8 методов календарного планирования, которые помогут составить расписание

На фоне перебоев в работе Google-календаря многие пользователи задумываются о переходе на альтернативные сервисы. Однако выбирать инструмент только по интерфейсу — не лучший подход.

Эффективнее сначала разобраться в принципах календарного планирования, а уже затем искать соответствующий инструмент. В статье рассказываем про восемь методов, которые помогут организовать расписание, и о критериях выбора календарного сервиса.

Метод 1. Цветовое кодирование

Когда все события в календаре выглядят как одинаковые серые прямоугольники, сложно оценить распределение времени. Чтобы понять, сколько часов уходит на рабочие задачи, а сколько — на личные, придется вчитываться в каждую запись.

Решение — назначить разные цвета разным категориям задач. Например, рабочие дела отмечать синим, личные — зеленым, спорт — оранжевым. Для этого удобно использовать отдельные календари в рамках одного приложения или проекты с возможностью выбора цвета.

На что обратить внимание при выборе сервиса: наличие цветового кодирования для календарей и проектов. Еще одна важная функция — возможность отобразить в календаре только один проект, скрыв остальные.

Метод 2. Блоки для отдыха

Представьте, что вся ваша неделя полностью заполнена рабочими задачами, тренировками и семейными обязанностями. Перерывов на отдых нет — некогда. Что будет к выходным? Только усталость и состояние, близкое к выгоранию.

Решение — заранее «забронировать» время на отдых. Перед планированием задач на неделю расставьте в расписании небольшие блоки для восстановления: например, «обед», «личное время» или «перерыв». Визуально слот будет занят — задачу не поставить, и вы сохраните ресурс до выходных.

На что обратить внимание при выборе сервиса: возможность быстро добавлять события и задачи. Если для простого «перерыв» нужно каждый раз заполнять место, цель, участников и приоритет, система не приживется.

Метод 3. Сначала жесткие задачи, потом гибкие

При планировании недели часто возникает соблазн сразу распределить все задачи по конкретным часам. Но правки по проекту затягиваются, приоритеты меняются, совещания переносятся — и к четвергу продуманное расписание разваливается.

Решение — разделить задачи на жесткие и гибкие. Жесткие — это встречи, созвоны, дедлайны: все, что привязано к конкретному времени. Их сразу ставьте в нужные слоты. Гибкие — остальные задачи: их лучше сначала собрать в блоке «на весь день», а распределять по часам уже в процессе, с учетом реальной ситуации.

На что обратить внимание при выборе сервиса: наличие удобного блока «Весь день» для задач без привязки ко времени. Важно, чтобы он не занимал половину экрана. Например, в планировщике SingularityApp «Весь день» сворачивается в компактный формат одним кликом — можно распределить задачи по слотам и спокойно работать с расписанием.

Метод 4. Буферы до и после встреч

Планерка в 10:00, созвон в 11:00,  встреча с клиентом в 12:00, а между ними — ноль минут. В теории все отлично. На практике вы приходите на созвон без подготовки, а потом не успеваете зафиксировать договоренности — надо бежать на встречу.

Решение — закладывать буферное время. Добавьте 10–15 минут перед мероприятием, чтобы открыть документы и вспомнить контекст. Столько же — после, чтобы записать итоги. Можно создать для буферов отдельные задачи и добавить в заметки к ним полезную информацию: участников, документы, ссылку на созвон.

На что обратить внимание при выборе сервиса: поддержка вложений и заметок к задачам. Это избавит от необходимости держать все в голове или тратить время на поиски информации.

Метод 5. Два окна для планирования

При одновременном использовании списка задач и календаря процесс планирования часто выглядит так: неделю копите задачи, в конце — распределяете на следующую. Приходится постоянно переключаться между окнами, тратить лишнее время и терять фокус.

Решение — работать в режиме двух окон (split view). Берете задачу из списка слева  и переносите в нужный слот календаря справа. Минимум когнитивной нагрузки, максимум эффективности.

На что обратить внимание при выборе сервиса: возможность сохранять задачи без дат и переносить в календарь, а также открывать несколько окон одного приложения. Например, в десктопной версии таск-менеджера SingularityApp можно открыть календарь в одном окне, список задач — в другом, а затем распределять задачи с помощью drag'n'drop.

Метод 6. Объединение мелких задач

Проверить почту — 5 минут. Ответить в рабочий чат — 5 минут. Согласовать макет — 5 минут. Если добавлять каждую мелкую задачу в календарь отдельно, расписание превратится в перекрывающийся и нечитаемый набор мини-блоков.

Решение — объединить мелкие задачи в один блок. Вместо пяти задач-«пятиминуток» создайте одну на 20–30 минут с чек-листом внутри: «почта, чат, макет, счет, курьер».

На что обратить внимание при выборе сервиса: возможность добавлять чек-листы к задачам и корректное отображение коротких событий в календаре. Обратите внимание на минимальную продолжительность блоков и на то, как они выглядят в расписании — читаются ли вообще.

Метод 7. Фильтрация для фокуса

Представьте, что у вас один общий календарь, в котором собраны и рабочие задачи, и ремонт квартиры, и кружки ребенка. Удобно, если нужно увидеть картину недели полностью, а вот сосредоточиться на чем-то одном не получится.

Решение — использовать фильтры, чтобы временно скрывать лишнее. Например, вам нужно спланировать рабочую неделю — отключаете личные календари и видите только работу. Закончили — включаете все обратно.

На что обратить внимание при выборе сервиса: возможность включать и отключать отдельные календари или проекты.

Метод 8. Повторы и быстрое копирование

Ежедневные планерки, тренировки по вторникам и четвергам, еженедельные совещания — у многих есть повторяющиеся задачи. И у многих бывает проблема с тем, чтобы не забыть добавить очередной повтор в расписание.

Решение — настроить автоматические повторы для регулярных задач. Для нерегулярных, но похожих событий (например, серия созвонов с разными клиентами) удобно использовать копирование.

На что обратить внимание при выборе сервиса: гибкие настройки повторов — не только «каждый день», но и «каждый второй вторник», а также быстрое копирование задач.