Правила эффективной стратегической сессии: план, модерация и результат

Стратегическая сессия — это ключевой инструмент для развития бизнеса, будь то крупная корпорация или небольшая компания. Она помогает руководителям и ключевым сотрудникам коллегиально принимать грамотные решения, решать актуальные проблемы и адаптироваться к изменяющимся условиям рынка. Для крупного бизнеса такие сессии проводятся обычно раз в год, а для малого и среднего — дважды в год. Экстренные сессии могут потребоваться, если произошли серьезные изменения на рынке, в политической или социальной сфере.

Однако, при неправильной организации стратегическая сессия из эффективного инструмента может превратиться в бессмысленные разговоры. 

Чтобы не допустить этого и провести стратсессию максимально продуктивно, делимся основными шагами, которые помогут вам в организации и проведении этого мероприятия.

1. Четкий план и повестка

Один из самых важных аспектов успешной стратегической сессии — это тщательно продуманный план. Для этого руководитель или ассистент руководителя заранее составляет детальную повестку дня, которую нужно обсудить. Повестка должна быть четко регламентирована, и крайне важно следовать ей без отклонений. Каждый участник сессии должен подготовить аналитику по своей теме, а также список вопросов, которые он хотел бы обсудить.

Ассистент руководителя может сыграть важную роль в этом процессе, помогая с организацией предварительных материалов, координацией участников и составлением повестки. Он также может следить за тем, чтобы участники были ознакомлены с основными вопросами заранее, что помогает избежать неожиданностей во время сессии.

2. Роль модератора

Модератор — ключевая фигура, обеспечивающая эффективность сессии. Он должен быть в курсе всех аспектов бизнеса и уметь держать фокус обсуждения на главных вопросах. Часто дискуссии могут уходить в сторону от основной темы, поэтому задача модератора — направлять команду и возвращать к целям сессии. В крупных компаниях эту роль обычно выполняет собственник бизнеса, но необязательно — это может быть другой человек, хорошо понимающий внутренние процессы.

Ассистент руководителя также может выступать в этой роли или помогать модератору в контроле за временем, структурированием обсуждений и фиксацией выводов, что особенно важно для четкого и результативного проведения встречи.

3. Разделение сессии на два дня

Эффективной практикой является проведение стратегической сессии в два этапа. В первый день обсуждаются ключевые вопросы, фиксируются задачи, но при этом могут остаться нерешенные моменты, требующие дополнительного осмысления. Оставив их на второй день, команда получает возможность «переварить» информацию, осмыслить ее глубже и вернуться с новыми идеями.

Такой подход позволяет избежать перегрузки участников информацией и принять более взвешенные решения. Ассистент руководителя может помочь составить резюме первого дня и зафиксировать нерешенные вопросы, которые требуют особого внимания, чтобы  они не остались забытыми или упущенными.

4. Итоговый план действий

После завершения стратсессии важно не просто зафиксировать все выводы, но и составить план действий. Этот план должен содержать конкретные задачи, распределенные между ответственными лицами, а также иметь четкие дедлайны. Только так можно гарантировать, что обсуждения не останутся на уровне идей, а будут воплощены в жизнь.

Роль ассистента руководителя на этом этапе также неоценима. Он может помогать с оформлением плана, контролировать соблюдение дедлайнов и следить за выполнением поставленных задач, что делает процесс перехода от обсуждений к реализации более эффективным.

Дополнительные выгоды стратсессии

Помимо основного функционала — построения нового вектора развития бизнеса — стратсессия является отличной возможностью для укрепления командного духа. Это особенно актуально в условиях удаленной работы, когда личное взаимодействие между сотрудниками сведено к минимуму, такие встречи помогают руководителям лучше узнать свою команду. Иногда на стратегической сессии можно заметить важные моменты, которые на первый взгляд не относятся к делам компании, но оказываются значимыми для сотрудников и общего рабочего процесса.

Какую роль в стратсессии играет ассистент руководителя

Ассистент играет здесь важную роль: от организации до результатов. Ассистент подготавливает место проведения и участников, собирает повестку, следит за таймингами, записывает ход мыслей, фиксирует задачи, следит за дедлайнами и ходом их исполнения.

Итак, эффективная стратегическая сессия — это не только возможность выработать новый вектор развития бизнеса, но и способ укрепить команду, лучше понять друг друга и вместе двигаться к целям. Четкий план и грамотная модерация  с привлечением ассистента помогут превратить идеи в реальные действия.