Роль делопроизводства в защите прав и интересов в судебном процессе

Исход судебных баталий, связанных с исполнением сделок, зависит не только от четко разработанной стратегии юристов, но и от наличия доказательственной базы.

Что относится к договорной документации

Договорная документация состоит не только из подписанного договора, а также из цепочки сопроводительных документов. Назначением этих документов является фиксация и подтверждение взаимных обязательств сторон и их выполнение.

Например, коммерческие предложения, дополнительные соглашения к договорам и приложения, протоколы предварительных встреч, проекты договора, деловая переписка, наряд-заказы, первичные бухгалтерские документы. Первичные учетные документы подтверждают выполнение договора. 

Важно! К ним относятся: платежное поручение, платежное требование, бланки строгой отчетности, товарно-транспортная накладная. Также к ним можно отнести акт о приемке выполненных работ, акт о приемке материалов, акт на поступившие основные средства и акт при выбытии основных средств.

Перечень конкретной документации зависит от того, исполнение какой сделки нужно подтвердить. В случае судебного спора чаша весов перевесится в сторону той стороны, кто представит документальное подтверждение исполнения или неисполнения по уважительным причинам договора.

Помимо бумаг, дополнительным доказательством исполнения сделки могут служить свидетельские показания людей, которые выполняли работу или оказывали услугу от имени компании.

Переписка контрагентов как доказательство в суде

Переписка между контрагентами является одним из важных доказательств исполнения либо нарушения сделки. Например, контрагент направил письмо, в котором сообщил о приостановлении обязательств по отгрузке модульного дома по спецификации, а также просил направить их представителей с целью обучения монтажу мобильных модульных домов.

Суды расценили переписку как дополнительное подтверждение того, что заказчик признавал, что фактическая отгрузка товара не произведена. В другом споре переписка сторон подтвердила пассивное поведение самого подрядчика, не предпринявшего достаточных мер к своевременному понуждению ПАО «Сбербанк России» исполнить в договор.

Использование фотографий в качестве доказательства исполнения сделки

Если недобросовестный заказчик уклоняется от подписания акта выполненных работ, то исполнитель вправе подтвердить исполнение сделки иными документами.

Стороны заключили договор по выполнению пусконаладочных работ по оборудованию. Исполнитель выполнил работы, но заказчик не спешил их оплачивать, ссылаясь на отсутствие подписанного акта.

В суде исполнитель представил не только направленные акты для подписания в адрес заказчика, но и фотографии, которые подтверждали установку и работу соответствующего оборудования на территории заказчика-покупателя. В итоге суд обязал заказчика оплатить работу.

В другом споре подрядчиком были представлены фотографии, которые подтверждали тот факт, что компания не могла осуществлять работы по внутриплощадочным и магистральным сетям в связи с неготовностью строительной площадки.

Это связано с тем, что на площадке лежали материалы и строительный мусор, стоял башенный кран, а также находился забор. Заказчик вынужден был согласиться с этими фактами.

Составление промежуточных документов, подтверждающих выполнение работ

Как правило, подписанный контрагентами акт приемки работ служит безусловным основанием для взыскания с заказчика оплаты. Но на практике может быть ситуация, когда подрядчик фактически не выполнил необходимые работы и приписал себе «лишнее».

Так, компании заключили договор подряда на техническое обслуживание и ремонт спецтехники. Оплата работ осуществляется после подписания заказчиком акта сдачи-приемки выполненных работ с приложением заказ-нарядов, дефектных ведомостей.

В заказе прописывается перечень выполненных работ, наименование запасных частей, расходных материалов, а также время, затраченное на выполнение работ.

Фактически подрядчик ограничился лишь одним актов выполненных работ, который заказчик ошибочно подписал. В суде подрядчик пытался доказать выполненные работы по ремонту машин, но потерпел фиаско, несмотря на подписанный акт.

Запрошенные заказ-наряды содержали работы по снятию и установке запчастей, которые выполнять не требуется. А данными системы мониторинга автотранспорта на базе ГЛОНАСС было доказано, что автомобиль даже не заезжал на территорию станции подрядчика.

Таким образом, подписанный обеими контрагентами акт выполненных работ не подтверждает их реальное исполнение. Суд обязал подрядчика вернуть деньги заказчику.

Вывод

Надлежащее исполнение договора нельзя подтвердить лишь устными заверениями или голословными утверждениями. Одержать победу помогут дополнительные подтверждения исполнения сделки.