При перевозке пассажиров или опасного груза необходимо указать, что нужен послерейсовый медосмотр.

В небольших компаниях роль диспетчера, как правило, выполняет техник.

Шаг 2. Перед рейсом водитель проходит медицинский осмотр: у корпоративного врача, в сторонней медицинской организации или с помощью телемедицины. Медик подписывает документ электронной подписью и делает заключение, готов ли водитель к рейсу.

Чтобы оформить ЭПЛ через телемедицину, компании и телемедицинскому сервису нужно подключиться к оператору ИС ЭПД. При создании путевого листа указывают оператора, который проведет медосмотр и подтвердит результаты с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Шаг 3. Техник проводит предрейсовый техосмотр и ставит подпись на путевом листе в системе.

Шаг 4. Техник фиксирует показания одометра и подписывает ЭПЛ. Затем водитель отправляется в рейс.

Шаг 5. Информацию из ЭПЛ передают в ГИС ЭПД, чтобы сформировать QR‑код. Водитель при необходимости показывает его инспекторам ГИБДД.

Шаг 6. Когда рейс закончен, водитель возвращает машину, а техник фиксирует финальные показания одометра и подписывает документ. Путевой лист сохраняют в электронном архиве.

Шаг 7. В случае перевозки пассажиров или опасного груза водитель проходит медосмотр, после чего ставится финальная подпись, и ЭПЛ закрывается.

Что нужно знать об ЭПЛ

Кто составляет ЭПЛ, когда водитель арендует авто?

Если машину арендуют с водителем, путевой лист оформляет арендодатель. Если за рулем — водитель арендатора, то документ составляет арендатор.

Какая подпись нужна для ЭПЛ?

Необходима электронная подпись: усиленная квалифицированная (УКЭП) или неквалифицированная (УНЭП).

Медик использует УКЭП, техник, диспетчер и ответственный за прием авто могут применять УКЭП или УНЭП. УНЭП можно выпустить бесплатно через мобильное приложение «Госключ».

Можно ли составить ЭПЛ на период дольше, чем одна смена?

Да, можно оформить документ на неделю, месяц и другие временные отрезки. Важно указать начало и конец периода, в течение которого действует путевой лист.

Минтранс в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ подтверждает, что путевой лист можно оформлять больше, чем на день, даже если за это время выполняется несколько рейсов.

Можно ли внести изменения в закрытый ЭПЛ?

Нет, после закрытия ЭПЛ менять нельзя.

Можно ли закрывать ЭПЛ на следующий день после рейса?

Технически да, но у налоговых органов могут возникнуть вопросы о причинах несвоевременного закрытия. Лучше, чтобы было обоснование, например водитель прибыл в нерабочее время.